Апостиль ДПС: коли відмовляють у проставленні та що з цим робити
Потрібно використати документ з податкової за кордоном? Тоді без апостиля не обійтись. Державна податкова служба має повноваження проставляти апостиль ДПС на офіційних документах, які вона або її територіальні органи видали. Але є нюанс: далеко не кожен документ цю процедуру пройде. Існує конкретний перелік підстав, за яких вам відмовлять — і деякі з них здатні стати неприємним сюрпризом, якщо не підготуватися заздалегідь.
У цій статті розберемо, в яких випадках ДПС має право відмовити у проставленні апостиля, які документи взагалі не підлягають апостилюванню та як мінімізувати ризик відмови ще до подання.
Правова основа: хто і на підставі чого проставляє апостиль
Перш ніж говорити про відмови, варто зрозуміти, за якими правилами працює вся система. Порядок проставлення апостиля регулюється Правилами, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства фінансів та Міністерства юстиції України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5 (далі — Правила).
Відповідно до пункту 2 Правил, апостиль проставляється, зокрема, на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами. Це означає, що саме ДПС виступає компетентним органом для апостилювання документів, які вона видала.
Логіка тут проста: кожен компетентний орган відповідає за свої документи. І відповідно — саме він вирішує, чи відповідає конкретний документ вимогам для проставлення апостиля.
Коли ДПС відмовляє у проставленні апостиля: перелік підстав
Це ключова частина, яку варто вивчити уважно. Пункт 10 Правил містить перелік ситуацій, коли у проставленні апостиля на документі відмовляється. Розглянемо підстави та пояснимо, що вони означають на практиці.
Проблеми з підписом та ідентифікацією підписанта
Одна з найпоширеніших причин відмови пов’язана з підписом на документі. ДПС відмовить, якщо не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, та справжність підпису на документі, який перевіряється при проставленні апостиля. Простіше кажучи — якщо незрозуміло, хто саме підписав документ і чи мала ця людина на це право.
Крім того, підставою для відмови є ситуація, коли підпис, відбиток печатки та/або штампа на документі не відповідають наявним зразкам та/або мають нечітке зображення. Тут важливий навіть візуальний стан: розмитий відбиток печатки, який «ніби є, але не читається» — вже достатня причина для відмови.
Окремо виділено підстави, пов’язані з електронним підписом. Якщо компетентному органу не вдалося отримати відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа або зчитати матричний двовимірний штрих-код — це також підстава для відмови. Так само відмовлять, якщо відомості про кваліфікований сертифікат відкритого ключа не відповідають наявним у Електронному реєстрі апостилів відомостям.
Невідповідність документа встановленій формі
ДПС відмовить у проставленні апостиля, якщо документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі, та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов’язкових реквізитів. Кожен офіційний документ має відповідати певному шаблону, і відхилення від нього може стати проблемою.
Аналогічно, якщо документ не відповідає вимогам щодо його оформлення та/або видачі, встановлених нормативно-правовими актами на дату його видачі, — апостиль не проставлять. Зверніть увагу: оцінюється відповідність вимогам, що діяли саме на дату видачі документа.
Фізичний стан та спосіб виготовлення документа
Тут є кілька важливих моментів, які часто ігнорують. Якщо текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження — це однозначна підстава для відмови. Документ, написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку, також не пройде процедуру апостилювання.
Ще один частий «камінь спотикання» — незастережені виправлення або дописки. Якщо в документі є виправлення чи дописки, які не засвідчені належним чином, — ДПС має підстави відмовити.
Інші підстави для відмови
Крім перелічених вище, є ще кілька підстав, про які важливо знати. Відмову отримаєте, якщо проставлення апостиля на цьому документі не входить до повноважень компетентного органу. Тобто якщо ви подаєте до ДПС документ, виданий іншою установою, — апостиль вам не поставлять.
Також ДПС відмовить, якщо їй не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів, необхідних для перевірки. І нарешті — документ, що викликає підозру у його підробці, апостилюванню не підлягає.
Усі ці підстави визначені пунктом 10 Правил.
Відео на тему: Як податкова може дізнатися про Ваші доходи?
Документи ДПС, на які апостиль не ставлять взагалі
Крім випадків відмови, є категорія документів, які не підлягають апостилюванню. Ця норма закріплена у пункті 3 Правил.
Апостиль не проставляється, зокрема, на оригіналах та копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів. Також не підлягають апостилюванню роз’яснення та правові висновки щодо застосування законодавства. І третя категорія — документи, що мають характер листування: листи, відповіді органів тощо.
Це важливий момент, який варто враховувати ще до подання. Причина відмови в таких випадках — не якість оформлення, а сама природа документа. Тому перед поданням переконайтесь, що ваш документ належить до категорії тих, які можуть бути апостильовані.
Як підготувати документи, щоб уникнути відмови
Аналізуючи перелік підстав для відмови, можна сформулювати кілька практичних порад, які допоможуть пройти процедуру без зайвих проблем.
Насамперед — переконайтесь, що документ містить чіткі відбитки печаток та актуальні підписи. Розмитий штамп або нечіткий підпис — одна з найчастіших причин, через які документи «повертають». Перевірте це до подання, а не після.
По-друге, документ не повинен містити жодних сторонніх рукописних позначок, незастережених виправлень чи дописок. Якщо в документі є такі недоліки, варто з’ясувати можливість отримання документа без них — це надійніше, ніж ризикувати відмовою.
По-третє, переконайтесь, що ви подаєте документ саме до того компетентного органу, який його видав. Документи ДПС — до ДПС, документи інших органів — до відповідних установ.
І наостанок — перед поданням перевірте, чи не належить ваш документ до категорії тих, на які апостиль не проставляється взагалі. Лист від податкової чи роз’яснення щодо застосування законодавства — це не ті документи, які можна апостилювати.
Дотримання цих рекомендацій суттєво зменшить ймовірність відмови та заощадить ваш час.
Висновок
Проставлення апостиля ДПС на податкових документах — процедура з чітко визначеними правилами. Підстави для відмови перелічені у пункті 10 Правил, і знання цих підстав дає вам можливість підготуватися заздалегідь. Головне — перевірити стан документа до подання: чіткість печаток і підписів, відсутність незастережених виправлень, відповідність встановленій формі. А також — впевнитись, що ваш документ належить до тих, які підлягають апостилюванню.
Якщо ви зіткнулися з відмовою і вважаєте її необґрунтованою, або вам потрібна допомога у підготовці документів для апостилювання — зверніться до нас для отримання професійної консультації.
Поширені запитання (FAQ)
Які документи ДПС можна апостилювати?
Апостиль проставляється на офіційних документах, виданих Державною податковою службою України та її територіальними органами. Це передбачено пунктом 2 Правил проставлення апостиля. При цьому документ має відповідати всім вимогам щодо оформлення та не належати до категорій, на які апостиль не проставляється.
Чи може ДПС відмовити в апостилі через нечітку печатку?
Так. Якщо підпис, відбиток печатки та/або штампа на документі не відповідають наявним зразкам та/або мають нечітке зображення — це пряма підстава для відмови у проставленні апостиля відповідно до пункту 10 Правил.
Чи поставлять апостиль на лист від податкової?
Ні. Відповідно до пункту 3 Правил, апостиль не проставляється на документах, що мають характер листування, — листах, відповідях органів тощо. Так само не підлягають апостилюванню роз’яснення та правові висновки щодо застосування законодавства.
Що робити, якщо в документі є виправлення?
Якщо у документі є незастережені виправлення або дописки — це підстава для відмови відповідно до пункту 10 Правил. Перед поданням варто переконатися, що документ не містить таких недоліків.
