Чек-лист для ФОП: 7 обов’язкових дій у середині року!
Липень — це середина року і найкращий час для проведення внутрішнього аудиту своєї діяльності. Виконання цих простих, але обов’язкових дій убезпечить ФОП від проблем із податковою та фінансовим моніторингом. Розглянемо детально кожен крок.
Перевірка лімітів
Першочерговим завданням є перевірка лімітів вашого ФОП. Існують базові річні ліміти оборотів, які необхідно ретельно звірити. Якщо ви вже перелімітили, вийти з цієї ситуації буде набагато складніше.
Важливо розуміти, що потрібно не лише формально дотримуватися ліміту обороту. Пам’ятайте про меморандум банків та ознаки дроблення бізнесу від Нацбанку. Згідно з цими документами, швидке використання ліміту обороту є ознакою ризиковості.
- Поділіть річний ліміт обороту пропорційно на 12 місяців
- Перевірте, чи не перелімічуєте ви умовно кожен місяць
- При перевищенні місячної норми в окремих банках, скористайтеся послугами декількох банків на одному ФОП
- Розподіліть ліміт між різними організаціями
Хоча це не законодавче обмеження, це реальна практика, яку варто дотримуватися, розтягуючи свій ліміт обороту на весь рік. Як визначити, що банк вважає вас клієнтом з високим ризиком, читайте в цій статті!
Аудит призначень платежу
Поки це ще тільки середина року, необхідно провести аудит призначень платежу у своїх банківських виписках. У вас зареєстровані певні КВЕДи, і ви можете отримувати тільки ті платежі, які повною мірою відповідають цим кодам.
Алгоритм дій:
- Пройдіться по банківській виписці
- Прочитайте призначення платежу
- Перевірте, чи дійсно призначення платежу відповідають зареєстрованим КВЕДам
Якщо призначення платежу не відповідають кодам, не панікуйте. У вас є два шляхи вирішення:
- Поверніть платежі, які помилково отримані
- Оперативно додайте собі КВЕД на ті платежі, на які не вистачає певних зареєстрованих видів діяльності
Регулярна перевірка відповідності призначень платежів зареєстрованим КВЕДам допомагає уникнути проблем з податковою. Якщо виявили невідповідність — або поверніть кошти, або додайте потрібний КВЕД. Цей аудит краще проводити в середині року, щоб мати час на виправлення помилок.
Про повний перелік КВЕДів для ФОП 1 та 2 групи ми підготували статті:
Перевірка зарахування податків
Більшість ФОПів механічно сплачують податки на однакові рахунки й не перевіряють їх зарахування. На жаль, це об’єктивна проблема, оскільки платежі можуть не зараховуватися.
Як перевірити зарахування:
- Зайдіть в електронний кабінет на “Вчасно.Звіт”
- Перейдіть у розділ “Податки”
- Перегляньте всі свої картки податків
- Перевірте, де є борги, де є переплата
- Натисніть кнопку “Детальніше” на кожен податок
- У таблиці нарахування податків шукайте код 101, який підтверджує зарахування
Типові помилки:
- Сплата податків по некоректних рахунках
- Сплата невірної суми податку з подальшим нарахуванням боргу
- Пропуск сплати земельного податку чи податку на нерухоме майно
- Сплата податку іншою особою з іншого рахунку, через що гроші не зараховуються
Пам’ятайте: якщо буде борг, це підстава для анулювання спрощеної системи оподаткування.
Дізнайтесь хто є платником податку на землю, основні складові плати, які ставки та об’єкти оподаткування, особливі випадки в цьому матеріалі!
Перевірка відсутності штрафів РРО
З 1 серпня 2025 року штрафи за помилки з фіскалізацією значно збільшуються для ФОПів. Тепер не буде пільгового штрафу 25% за першу помилку та 50% за другу. Санкції сягатимуть:
- 100% за першу помилку
- 150% за другу та кожну наступну
Важливо: штраф застосовується не той, який діяв на дату вчинення помилки, а той, який діє на дату виявлення помилки.
Хто може працювати без каси:
- Ті, хто надають послуги дистанційно та приймають дистанційно оплати (незалежно від способу оплати)
- Ті, хто приймають оплату по IBAN без жодних посередників
- Продаж через Укрпошту
Хто зобов’язаний фіскалізувати:
- Продаж товарів через NovaPay
- Робота через платіжні компанії (LiqPay, Portmone, Промоплат, Rozetka Pay тощо)
- Отримання оплат на картку
З серпня 2025 року штрафи за порушення касової дисципліни стали значно суворішими — до 150% за повторні порушення. Критично важливо зараз перевірити, чи потрібна вам каса, та правильність формування чеків.
Пам’ятайте: штраф застосовується на дату виявлення, а не вчинення порушення.
Як ФОП виграв суд у податкової, яка виписала штрафні санкції в розмірі близько 180 000 гривень за ненадання фіскальних чеків при продажах через Нову пошту за підсумком фактичної перевірки – дізнавайтесь в детальній статті!
Відео на тему: ➡️ Це має зробити КОЖЕН ФОП❗️
Перевірка обліку товарів
ФОП, що продають ризикову групу товарів, мають вести облік товарних запасів. До ризикової групи належать:
- Техніка
- Ювелірні вироби
- Ліки
Що стосується техніки, існує чіткий перелік товарів, які вважаються технікою в плані обліку. Перевірити свої товари можна на сервісі “Вчасно.Звіт” — просто введіть назву в поле пошуку.
Порядок дій:
- Знайшли себе в списку — ведіть облік
- Не знайшли — спробуйте синоніми до слів
- Можливо, ваш товар у законі називається інакше
У системі “Вчасно.Звіт” ви можете вести облік товарів за державною формою. Достатньо завантажити накладну, поставити галочку “До обліку”, і система перенесе всі накладні в державну форму обліку.
Ризики за порушення:
- Штраф до 100% від суми реалізованих товарів без обліку
- Штраф 100% на залишковий асортимент без первинних документів
Важливо: Обов’язково убезпечте себе та перевіряйте перелік товарів!
Перевірка плану дій щодо звіту 4ДФ
Досить часто ФОПи чи бухгалтери подають звітність 4ДФ за ознакою доходу 157 при виплаті іншим ФОПам. Однак закон не зобов’язує цього робити.
Важлива інформація:
- Існує рішення Верховного суду, де чітко зафіксовано, що за неподачу звітності 4ДФ по виплатах ФОПам штрафу не буде
- У Верховній Раді прийнято Законопроєкт №13157, згідно з яким для ФОП повертають квартальну звітність за найманих працівників (зараз подається щомісячно)
Тому подавайте щоквартальну звітність за найманих працівників та НЕ подавайте при виплаті іншим ФОПам!
Стратегія ведення ФОП
Ведення ФОП та загалом бізнесу має чітку структуру. Суть бізнесу — це повторювані процеси, завдяки яким ви заробляєте кошти. Те ж саме має бути з бухгалтерською, юридичною та податковою складовою вашого бізнесу.
Простий приклад: магазин одягу в офлайн-форматі, де ви просто продаєте товари і приймаєте оплату картою чи готівкою, видаючи чеки — здається нічого складного.
Складніший варіант: оплати на інтернет-сайті, через нову пошту, декілька офлайн-точок — без чіткого впорядкування не обійтися.
Рекомендації:
- Подумайте над структурою свого бізнесу
- Систематизуйте всі процеси
- При необхідності зверніться до професіоналів за допомогою
Пам’ятайте: краще запобігти проблемам на початку, ніж вирішувати їх у процесі перевірок. Регулярний самоаудит — запорука спокійного ведення бізнесу.
