Фактична перевірка ДПС: як уникнути штрафів за неоформлених працівників у 2025

У 2025 році питання легального працевлаштування та прозорого ведення бізнесу залишається критично важливим для українських підприємців. Фактична перевірка ДПС стала основним інструментом контролю за дотриманням трудового законодавства, а штрафи за неоформлених працівників досягли рекордних розмірів. 

Особливу тривогу викликає той факт, що податкова перевірка без попередження може застати будь-який бізнес зненацька.

Ця стаття детально розкриє, що таке фактична перевірка ДПС щодо працевлаштування, які підстави для фактичної перевірки ФОП у 2025 році, як проходить порядок проведення перевірки та яку відповідальність за неоформлення працівника несе роботодавець.

Що таке фактична перевірка ДПС та її ключові особливості

Фактична перевірка ДПС – це контрольно-перевірочний захід органів Державної податкової служби, що проводиться за місцем фактичного провадження діяльності платником податків без попереднього повідомлення. Згідно з підпунктом 75.1.3 пункту 75.1 статті 75 Податкового кодексу України, така перевірка здійснюється для контролю дотримання законодавства щодо укладення трудового договору та оформлення трудових відносин із працівниками.

Перевірка без попередження: основна загроза для бізнесу

Найбільш стресовою особливістю є те, що фактична перевірка ДПС проводиться без попередження. Пункт 80.1 статті 80 ПКУ чітко встановлює: про проведення такої перевірки платника податків не повідомляють заздалегідь. Інспектори можуть з’явитися в будь-який час протягом робочого дня, що вимагає від підприємців постійної готовності та бездоганного ведення кадрової документації.

Локації проведення фактичних перевірок

Перевірка трудового законодавства може проводитися в різних місцях ведення бізнесу, включаючи офісні приміщення, виробничі майданчики, торговельні точки, сервісні центри, склади та будь-які інші місця, де здійснюється господарська діяльність. Інспектори мають право доступу до всіх нежитлових приміщень, що використовуються для підприємницької діяльності.

Важливо: доступ до житла громадян заборонений, навіть якщо там здійснюється підприємницька діяльність, крім випадків, прямо передбачених законом та за рішенням суду. Це конституційна гарантія недоторканності житла, яку слід чітко розуміти підприємцям.

Підстави для фактичної перевірки щодо неоформлених працівників

Стаття 80 ПКУ визначає конкретні підстави для проведення фактичних перевірок. Щодо трудових відносин найважливішою є норма підпункту 80.2.7, яка дозволяє ініціювати перевірку при наявності інформації про використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин.

Основні тригери для початку перевірки

Інформацію про порушення трудового законодавства ДПС може отримати з різних джерел. Найчастіше це скарги самих працівників, які не отримали офіційного працевлаштування, повідомлення від профспілкових організацій, аналітична робота податкових органів на основі даних про соціальні виплати, а також матеріали перевірок інших платників податків.

Виплата “зарплат у конвертах” також є серйозним сигналом для ДПС. Коли роботодавець офіційно виплачує мінімальну заробітну плату, а решту коштів передає готівкою без оподаткування, це грубе порушення як податкового, так і трудового законодавства.

Незареєстрована підприємницька діяльність як підстава

Підпункт 80.2.7 ПКУ також передбачає можливість проведення перевірки при підозрі здійснення фізичною особою підприємницької діяльності без державної реєстрації. Це особливо актуально для сферы послуг, де межа між трудовими та цивільно-правовими відносинами може бути нечіткою.

Порядок проведення фактичної перевірки ДПС: права та обов’язки сторін

Розуміння процедури проведення фактичної перевірки та знання своїх прав є критично важливими для успішного проходження контролю.

Документи, які повинні пред’явити інспектори

Перед початком перевірки посадові особи контролюючого органу зобов’язані пред’явити три ключові документи: направлення на проведення перевірки, копію наказу про проведення перевірки та службові посвідчення. Направлення має містити дату видачі, найменування контролюючого органу, реквізити наказу про проведення перевірки, найменування суб’єкта перевірки, мету, вид перевірки, підстави, дату початку та тривалість, а також дані посадової особи, яка проводитиме перевірку.

Непред’явлення будь-якого з цих документів або їх неналежне оформлення є законною підставою для недопуску інспекторів до проведення перевірки.

Права інспекторів під час перевірки

Інспектори ДПС мають досить широкі повноваження. Вони можуть вимагати пред’явлення документів, що стосуються предмета перевірки, включаючи трудові договори, накази про прийняття на роботу, табелі обліку робочого часу. Також інспектори мають право отримувати пояснення від посадових осіб та працівників, проводити огляд приміщень і товарно-матеріальних цінностей, здійснювати хронометраж господарських операцій.

Ваші дії під час фактичної перевірки: покрокова інструкція

Коли до вас завітала фактична перевірка ДПС, дотримуйтесь наступного алгоритму дій. Спочатку ретельно перевірте документи інспекторів, зафіксуйте їхні дані та переконайтеся в легітимності перевірки. Забезпечте присутність керівника, головного бухгалтера або уповноваженої особи, а за можливості – запросіть адвоката для супроводження процесу.

Співпрацюйте з інспекторами в межах закону, надаючи лише ті документи та пояснення, які безпосередньо стосуються предмета перевірки. Не надавайте зайвої інформації чи документів, які не вимагаються. Обов’язково фіксуйте хід перевірки, робіть нотатки щодо дій перевіряючих та виявлених фактів.

При складанні акта перевірки уважно ознайомтеся з його змістом перед підписанням. Якщо ви не згодні з викладеними фактами чи висновками, обов’язково зазначте свої заперечення безпосередньо в акті або подайте їх окремим документом.

Штрафи за неоформлених працівників у 2025 році: розмір санкцій

Виявлення неоформлених працівників під час фактичної перевірки тягне за собою суттєві фінансові наслідки для бізнесу. Розміри штрафів є одними з найвищих серед порушень трудового законодавства.

Фінансові санкції згідно з КЗпП

Стаття 265 Кодексу законів про працю України встановлює штраф за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за кожного неоформленого працівника. При мінімальній зарплаті 8000 гривень у 2025 році це становить 80 000 гривень за одного працівника.

За повторне порушення протягом двох років розмір штрафу зростає до 30 мінімальних заробітних плат, що становить 240 000 гривень за кожного працівника. Для платників єдиного податку першої-третьої груп законодавство передбачає певні пільги: за перше порушення може бути застосоване попередження замість штрафу.

Адміністративна відповідальність для посадових осіб

Окрім штрафів за КЗпП, стаття 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення встановлює відповідальність для посадових осіб підприємств та ФОП. Розмір штрафу складає від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 8500 до 17000 гривень), а за повторне порушення – від 1000 до 2000 НМДГ (від 17000 до 34000 гривень).

Механізм накладення штрафів

Важливо розуміти розподіл повноважень між державними органами. ДПС виявляє та фіксує порушення трудового законодавства, але безпосередньо штрафи накладають різні органи:

• Фінансові санкції за статтею 265 КЗпП (80-240 тис. грн) накладає Державна служба України з питань праці (Держпраці)
• Адміністративні штрафи за статтею 41 КУпАП (8,5-34 тис. грн) накладаються судом на підставі протоколів, складених Держпраці

ДПС передає матеріали перевірки до Держпраці, яка вже приймає рішення про застосування відповідних санкцій. Розуміння цього механізму важливе для правильного вибору процедури оскарження.

Відео на тему: Чи правда, що всіх хто продає без ФОП – штрафують?

 

Особливості фактичних перевірок в умовах воєнного стану 2025

Станом на травень 2025 року в Україні продовжує діяти воєнний стан, що вносить суттєві корективи у проведення податкових перевірок. Діє мораторій на проведення перевірок на тимчасово окупованих територіях та в зонах активних бойових дій за відсутності безпечних умов для їх проведення.

Ризик-орієнтований підхід ДПС

На інших територіях України ДПС активно використовує ризик-орієнтований підхід при плануванні фактичних перевірок. Особливу увагу приділяють підприємствам, щодо яких надходить інформація про неофіційне працевлаштування, виплату “конвертних” зарплат або інші порушення трудового законодавства.

Податкові органи аналізують дані соціального страхування, порівнюють кількість застрахованих осіб із масштабами діяльності підприємства, відстежують невідповідності між заявленими доходами та фактичними витратами на оплату праці.

Критично важлива пільга: незастосування штрафів при виконанні приписів

Найважливіша новина для бізнесу в умовах воєнного стану: згідно із Законом України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” №2136-IX, якщо роботодавець повністю та у встановлений строк виконає приписи про усунення порушень, виявлених під час позапланових перевірок трудового законодавства, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються.

Ця норма надає унікальну можливість уникнути значних фінансових санкцій (80-240 тисяч гривень за кожного неоформленого працівника) шляхом оперативного виправлення ситуації. Однак пільга не поширюється на адміністративні штрафи для посадових осіб за статтею 41 КУпАП.

Стратегії мінімізації ризиків та уникнення штрафів

Найефективнішою стратегією захисту від штрафів є превентивне дотримання вимог законодавства та належна організація кадрового обліку.

Основні принципи легального працевлаштування

Укладайте письмові трудові договори з усіма працівниками та своєчасно повідомляйте ДПС про прийняття на роботу через Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування. Виплачуйте заробітну плату виключно офіційно із нарахуванням та сплатою всіх передбачених законом податків і зборів.

Ведіть належний кадровий та бухгалтерський облік відповідно до вимог чинного законодавства. Регулярно проводіть внутрішній аудит трудових відносин та консультуйтеся з кваліфікованими юристами і бухгалтерами щодо змін у законодавстві.

Організація внутрішнього контролю

Створіть систему внутрішнього контролю, яка дозволить своєчасно виявляти та усувати потенційні порушення. Регулярно перевіряйте відповідність фактично працюючих осіб офіційно оформленим працівникам, контролюйте правильність оформлення кадрових документів і своєчасність подання звітності.

Оскарження результатів фактичної перевірки

У разі виявлення порушень і накладення штрафів у вас є право оскаржити рішення контролюючих органів як в адміністративному, так і в судовому порядку.

Адміністративне оскарження

Заперечення до акта фактичної перевірки можна подати протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання його копії. Це критично важливий строк, який не поновлюється! Заперечення розглядає керівник контролюючого органу, який призначив перевірку.

У заперечення важливо детально викласти свою позицію, навести правові норми та фактичні обставини, які спростовують висновки інспекторів. Пропуск 10-денного строку позбавляє можливості досудового врегулювання спору та може суттєво ускладнити подальший захист інтересів.

Судове оскарження

При незадоволенні результатами розгляду заперечень або у разі накладення штрафу можна звернутися до адміністративного суду. Судова практика показує, що при наявності порушень процедури перевірки, недостатності доказової бази або неправильному застосуванні норм права є шанси на успішне оскарження.

Висновки та рекомендації

Фактична перевірка ДПС залишається одним із найсуворіших інструментів контролю за дотриманням трудового законодавства в Україні. У 2025 році особливу увагу податкові органи приділяють боротьбі з неоформленими працівниками та тіньовою зайнятістю.

Ключовими принципами успішного ведення бізнесу без ризику штрафів є: повне дотримання вимог трудового законодавства, офіційне оформлення всіх працівників, прозорість у виплаті заробітної плати та підтримання належного рівня кадрового обліку. Превентивні заходи завжди є більш ефективними та економічними, ніж вирішення проблем після їх виникнення.

Потребуєте професійної допомоги у питаннях податкового права? Наші експерти допоможуть знайти механізми для оптимізації кадрових процесів та мінімізувати ризики штрафів. Записатись на консультацію →

Часті запитання про фактичні перевірки ДПС