Довідка-розрахунок ЄСВ: порядок заповнення та типові помилки
Довідка-розрахунок ЄСВ — питання, з яким регулярно стикаються роботодавці при виплаті заробітної плати. ДПС оприлюднила детальне роз’яснення щодо правильного заповнення кожного поля та рядка цього документа. Розберемо все по черзі — щоб уникнути помилок, які призводять до відмови у погодженні.
Що таке довідка-розрахунок і для чого вона потрібна
Довідка-розрахунок — це документ, який підтверджує суму єдиного соціального внеску, що підлягає перерахуванню одночасно з виплатою заробітної плати. Вона подається до контролюючого органу для погодження і є обов’язковою умовою отримання коштів через надавача платіжних послуг.
Які поля заповнює платник, а які — орган ДПС
Одразу важливий нюанс: не всі поля заповнює платник.
Поля «Керівник контролюючого органу (уповноважена особа)» та «дата» заповнюються виключно контролюючим органом — не платником.
Платник самостійно заповнює поле «ДОВІДКА-РОЗРАХУНОК на ______ 20__ року» — тут зазначається дата її складання.
При формуванні довідки в електронній формі через електронний кабінет поля з найменуванням платника, кодом ЄДРПОУ або РНОКПП, рахунком IBAN та найменуванням банку заповнюються автоматично на підставі реєстраційних даних.
Як заповнювати рядки довідки-розрахунку
Рядок 1 — Заробітна плата в платіжній інструкції
Сума заробітної плати, яка зазначається у платіжній інструкції на виплату — тобто вже зменшена на суму утриманих податків (ПДФО та військового збору) та інших обов’язкових платежів. Це так звана «чиста» зарплата до виплати.
Рядок 1.1 — Зарплата, що перевищує максимальну базу ЄСВ
Тут відображається сума перевищення максимальної бази, з якої нараховується ЄСВ. У 2026 році максимальна база становить 172 940 грн (20 мінімальних заробітних плат). Якщо нарахована зарплата перевищує цю суму — різниця зазначається в рядку 1.1, також зменшена на суму утриманих податків (приблизно 23%).
Рядок 1.2 — Зарплата працівників з інвалідністю
Окремо відображається сума заробітної плати осіб з інвалідністю, зменшена на суму утримань. Це важливо, оскільки для них діє знижена ставка ЄСВ.
Рядок 2 — 22% × (р.1 − р.1.1 − р.1.2)
Розрахунок суми ЄСВ за ставкою 22% від зарплатного фонду без урахування суми перевищення максимальної бази та суми зарплати осіб з інвалідністю. При електронному поданні розраховується автоматично, але платник може внести зміни вручну.
Рядок 3 — 8,41% × р.1.2
Розрахунок ЄСВ за пільговою ставкою 8,41% з зарплати працівників з інвалідністю. Також розраховується автоматично при електронному поданні.
Рядок 4 — Переплата ЄСВ
Відображається сума переплати — тобто авансових платежів з ЄСВ, сплачених до дня отримання коштів у поточному звітному періоді. Наприклад, якщо ЄСВ із зарплати за січень і лютий вже сплачено до 20 лютого — ця сума зменшує суму до сплати в рядку 5.
Рядок 5 — Сума ЄСВ до перерахування (р.2 + р.3 − р.4)
Підсумковий рядок — саме цю суму слід зазначити у платіжній інструкції на сплату ЄСВ. Сума в платіжній інструкції не може бути меншою за суму рядка 5.
Поле «Інформація для надавача платіжних послуг» — обов’язкове
Це поле є обов’язковим для заповнення платником. У першій частині відображається сума заробітної плати з платіжної інструкції. У другій — дата, номер і сума платіжної інструкції на сплату ЄСВ.
Незаповнення цього поля є підставою для відмови у погодженні довідки-розрахунку контролюючим органом. Тобто навіть правильно заповнені всі рядки не врятують, якщо це поле порожнє.
Квитанція №2 — це ще не кінець
Важливий момент, який часто призводить до непорозумінь. При поданні довідки через електронний кабінет платник отримує квитанцію №1 і квитанцію №2. Здається, що після цього все готово.
Але це не так. Отримання квитанції №2 свідчить лише про те, що документ пройшов технічну перевірку — відповідність формі, стандарти електронного документа, наявність обов’язкових реквізитів — та зареєстрований у контролюючому органі.
Фінальний результат — це отримання в електронному кабінеті вже погодженої довідки-розрахунку з кваліфікованим електронним підписом і печаткою контролюючого органу. Або, у разі виявлення помилок, — відмови у погодженні з поясненням причин.
Висновок: довідка-розрахунок ЄСВ
Правильне заповнення довідки-розрахунку ЄСВ — це не складно, якщо розуміти логіку кожного рядка. Найпоширеніші помилки: незаповнене поле «Інформація для надавача платіжних послуг» та очікування, що квитанція №2 означає завершення процедури.
Якщо у вас є питання щодо нарахування та сплати ЄСВ, оформлення трудових відносин або підготовки до перевірки — фахівці юридичної компанії YANKIV допоможуть розібратись.
