Фактична перевірка ФОП: чому Верховний Суд вимагає документи «тут і зараз»
692 925 грн — саме стільки коштувала одному підприємцю впевненість, що документи на товар можна показати «потім». Верховний Суд у постанові від 03.03.2026 (справа №140/6980/24) зайняв жорстку позицію щодо фактичної перевірки ФОП: якщо документи не надані на момент початку перевірки — вважається, що їх не існує. Незалежно від того, чи вони фактично є, чи були подані пізніше.
Для бізнесу це означає конкретну річ: фактична перевірка — це режим повної готовності. Не час для пошуків, не час для пояснень. Або документи на місці — або штраф.
У цій статті розбираємо, що саме вирішив суд, чому аргумент «нас нічого не запитували» більше не рятує і що конкретно має бути готовим у вашому магазині чи на складі вже сьогодні.
Що вирішив Верховний Суд у справі №140/6980/24
Постанова стосувалася фактичної перевірки ФОП та обов’язку надавати документи, що підтверджують походження товарних запасів. І хоча сам по собі обов’язок вести товарний облік — не новина, суд зробив акцент на тому, що зазвичай залишалося поза увагою підприємців.
Верховний Суд підтвердив: суб’єкт господарювання зобов’язаний вести облік товарних запасів та мати документи, що підтверджують їхнє походження (п. 12 ст. 3 Закону про РРО). Однак ключовим у цій справі стало інше питання — не сама наявність документів, а момент їх надання.
Позиція суду виявилася однозначною: при фактичній перевірці платник зобов’язаний надати документи автоматично, одразу після пред’явлення інспекторами направлення та наказу. Логіка проста — або документи є «тут і зараз», або їх немає.
Результат для підприємця у цій конкретній справі — штрафні санкції на суму 692 925 грн.
Принцип автоматичного надання: чому окрема вимога ДПС більше не потрібна
Ця деталь заслуговує на окрему увагу, бо саме вона ламає звичну для багатьох підприємців модель поведінки під час фактичної перевірки ФОП.
Уявіть типову ситуацію: приходять інспектори, щось перевіряють, а підприємець спокійно чекає, поки в нього конкретно щось запитають. Не запитали — значить, і надавати нічого. Верховний Суд чітко визначив, що така логіка не працює.
Суд наголосив: письмова вимога ДПС не є обов’язковою умовою для того, щоб платник надав документи. Обов’язок виникає автоматично — з моменту допуску інспекторів до перевірки, безпосередньо з норм закону. Тобто Форма обліку товарних запасів і документи на походження товару мають бути надані одразу після пред’явлення направлення та наказу.
На практиці це означає: аргумент «нас нічого не запитували» більше не працює і не звільняє від відповідальності. Якщо ви допустили інспекторів — ви вже зобов’язані показати документи. Без нагадувань, без окремих запитів, без письмових вимог.
Документи при фактичній перевірці: що робити у спірних ситуаціях
Верховний Суд у цій самій справі розглянув і процесуальні нюанси, які виникають на практиці. Два з них заслуговують особливої уваги.
Якщо інспектори відмовляються приймати документи
Ситуація не така рідкісна, як може здатися. Підприємець намагається надати Форму обліку або первинні документи, а перевіряючі їх ігнорують або відмовляються приймати. Як діяти?
Верховний Суд відповів чітко: пасивна позиція неприпустима. Платник у такому разі зобов’язаний діяти самостійно — надіслати документи поштою до закінчення перевірки, листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Чому це критично? Тому що просте пояснення в суді «ми показували, але вони не дивились» — не працює. Потрібен документальний доказ: поштова квитанція, опис вкладення, дата відправлення. Без цього ваші слова залишаться словами — і не більше.
Якщо документи подані після завершення перевірки
Другий нюанс стосується тих, хто розраховує виправити ситуацію на стадії оскарження. Верховний Суд підкреслив: документи, подані вже після перевірки — зокрема, при оскарженні податкового повідомлення-рішення — можуть не враховуватись. Ключове значення має саме момент їх надання: під час перевірки або до її завершення.
Це формує просту, але жорстку логіку: вікно для дій — від моменту пред’явлення наказу до закінчення перевірки. Усе, що за межами цього вікна, суд може не брати до уваги.
Відео на тему: Як подати декларацію ФОП 3 група з І кв. 26 р. (копіюй мене)
Товарний облік ФОП: хто зобов’язаний і чим загрожує порушення
Щоб масштаб ризиків був зрозумілим, варто нагадати базові правила. Адже Форма обліку товарних запасів і первинні документи — це перше, що перевіряють інспектори під час фактичної перевірки.
Закон про РРО зобов’язує суб’єктів господарювання, які проводять розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, що відображені в обліку. Порядок ведення такого обліку визначений Порядком №496 (наказ Мінфіну від 03.09.2021).
Хто конкретно зобов’язаний? ФОП на загальній системі оподаткування. ФОП-єдинники третьої групи, які є платниками ПДВ (ставка 3%). А також ФОП другої, четвертої та третьої груп за ставкою 5%, які реалізують так звані «ризикові» категорії товарів — технічно складні побутові товари на гарантії, лікарські засоби та медичні вироби, ювелірні вироби з дорогоцінних металів і каміння.
Решта ФОП — другої та четвертої груп, а також третьої групи за ставкою 5% без ПДВ — звільнені від цих вимог. Але тільки за умови, що не торгують зазначеними ризиковими категоріями.
З 01.10.2023 за порушення цих вимог діють реальні штрафні санкції. Головний із них — штраф у розмірі 100% від вартості товару, реалізованого без первинних документів або без відображення у Формі обліку. Справа №140/6980/24, де підприємець заплатив 692 925 грн — наочне тому підтвердження.
Як підготуватися до фактичної перевірки: що має бути на місці
Після цієї постанови Верховного Суду стає очевидним: готуватися до фактичної перевірки ФОП потрібно не тоді, коли інспектори вже на порозі. Готовність має бути щоденною.
Форма обліку товарних запасів повинна бути актуальною і знаходитися безпосередньо на місці продажу. Не в офісі, не вдома, не «десь на комп’ютері» — а саме там, де відбувається торгівля. Для кожного окремого торгового об’єкта та кожного складу потрібна окрема Форма обліку з оформленими документами на переміщення товарів між об’єктами.
Первинні документи на всі товари, що є в наявності — накладні, товарно-транспортні накладні, акти закупівлі, фіскальні чеки — мають зберігатися разом із Формою обліку. Порядок №496 прямо вимагає: дані про надходження товарів вносяться до Форми обліку до початку їх реалізації. Тобто спочатку оприбуткування — потім продаж. Не навпаки.
Якщо оригінали з певних причин відсутні на місці, можна надати копії — але з обов’язковим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки.
Персонал має знати, як діяти. Документи може надати як сам підприємець, так і особа, яка фактично здійснює продаж і розрахункові операції на торговому об’єкті. Ваші працівники повинні розуміти, де зберігаються документи, і бути готовими їх надати — адже фактична перевірка проводиться без попередження.
Висновок
Постанова Верховного Суду від 03.03.2026 у справі №140/6980/24 встановила чітке правило: документи мають бути надані автоматично, одразу після пред’явлення інспекторами направлення та наказу. Жодної окремої вимоги від ДПС для цього не потрібно — обов’язок лежить виключно на платнику.
Для бізнесу висновок один: фактична перевірка — це завжди режим повної готовності. Форма обліку, первинні документи — все має бути на місці продажу щодня. А якщо перевіряючі не приймають документи — діяти потрібно самостійно, надсилаючи їх поштою з описом вкладення до завершення перевірки.
Ціна неготовності в цій справі — 692 925 грн. І це не максимум. Це лише один конкретний випадок.
Потрібна допомога з підготовкою до фактичної перевірки або оскарженням її результатів? Запишіться на консультацію →
Поширені запитання (FAQ)
Чи зобов'язаний ФОП надавати документи при фактичній перевірці без окремої вимоги ДПС?
Так. Верховний Суд у постанові від 03.03.2026 (справа №140/6980/24) підтвердив: обов’язок надати документи виникає автоматично з моменту допуску інспекторів до перевірки. Письмова вимога для цього не потрібна — обов’язок випливає безпосередньо з норм закону.
Що робити, якщо інспектори відмовляються приймати документи під час фактичної перевірки ФОП?
Підприємець зобов’язаний діяти самостійно: надіслати документи до закінчення перевірки поштою — листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Це створює документальний доказ своєчасного надання, який має значення в суді.
Чи враховуються документи, подані після завершення фактичної перевірки?
Верховний Суд зазначив, що документи, подані вже після перевірки — зокрема, на стадії оскарження — можуть не враховуватись. Ключове значення має момент їх надання: під час перевірки або до її завершення.
Які ФОП зобов'язані вести облік товарних запасів?
Облік ведуть ФОП на загальній системі оподаткування, ФОП-єдинники третьої групи — платники ПДВ (ставка 3%), а також ФОП другої, четвертої та третьої груп за ставкою 5%, які торгують ризиковими категоріями товарів (технічно складні побутові товари на гарантії, ліки, ювелірні вироби).
Який штраф за відсутність товарного обліку?
Штраф становить 100% від вартості товару, реалізованого без первинних документів або без відображення у Формі обліку товарних запасів.
