ФОП без РРО 2025: коли касовий апарат не потрібен?

Питання застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО) залишається одним із найактуальніших для фізичних осіб-підприємців в Україні у 2025 році. 

Хоча вимоги до фіскалізації розрахунків стали суворішими, існують чітко визначені законодавством ситуації, коли ФОП може працювати без РРО. Розуміння цих нюансів дозволяє уникнути штрафів та оптимізувати бізнес-процеси.

Державна податкова служба України нещодавно надала важливі роз’яснення щодо ключових ситуацій, які часто викликають питання в підприємців. Особливо це стосується тих, хто працює онлайн або використовує маркетплейси.

У цій статті детально розглянемо, коли саме касовий апарат ФОП не є обов’язковим, спираючись на актуальні норми та роз’яснення ДПС.

Що таке РРО/ПРРО та хто зобов’язаний їх застосовувати у 2025 році?

Реєстратор розрахункових операцій (РРО) — це пристрій або програмно-технічний комплекс, який реєструє розрахункові операції при продажу товарів чи наданні послуг. Програмний РРО (ПРРО) — це спеціальне програмне забезпечення, яке може бути встановлене на будь-який гаджет і виконує ті ж функції, що і класичний касовий апарат.

Загалом, РРО для ФОП є обов’язковим для підприємців 2–4 груп єдиного податку та для ФОП на загальній системі оподаткування, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів або наданні послуг. Однак Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (№ 265) передбачає низку важливих винятків.

Законодавче підґрунтя: ключові норми Закону № 265

Основним документом, що регулює використання РРО/ПРРО, є Закон № 265. Саме його положення, зокрема стаття 9 та стаття 10, визначають випадки, коли суб’єкти господарювання, включаючи ФОП, звільняються від обов’язкового застосування касових апаратів. Важливо також стежити за актуальними індивідуальними податковими консультаціями (ІПК) ДПС, які роз’яснюють окремі аспекти застосування законодавства.

Важливі зміни у 2025 році: нові вимоги до фіскальних чеків

Критично важливо! З 1 березня 2025 року набули чинності нові вимоги до форми та змісту фіскальних чеків, затверджені Наказом Міністерства фінансів України № 601. Усі ФОП, які використовують РРО/ПРРО, повинні були перелаштувати своє обладнання до цієї дати.

Штрафи за старі фіскальні чеки: використання фіскальних чеків старого зразка після 1 березня 2025 року карається штрафом у розмірі 100% суми, зазначеної в такому чеку за перше порушення, та 150 % за наступні. Для ФОП-спрощенців (неплатників ПДВ), які не торгують товарами-винятками, можуть застосовуватися знижені ставки 25%/50%.

Що потрібно зробити ФОП:

• Оновити програмне забезпечення ПРРО
• Перевірити відповідність чеків новим вимогам
• Звернутися до технічного адміністратора для налаштування

Це нововведення стосується всіх ФОП, які зобов’язані використовувати РРО, незалежно від групи оподаткування.

Коли ФОП може працювати без РРО у 2025 році: детальний розбір

Розглянемо конкретні ситуації, висвітлені ДПС та актуальні у 2025 році, коли ФОП має законне право не використовувати РРО/ПРРО.

Один із найпоширеніших способів отримання оплати без РРО — це прямий банківський переказ на поточний рахунок ФОП за реквізитами у форматі IBAN. Якщо клієнт самостійно ініціює платіж через систему інтернет-банкінгу (Приват24, Монобанк), здійснює оплату через касу банку або використовує термінал самообслуговування банку, такі операції вважаються банківськими, а не розрахунковими.

У цьому випадку РРО для ФОП не застосовується. Достатнім підтверджуючим документом буде банківська виписка, а для клієнта — квитанція банку. Це підтверджується численними роз’ясненнями ДПС та практикою застосування.

Ключова умова: оплата повинна відбуватися виключно через банківські системи без участі платіжних посередників у момент ініціації платежу клієнтом.

Увага: інтернет-еквайринг та IBAN-еквайринг — тут РРО потрібен!

Слід чітко розрізняти прямий банківський переказ на IBAN та ситуації з використанням платіжних кнопок на сайті, QR-кодів або послуг інтернет-еквайрингу (hutko, LiqPay, WayForPay, Fondy).

Для продажу товарів: навіть якщо кошти зараховуються на IBAN ФОПа, але платіж ініційовано через такі сервіси, це розрахункова операція, що потребує фіскалізації через РРО/ПРРО.

Для спрощення дотримання цих вимог деякі платіжні сервіси пропонують комплексні рішення. Наприклад, hutko має вбудоване нативне ПРРО, яке автоматично формує фіскальні чеки при кожній транзакції, що позбавляє підприємця необхідності окремо налаштовувати РРО та платіжну систему.

Для дистанційних послуг: існує виняток за пунктом 14 статті 9 Закону № 265. Якщо послуги надаються виключно дистанційно без можливості визначити фізичне місце розрахунку (онлайн-консультації, цифрові продукти), то РРО може бути не потрібен навіть при оплаті через сервіси переказу коштів типу LiqPay.

Оплата через небанківські установи: обов’язковий фіскальний чек

Якщо оплата за товари чи послуги надходить через небанківські фінансові установи та їхні платіжні системи (EasyPay, City24, iBox, НоваПей), така операція вважається розрахунковою. Відповідно, ФОП зобов’язаний видати фіскальний чек через РРО/ПРРО.

Важливо розуміти: статус установи (банківська чи небанківська) має вирішальне значення для визначення необхідності застосування касового апарату ФОП.

Відео на тему: Перекази з картки на картку: нові правила у 2025 році!

 

Зарахування коштів на картку ФОП: розбираємо нюанси

Поширена практика серед ФОП — надавати покупцеві номер своєї підприємницької картки для оплати. Тут діють наступні правила:

Коли РРО не потрібен:

• Клієнт самостійно здійснює переказ зі свого рахунку на IBAN ФОП через банківські сервіси
• Оплата відбувається як звичайний банківський переказ між рахунками

Коли РРО обов’язковий:

• Оплата на картку ФОП відбувається через еквайринг (POS-термінал, інтернет-еквайринг)
• Клієнт вводить дані своєї картки для оплати на картку ФОП
• Використовується будь-який вид карткового еквайрингу

Навіть якщо картка прив’язана до поточного рахунку ФОП у форматі IBAN, спосіб ініціації та проведення платежу має вирішальне значення. Роз’яснення ДПС вказують, що отримання оплати на транзитний рахунок банку часто свідчить про еквайрингову операцію.

Післяплата через Укрпошту: коли чек видає поштовий оператор

Ситуація з післяплатою при відправці товарів через Укрпошту має свою специфіку. Якщо ФОП відправляє товар, а Укрпошта приймає готівку чи картку від покупця і потім перераховує кошти на рахунок ФОП, то РРО/ПРРО з боку ФОП не потрібен.

У цьому випадку працівник Укрпошти видає фіскальний чек покупцеві на свої послуги (переказ коштів та доставку), а не на товар від імені ФОП. Укрпошта виступає як фінансовий агент, що проводить розрахункову операцію за умови, що кошти надходять на розрахунковий рахунок ФОП.

Важливе застереження: це правило діє виключно для Укрпошти. При використанні інших служб доставки (Нова Пошта, Інтайм) ФОП зобов’язаний використовувати РРО та видавати фіскальний чек на товар.

Надання дистанційних послуг: виняток для онлайн-бізнесу

Для ФОП, які надають послуги виключно дистанційно без фізичного контакту з клієнтом, існує важливий виняток. Згідно з пунктом 14 статті 9 Закону № 265, РРО/ПРРО не застосовуються при розрахунках за послуги, якщо вони надаються виключно за допомогою засобів дистанційного зв’язку.

До таких послуг належать:

• Онлайн-консультації (юридичні, бухгалтерські, психологічні)
• Розробка програмного забезпечення, веб-дизайн
• Надання доступу до навчальних курсів, вебінарів
• Обробка даних та інші подібні послуги через інтернет

Важливо: продаж товарів онлайн та РРО — виняток не діє!

Вищезгаданий виняток стосується виключно послуг. Продаж товарів (фізичних чи цифрових) через інтернет під цей виняток не підпадає. Якщо ФОП продає товари онлайн і приймає оплати картками або через платіжні системи, застосування РРО/ПРРО є обов’язковим.

Особливості для різних груп ФОП

ФОП 1 групи єдиного податку мають найбільше свободи — вони можуть не застосовувати РРО навіть при роботі з готівкою, за винятком торгівлі:

• Підакцизними товарами
• Лікарськими засобами та виробами медичного призначення
• Ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів
• Технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту

ФОП 2–4 груп повинні використовувати РРО при будь-яких розрахункових операціях, крім випадків, прямо передбачених законом. Для них діють пільгові умови штрафів до 31 липня 2025 року: 25 % за перше порушення та 50 % за повторне, але тільки для ФОП-платників єдиного податку, які не є платниками ПДВ.

Критично важливо: знижені штрафи НЕ діють при торгівлі підакцизними товарами, технічно складними товарами, лікарськими засобами, виробами медичного призначення та ювелірними виробами.

Детальніше про нову систему контролю ДПС та як правильно реагувати на запити податкової читайте у нашій статті: «Лист щастя» від податкової за інтернет-продажі: як діяти у 2025 році.

Висновок

Розуміння того, коли ФОП може працювати без РРО у 2025 році, є ключовим для законного ведення бізнесу. Основними випадками є отримання оплат через банківські системи на IBAN без платіжних посередників, отримання післяплати від Укрпошти та надання суто дистанційних послуг з оплатою через електронні засоби.

Водночас будь-яка оплата готівкою, платіжною карткою через POS-термінал, через небанківські системи або інтернет-еквайринг при продажу товарів вимагає застосування РРО/ПРРО. Рекомендуємо ФОП ретельно аналізувати кожен спосіб приймання платежів та в разі сумнівів звертатися за консультацією до ДПС або кваліфікованих фахівців.

Потребуєте детальної консультації щодо застосування РРО/ПРРО саме для вашого бізнесу? Наші податкові адвокати готові надати допомогу, звертайтеся для отримання індивідуального плану дій →

Часті запитання ФОП щодо роботи без РРО