ФОП замовляє з AliExpress: які документи визнає податкова

Українські ФОП активно розширюють свій бізнес, закуповуючи товари на AliExpress, Temu та інших зарубіжних маркетплейсах. Однак поширена помилка — вважати скріншот замовлення або товарно-транспортну накладну (ТТН) достатнім доказом для податкового обліку — може коштувати надзвичайно дорого.

Така практика не лише суперечить законодавству, а й несе прямі ризики донарахування податків, величезних штрафів та блокування банківських рахунків, що у 2025 році стало системним явищем.

Розбираємо, які документи від іноземних постачальників є легітимними, чому ДПС приділяє таку увагу ТТН, та яка стратегія закупівель є найбільш безпечною для вашого бізнесу у 2025 році.

Первинні документи: чому це стосується кожного ФОП

Первинний документ, згідно зі статтею 1 Закону України № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», — це документ, що містить відомості про господарську операцію та є підставою для її відображення в обліку. Часто вважають, що це важливо лише для ФОП на загальній системі для підтвердження витрат.

Це не зовсім так.

Хоча вимога пункту 44.1 Податкового кодексу вести облік на підставі первинних документів поширюється на всіх платників податків, для різних груп ФОП наслідки відсутності документів на товар кардинально відрізняються.

• ФОП на загальній системі: Не зможе підтвердити витрати, що призведе до сплати податків (ПДФО, військовий збір, ЄСВ) з валового доходу, а не із чистого прибутку. Для цієї групи наявність документів на товар є критично важливою.
• ФОП на єдиному податку (1–3 групи, неплатники ПДВ): Ситуація складніша. Згідно з офіційними роз’ясненнями ДПС станом на липень 2025 року, такі ФОП не зобов’язані документально підтверджувати свої витрати для цілей оподаткування (вони ведуть лише облік доходів). Однак саме для них відсутність документів на товар створює три ключові загрози, які є значно небезпечнішими за податкові штрафи:
  1. Блокування рахунків банком: У рамках посиленого фінмоніторингу банк може заблокувати рахунок за систематичні транзакції без документального підтвердження їхньої суті.
  2. Обов’язковий облік товарних запасів: Якщо ФОП торгує «ризиковими» товарами (техніка, ліки, ювелірні вироби) або є платником ПДВ, він зобов’язаний вести облік товарних запасів, що неможливо без первинних документів на надходження товару.
  3. Проблеми з Держпродспоживслужбою: Цей орган може вимагати документи, що підтверджують походження та безпечність товару.

Обов’язкові реквізити первинного документа, згідно зі ст. 9 Закону № 996, включають:

• Назву документа (форми).
• Дату складання.
• Найменування підприємства, від імені якого складено документ.
• Зміст та обсяг господарської операції, одиниці виміру.
• Посади відповідальних осіб.
• Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (наприклад, кваліфікований електронний підпис).

Прикладами правильних документів є інвойси (якщо вони містять усі реквізити), видаткові накладні, акти, платіжні доручення та банківські виписки.

Парадокс ТТН: чому документ для перевезення такий важливий для податкової

Товарно-транспортна накладна (ТТН) виконує функцію в логістиці, підтверджуючи факт перевезення, а не купівлі-продажу. Вона не містить ключових комерційних відомостей, як-от вартість товару.

Однак тут виникає «парадокс ТТН»: хоча юридично ТТН не підтверджує покупку, на практиці для ДПС її відсутність часто стає зручним приводом для сумнівів у реальності господарської операції. Проте, всупереч позиції податківців на місцях,

усталена судова практика Верховного Суду свідчить, що відсутність ТТН не може бути самостійною та достатньою підставою для визнання операції нереальною. Суди наголошують, що реальність угоди має доводитися сукупністю всіх наявних документів (договір, інвойс, видаткова накладна, банківська виписка), а ТТН є лише одним із доказів, що підтверджує фізичне переміщення товару.

Важливо: З 3 січня 2025 року діє оновлена форма ТТН (форма № 1-ТН), затверджена Наказом № 1332.Використання застарілих бланків може стати додатковим приводом для претензій.

Відео на тему: Первинні документи ФОП 2025: Що обовʼязково мати?

Документи з AliExpress: чому інвойс отримати майже неможливо й що із цим робити

Скріншоти замовлень з AliExpress, Temu чи інших маркетплейсів є юридично нікчемними. Вони не містять обов’язкових реквізитів, зокрема електронного підпису чи іншого ідентифікатора продавця, що робить їх неприйнятними для обліку.

Порада «вимагати в продавця інвойс» хоч і правильна, але на практиці майже нездійсненна. Більшість продавців на масових маркетплейсах — це дрібні підприємці, які не можуть надати документ, що відповідає вимогам українського законодавства. Навіть якщо платформа дозволяє завантажити щось під назвою «invoice», цей документ зазвичай не містить повних реквізитів продавця. Використання сторонніх сервісів для «генерації» інвойсів є вкрай ризикованим, оскільки такий документ легко визнати підробленим.

Крім того, згідно зі статтею 43 Митного кодексу України, походження товару підтверджується сертифікатом від уповноваженого органу країни-експортера, а не скріншотами.

Практичні наслідки для ФОП: податки, штрафи та блокування рахунків

Відсутність належних первинних документів створює серйозні ризики, які у 2025 році стали значно жорсткішими.

Податкові донарахування. ФОП на загальній системі не зможе підтвердити витрати, що означає сплату податків із валового доходу замість прибутку.

Штрафи: два рівні небезпеки. Важливо розрізняти два види штрафів:

• Адміністративний штраф за незбереження документів: За сам факт відсутності первинних документів під час перевірки передбачено штраф за статтею 121.1 ПКУ: 1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне протягом року.
• Фінансовий штраф за заниження податків: Це значно небезпечніше. Якщо ДПС визнає ваші витрати непідтвердженими й донарахує податкові зобов’язання, застосовуються штрафи згідно зі статтею 123 ПКУ. Важливо розуміти їх градацію: 10 % від суми донарахування, якщо порушення визнано неумисним; 25 % від суми донарахування, якщо податкова доведе умисел у ваших діях. При повторному умисному порушенні протягом 1095 днів штраф зростає до 50 %.

Масове блокування рахунків. Це один із найсерйозніших ризиків, який у 2025 році став системним. На тлі посилення фінансового моніторингу з боку НБУ та банків, а також рекордної кількості припинень діяльності ФОП на початку року (за перші 4 місяці 2025 року закрилося майже 120 тисяч ФОП, що на 44 % більше, ніж за аналогічний період 2024-го), ризик блокування рахунку через непрозорі операції значно зріс. 

Банки зобов’язані аналізувати транзакції, і систематичні платежі нерезидентам без належних первинних документів є прямою підставою для запиту, а в разі його ігнорування — для блокування рахунку. До «червоних прапорців» належать:

• Велика кількість транзакцій (наприклад, понад 100 на місяць).
• Систематичні платежі на користь нерезидентів.
• Зняття значної частини коштів готівкою (понад 50 % від надходжень).
• Різка зміна фінансової поведінки, наприклад, значне зростання оборотів.

З 1 червня 2025 року НБУ та банки в рамках спільного меморандуму знизили ліміти на карткові перекази для багатьох клієнтів до 100 тис. грн на місяць, що ще більше посилює контроль.

Найбезпечніший шлях: інвестиція в легальність через посередника

Замість того, щоб ризикувати, намагаючись отримати документи від тисяч китайських продавців, існує надійний та стратегічно правильний шлях — робота через українську логістичну компанію-посередника. Це не додаткові витрати, а стратегічна інвестиція в безпеку та стабільність вашого бізнесу. Такі послуги надають, наприклад, компанії Meest China, UTEC Logistics, Delivery Group та інші.

Як це працює:

1. Ви укладаєте договір з українською компанією.
2. Ця компанія бере на себе викуп товару, його доставку та повне митне оформлення.
3. Ви отримуєте товар в Україні разом із повним пакетом українських первинних документів (договір, видаткова накладна, рахунок-фактура).

З погляду обліку, ризикована імпортна операція перетворюється на безпечну внутрішню закупівлю. Це повністю знімає проблему з документами та мінімізує податкові ризики та загрозу блокування рахунку.

Висновок

Правильний документообіг — це не формальність, а фундамент безпеки вашого бізнесу. ТТН та скріншоти замовлень не можуть замінити повноцінні первинні документи. 

В умовах посиленого контролю 2025 року, коли ризик блокування рахунків став системним, а суди, хоч і підтримують платників у питанні ТТН, вимагають наявності сукупності доказів, для підприємців найбільш раціональним рішенням є співпраця з логістичними компаніями-посередниками. 

Такий підхід є інвестицією, що убезпечить вас від податкових ризиків, проблем із фінмоніторингом та забезпечить стабільність ведення бізнесу.

Потребуєте консультації з податкових питань? Наші експерти допоможуть розібратися з документообігом та убезпечити ваш бізнес від податкових ризиків.

Часті запитання