ДСТУ 4163:2020 у 2026: як правильно оформлювати документи підприємства

З 1 вересня 2021 року всі накази, довідки, службові листи та інші організаційно-розпорядчі документи в Україні мають оформлюватися за новим стандартом ДСТУ 4163:2020. Минуло вже понад 4 роки, але питання залишаються.

Розбираю детально: які з 32 реквізитів є обов’язковими для юридичної сили документа, як правильно вказувати дату (цифрами чи словами), чому на бланку листа не пишуть “Лист”, де розміщувати підпис і що робити коли керівник у відпустці, які поля мають бути на бланках (30-10-20 мм). Покажу на прикладах найпоширеніші помилки та правильне оформлення.

Що таке ДСТУ 4163:2020 і для чого він потрібен

ДСТУ 4163:2020 – це Державний стандарт України “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. Затверджений наказом від 01.07.2020 №144. Діє з 1 вересня 2021 року (вже понад 4 роки).

Що регулює цей стандарт:

• Склад реквізитів документів (всього 32 види)
• Вимоги до змісту та місця розташування реквізитів
• Вимоги до бланків та оформлення документів
• Вимоги до виготовлення документів

На які документи поширюється:

Організаційні – положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи

Розпорядчі – постанови, рішення, накази, розпорядження

Інформаційно-аналітичні – акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи

Усі юридичні особи мають виконувати незалежно від:

• Форми власності
• Виду діяльності
• Розміру бізнесу
• Організаційно-правової форми

Критично важливо: стандарт діє як для паперових, так і для електронних документів!

32 реквізити документа: які обов’язкові

Стандарт визначає 32 види реквізитів, але не всі з них обов’язкові.

Є 7 обов’язкових реквізитів (пункт 4.4 ДСТУ), які надають документу юридичної сили:

1. Найменування юридичної особи (реквізит 04)
2. Назва виду документа (реквізит 09) – не зазначають на листах!
3. Дата документа (реквізит 10)
4. Реєстраційний індекс документа (реквізит 11)
5. Заголовок до тексту документа (реквізит 19)
6. Текст документа (реквізит 20)
7. Підпис (реквізит 22) – для електронних документів: електронний підпис або електронна печатка

Без цих 7 реквізитів документ НЕ має юридичної сили!

Повний перелік 32 реквізитів:

*Реквізит 13 “Місце складення” – хоч і не обов’язковий, але зазначають на всіх документах, окрім листів.

Реквізит 04: Найменування юридичної особи

Основні правила оформлення

Правило 1: Великі літери

• Найменування друкують ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ
• Допустимо використовувати напівжирний шрифт

Приклад:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

“ВЕЛИКІ ДОРОГИ”

Правило 2: Повне найменування обов’язкове

• Має відповідати найменуванню у статуті компанії
• Вказується повністю, без скорочень

Неправильно: ТОВ “ДОРОГИ”

Правильно:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

“ВЕЛИКІ ДОРОГИ”

Правило 3: Скорочене найменування – окремим рядком

Якщо у статуті є офіційне скорочене найменування:

• Розміщують нижче повного (окремим рядком)
• По центру
• У дужках або без них

Приклад:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

“ВЕЛИКІ ДОРОГИ”

(ТОВ “ВЕЛИКІ ДОРОГИ”)

Правило 4: Довідкові дані внизу

Нижче найменування розміщують:

• Поштову адресу
• Номери телефонів, факсів
• Рахунки у банку
• Адресу електронної пошти
• Адресу офіційного вебсайту

Приклад:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

“ВЕЛИКІ ДОРОГИ”

вул.Хрещатик,1, м.Київ,01001

тел.: +380 44 123 45 67

e-mail: info@velyki-dorogy.com

www.velyki-dorogy.com

ЄДРПОУ 12345678

Якщо є юрособа вищого рівня або емблема

Юрособа вищого рівня:

Розміщують вище найменування автора документа, скорочено (якщо є офіційне скорочення):

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

ДЕПАРТАМЕНТ РОЗВИТКУ ПІДПРИЄМНИЦТВА

Емблема/торговельна марка:

Розміщують зліва від найменування або на площі реквізитів 03-04-05.

Реквізит 09: Назва виду документа

Що це: Наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо.

Де зазначають:

• На бланку конкретного виду документа
• На загальному бланку (при оформленні різних документів)
• НЕ зазначають на листах!

Розміщення:

Поздовжній бланк: Посередині

Кутовий бланк: У лівому верхньому куті під реквізитом 04 або 05

Приклад:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

“ВЕЛИКІ ДОРОГИ”

НАКАЗ

Важлива вимога (пункт 5.9 ДСТУ):

Назва виду документа має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених у юридичній особі.

Що це означає:

Кожне підприємство має скласти власний перелік форм документів з правилами їх складання.

Приклад:

Якщо ви встановили, що складатимете “Штатний розпис” – пропишіть детальні правила його оформлення і завжди їх дотримуйтесь.

Немає типової форми такого переліку – кожне підприємство розробляє самостійно.

Що має містити перелік:

• Назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД
• Назви інших документів відповідно до організаційно-правового статусу
• В ідеалі – бланки цих документів

Реквізит 10: Дата документа

Види дат на документі:

• Підписання
• Затвердження
• Прийняття
• Реєстрації
• Складення
• Дати службових відміток (віза, резолюція, відмітки про копії, надходження, виконання)

Спосіб 1: Цифровий (найпоширеніший)

Формат: День.Місяць.Рік

Правила:

• День і місяць – дві цифри (з нулем, якщо одна цифра)
• Рік – чотири цифри
• Крапку наприкінці не ставлять

Приклад:

08.01.2026

Альтернативний формат (для іноземних партнерів):

Зворотна послідовність: Рік.Місяць.День

2026.01.08

Спосіб 2: Словесно-цифровий

Коли використовувати:

• У текстах нормативно-правових актів
• У документах з фінансовими відомостями
• У посиланнях на НПА

Формат:

08 січня 2026 року

або

08 січня 2026 р.

Важливо: обов’язково ставити нуль перед днем місяця, якщо він одноцифровий!

Неправильно:

8 січня 2026 р.

Де проставляють дату:

• На бланку – у спеціально відведеному місці
• На внутрішніх документах (не на бланку) – ліворуч від підпису автора
• В автоматизованих системах – допустимо у складі штрих-коду або QR-коду

Нюанс: Різні формати в одному документі

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена по-різному

Приклад:

Дата документа: 22.01.2026

У тексті: відповідно до наказу від 22 січня 2026 року №…

Реквізит 11: Реєстраційний індекс документа

Що це: Унікальний номер документа для обліку та пошуку.

Структура реквізиту складається з:

1. Порядковий номер документа
2. Додаткові індекси (залежно від системи обліку):

• Індекс за номенклатурою справ
• Індекс структурного підрозділу
• Індекс кореспондента
• Індекс посадової особи (хто підписує)
• Індекс виконавця
• Індекс питання діяльності

Розділові знаки: складові частини відокремлюють правобічною похилою рискою ( / )

Приклад 1 (простий): 

123/01-10

Де:

• • 123 – порядковий номер
  • 01-10 – індекс за номенклатурою справ

Приклад 2 (складний):

321/01/01-10

Де:

• 321 – порядковий номер
• 01 – індекс структурного підрозділу
• 01-10 – індекс за номенклатурою справ

Приклад 3 (зворотна послідовність):

01-10/456

Послідовність складових може змінюватися залежно від типу документа:

• Вхідний
• Вихідний
• Внутрішній

У автоматизованих системах діловодства допустимо реєстраційний індекс у складі штрих-коду або QR-коду.

Реквізит 13: Місце складення документа (не обов’язковий, але важливий!)

Коли зазначають:

• На всіх документах, окрім листів
• Навіть якщо реквізит не обов’язковий для юрсили

Розміщення: на рівні або нижче реквізитів “Дата” чи “Реєстраційний індекс”

Правила оформлення:

Має відповідати КОАТУУ (Класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України, ДК 014-97)

Реквізит 19: Заголовок до тексту документа

Що це: стислий виклад основного змісту документа.

Вимоги до заголовка:

• Короткий
• Граматично узгоджений із назвою документа
• Точно передає зміст тексту
• Відповідає на запитання: “про що?”, “чого?”, “кого?”

Приклади правильних заголовків:

Наказ (про що?)

НАКАЗ

про надання відпустки

Лист (про що?)

ЛИСТ

про організацію конференції

Протокол (чого?)

ПРОТОКОЛ

засідання атестаційної комісії

Посадова інструкція (кого?)

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

головного спеціаліста

Технічні вимоги:

• Максимальна довжина рядка: 73 мм (28 друкованих знаків)
• Якщо заголовок > 150 знаків (5 рядків) – допустимо продовжувати до правого поля
• Без відступу від лівого поля
• Без крапки наприкінці
• Допустимо напівжирний шрифт
• Багаторядковий заголовок – через 1 міжрядковий інтервал

Реквізит 20: Текст документа

Що містить: Інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Вимоги до тексту

1. Стисло – без зайвих слів
2. Грамотно – без помилок
3. Зрозуміло – без складних конструкцій
4. Об’єктивно – без емоцій
5. Без повторів
6. Без слів, що не несуть змістового навантаження

Форми подання тексту

1. Суцільний зв’язний текст

Звичайні абзаци, як у листі або наказі.

2. Анкета

Питання-відповідь, заповнення даних.

3. Таблиця

Структуровані дані у стовпцях і рядках.

4. Комбінація

Поєднання різних форм.

Мова документа

Українська мова:

• Документи для державних органів
• Документи для контрагентів-резидентів
• Внутрішні документи підприємства

Інші мови

Документи для зарубіжних адресатів – за домовленістю:

• Українською
• Мовою країни-адресата
• Міжнародною мовою (англійська, французька)

Додатки

Якщо є додатки: слово “Додаток” друкують без відступу від лівого поля, текст до нього – через 1 інтервал.

Те саме з “Підставою”: якщо документ має підставу – оформлюють аналогічно.

Міжрядкові інтервали: рекомендовано (не суворе правило):

• Формат А4 – через 1-1,5 інтервали
• Формат А5 – через 1 інтервал

За потреби можна використовувати інші інтервали.

Реквізит 22: Підпис

Що містить:

1. Найменування посади особи, яка підписує
2. Особистий підпис (крім електронних документів)
3. Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ

Де розміщують:

• Під текстом документа
• Або під відміткою про наявність додатків

Правила оформлення посади

На бланку:

Генеральний директор        Особистий підпис         Іван Іваненко

(Скорочена форма посади)

Не на бланку:

Генеральний директор ТОВ “ВЕЛИКІ ДОРОГИ”        Особистий підпис         ІВАН ІВАНЕНКО

(Повна форма посади)

Кілька підписів

Різні посади однієї юрособи – один під одним (за підпорядкованістю):

Директор                          Особистий підпис               Іван ІВАНЕНКО

Головний бухгалтер      Особистий підпис              Марія МРІЙЧЕНКО

Однакові посади (спільний документ) – на одному рівні:

Директор ТОВ “Бета”             Підпис                   Северин СИДОРЕНКО              Директор ТОВ “Гамма”

Якщо керівник відсутній, документ підписує особа, яка виконує обов’язки або заступник.

Як оформити:

Зазначають фактичну посаду, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала (виправляють рукописним або машинописним способом).

Приклад:

Заступник директора            Особистий підпис          Олена СИДОРЕНКО

Якщо виконувач обов’язків призначений наказом:

В.о. директора                         Особистий підпис          Андрій КОВАЛЬ

Слова “Виконувач обов’язків” або “В. о.” додають тільки при наявності розпорядчого документа про заміщення.

Вимоги до бланків документів

Формати паперу:

А4 (210 × 297 мм) – основний

А5 (210 × 148 мм) – для невеликих документів

А3 (297 × 420 мм) – для документів у вигляді таблиць

Поля бланків (у міліметрах):

Ліве поле: 30 мм

Праве поле: 10 мм

Верхнє та нижнє: 20 мм кожне

Матеріали:

Білий папір високої якості

Фарби насичених кольорів

Допустимо виготовляти за допомогою комп’ютерної техніки

Варіанти розташування реквізитів:

1. Кутове розташування:

Постійні реквізити у лівому верхньому куті аркуша.

2. Поздовжнє розташування:

Постійні реквізити уздовж верхньої частини аркуша.

Вибір за підприємством: можна використовувати обидва варіанти для різних видів документів.

Заборонено:

• Підкреслювати реквізити бланка
• Відокремлювати реквізити рискою

Види бланків:

1. Загальний бланк юрособи

Для створення різних видів документів (без зазначення назви виду документа, крім листа).

2. Бланк листа

Спеціально для службового листування.

3. Бланк конкретного виду документа

Зі зазначенням назви виду (наказ, протокол, акт тощо).

Бланки структурних підрозділів:

На основі загального бланка можна розробляти бланки структурних підрозділів або посадових осіб.

Важливо: на бланках структурних підрозділів (що не є юрособами) НЕ відтворюють зображення гербів, емблем, торговельних марок.

Бланки іноземною мовою: не рекомендовано застосовувати в межах України бланки з реквізитами іноземною мовою.

Головне про зміну групи: квартальні звіти vs річна декларація

Ключові моменти ДСТУ 4163:2020 для ТОВ: діє з 1 вересня 2021 року (вже понад 4 роки) та обов’язковий для всіх юросіб незалежно від форми власності.

Діє як для паперових, так і для електронних документів та має 7 обов’язкових реквізитів для юридичної сили документа.

Обов’язкові реквізити (пам’ятайте!):

1. Найменування юрособи (ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ)
2. Назва виду документа (крім листів!)
3. Дата (07.01.2026 або 07 січня 2026 р.)
4. Реєстраційний індекс (123/01-10)
5. Заголовок (короткий, без крапки)
6. Текст (стисло, грамотно, зрозуміло)
7. Підпис (посада + підпис + ім’я ПРІЗВИЩЕ)

Практичні поради:

1. Розробіть перелік уніфікованих форм документів вашого підприємства
2. Створіть шаблони бланків згідно з ДСТУ
3. Навчіть співробітників правильному оформленню
4. Перевіряйте обов’язкові реквізити перед підписанням
5. Зберігайте єдиний стиль оформлення всіх документів

Потрібна допомога? Команда YANKIV допоможе: розробити бланки документів згідно з ДСТУ 4163:2020, створити перелік уніфікованих форм для вашого підприємства, навчити співробітників правильному оформленню, перевірити існуючі документи на відповідність стандарту.

Правильне оформлення документів – це не формальність, а юридична захищеність вашого бізнесу!