ФОП для івент-менеджера: КВЕД, вибір групи оподаткування та робота з РРО

Індустрія організації подій стабілізувалась в Україні з початку повномасштабного вторгнення — від приватних аніматорів на дитячі свята до професійних івент-агенцій, що координують масштабні корпоративи та конференції. Якщо ви вирішили легалізувати свій бізнес у сфері івент-менеджменту, вам потрібно розібратися у нюансах реєстрації ФОП, виборі правильних кодів діяльності та системи оподаткування. У цій статті детально розглянемо всі аспекти відкриття ФОП для організаторів свят, ведучих, аніматорів та івент-агенцій.

Основний КВЕДи для івент-організатора

Перше, з чого слід почати — це визначення основного виду економічної діяльності, який найточніше описує вашу роботу.

93.29 — Організування інших видів відпочинку та розваг

Це базовий та найуніверсальніший код для всіх, хто працює у сфері організації заходів:

• Планування та координація свят (весілля, дні народження, ювілеї, хрестини)
• Організація корпоративних івентів
• Проведення дитячих свят з аніматорами
• Координація тематичних вечірок та розважальних подій
• Організація приватних заходів будь-якого формату

Цей КВЕД покриває широкий спектр діяльності івент-менеджера і є обов’язковим для більшості організаторів подій.

Додаткові основні КВЕД для івент-бізнесу:

82.30 — Організування конгресів і торговельних виставок

Якщо ви спеціалізуєтеся на бізнес-івентах, конференціях, форумах, виставках, презентаціях продуктів.

79.90 — Надання інших послуг бронювання та пов’язана з цим діяльність

Для координаторів, які займаються бронюванням локацій, кейтерингу, артистів для клієнтів.

90.01 — Театральна та концертна діяльність

Підходить для організаторів концертів, шоу-програм, театральних вистав. Увага: заборонено використовувати для організації гастрольних заходів (це окремий вид діяльності з додатковими вимогами).

90.03 — Індивідуальна мистецька діяльність

Для аніматорів, ведучих, артистів, які виступають особисто та надають творчі послуги.

96.09 — Надання інших індивідуальних послуг, н.в.і.у.

Універсальний код для різноманітних персоналізованих послуг у сфері розваг та організації заходів.

93.19 — Інша діяльність у сфері спорту

Якщо організовуєте спортивні івенти, забіги, турніри, змагання.

Розширений пакет КВЕДів для професійного івент-менеджера

Для створення контенту та документування подій:

74.20 — Діяльність у сфері фотографії

Якщо надаєте послуги фотозйомки на заходах або координуєте фотографів.

59.11 — Виробництво кіно- та відеофільмів, телевізійних програм

Для створення професійного відеоконтенту з подій, aftermovie, кліпів для YouTube, TikTok.

59.12 — Компонування кіно- та відеофільмів, телевізійних програм

Якщо займаєтеся монтажем відео з івентів, створюєте онлайн-трансляції заходів.

Для дизайну та оформлення:

74.10 — Спеціалізована діяльність із дизайну

Створення візуальної концепції івентів, дизайн декорацій, флористичні композиції, оформлення локацій.

82.92 — Пакування

Якщо створюєте фірмові подарункові набори, упаковку для гостей, welcome-боксі.

Для промоції та маркетингу:

73.11 — Рекламні агентства

Якщо займаєтеся просуванням подій у соцмережах, створюєте рекламні кампанії.

73.12 — Посередництво в розміщенні реклами в засобах масової інформації

Для організаторів, які розміщують рекламу івентів у медіа.

63.11 — Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах

Якщо ведете сайт івент-агенції, блог про організацію заходів.

63.12 — Веб-портали

Для складних онлайн-платформ з бронюванням послуг, каталогами івентів.

Для логістики та технічного забезпечення:

49.41 — Вантажний автомобільний транспорт

Якщо організовуєте доставку декорацій, обладнання, реквізиту на локації.

53.20 — Інша поштова та кур’єрська діяльність

Для кур’єрських послуг доставки запрошень, подарунків, матеріалів. Увага: заборонено надавати класичні поштові послуги, дозволена тільки кур’єрська доставка.

Для освітньої діяльності:

85.59 — Інші види освіти, н.в.і.у.

Якщо проводите майстер-класи, тренінги для майбутніх івент-менеджерів, навчальні курси.

Для продажу супутніх товарів:

47.19 — Інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах

Продаж товарів для свят через стаціонарну точку.

47.91 — Роздрібна торгівля через інтернет або поштою

Онлайн-продаж декору, запрошень, святкових аксесуарів.

47.78 — Роздрібна торгівля іншими товарами в спеціалізованих магазинах

Спеціалізований магазин товарів для свят та івентів.

46.90 — Неспеціалізована оптова торгівля

Якщо продаєте декор та аксесуари оптом іншим організаторам або магазинам.

Важлива інформація:

Податкове законодавство України не обмежує кількість КВЕД для ФОП на спрощеній системі. Ви можете зареєструвати всі перелічені коди одразу, що дасть максимальну гнучкість у веденні бізнесу.

Рекомендований мінімальний набір для старту:

1. 93.29 — організація відпочинку та розваг
2. 82.30 — організація конгресів та виставок
3. 74.20 — фотографія
4. 74.10 — дизайн
5. 96.09 — індивідуальні послуги

Вибір групи оподаткування: 2 чи 3 група

Це найважливіше стратегічне рішення, яке визначає ваші можливості роботи з різними типами клієнтів.

Друга група спрощеної системи: для роботи з приватними клієнтами

Характеристики:

• Клієнти: тільки фізичні особи та інші ФОП на спрощеній системі
• Категорично заборонено: надання послуг юридичним особам (ТОВ, АТ тощо) на загальній системі
• Ліміт річного доходу: до 6 672 000 грн (у 2025 році), до 7 211 598 грн (у 2026 році)
• Єдиний податок: фіксована ставка до 1 600 грн на місяць (2025), до 1 729,40 грн (2026)
• ЄСВ: близько 1 760 грн на місяць (2025), близько 1 902,34 грн (2026)
• Військовий збір: 800 грн (2025),  864,70 (2026) на місяць

Кому підходить:

Приватним аніматорам, ведучим, організаторам дитячих свят, які працюють виключно з батьками (фізичними особами) або іншими ФОП-організаторами як субпідрядники.

Переваги:

• Мінімальне та передбачуване податкове навантаження
• Прості звітність та облік
• Фіксовані платежі незалежно від доходу

Критичне обмеження:

Якщо отримаєте замовлення від компанії на корпоратив — доведеться відмовитися або ризикувати втратою статусу спрощенця з оподаткуванням доходу за ставкою 15%.

Третя група спрощеної системи: універсальний варіант для бізнесу

Характеристики:

• Клієнти: фізичні особи, ФОП, юридичні особи, іноземні компанії — БЕЗ ОБМЕЖЕНЬ
• Ліміт річного доходу: до 9 336 000 грн (у 2025 році), до 10 091 049 грн (у 2026 році)
• Єдиний податок: 5% від фактичного доходу (або 3% якщо платник ПДВ)
• ЄСВ: за квартал – 5280 грн (2025), 5707,02 (2026)
• Військовий збір: 1% від доходу

Кому підходить:

Професійним івент-агенціям, організаторам корпоративних подій, ведучим конференцій, координаторам виставок — всім, хто працює або планує працювати з бізнесом.

Переваги:

• Можливість працювати з будь-якими клієнтами
• Вищий ліміт доходу для масштабування
• Престижність для корпоративних замовників
• Можливість виходу на міжнародний ринок

Недоліки:

• Вищі податки при високих доходах
• Трохи складніша звітність

Наша рекомендація:

Якщо ви тільки починаєте як аніматор на дитячі свята і працюєте виключно з батьками — можна стартувати з другої групи. Але для 90% івент-організаторів оптимальна третя група, оскільки корпоративний сегмент приносить найбільші чеки та стабільні замовлення. Крім того, перехід між групами можливий тільки з початку нового календарного року, що може створити проблеми при появі корпоративного клієнта посеред року.

Чи потрібен РРО (касовий апарат) для івент-менеджера

Питання застосування реєстраторів розрахункових операцій залежить від способу отримання оплати.

Випадок 1: Безготівкова оплата на IBAN-рахунок — РРО НЕ ПОТРІБЕН

Якщо ваші клієнти сплачують за послуги шляхом банківського переказу безпосередньо на ваш підприємницький рахунок (надаєте їм IBAN), ви автоматично звільняєтеся від обов’язку видавати фіскальний чек.

Випадок 2: Оплата через сервіси переказу коштів — РРО НЕ ПОТРІБЕН

Для сфери послуг (до якої належить івент-менеджмент) дозволено приймати кошти без застосування програмних РРО, якщо клієнти сплачують через:

• Сервіси онлайн-оплати (WayForPay, LiqPay)
• Переказ на ФОП-картку (ключ-карта підприємця)
• Платіжні посилання
• QR-коди для оплати

Випадок 3: Готівка або POS-термінал — РРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ

Ви зобов’язані надавати фіскальний чек замовнику тільки якщо:

• Отримуєте оплату готівкою (клієнт віддає вам готівкові гроші особисто)
• Приймаєте оплату через POS-термінал банку (клієнт розраховується карткою через термінал)

У цих випадках потрібен класичний РРО або ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій).

Практична порада:

Щоб уникнути необхідності встановлювати РРО, просто завжди надавайте клієнтам реквізити для безготівкового переказу або посилання на онлайн-оплату. Це легально, зручно і економить витрати на касовий апарат.

Первинні документи для роботи з клієнтами

Робота з фізичними особами (приватні клієнти)

Мінімально необхідні документи:

• Договір на надання послуг (бажано, але не обов’язково для невеликих замовлень)
• Акт наданих послуг після проведення івенту
• Розписка або квитанція про отримання коштів (якщо оплата готівкою)

Робота з юридичними особами (корпоративні клієнти)

Обов’язкові документи до початку співпраці:

• Договір на надання послуг з організації заходу
• Комерційна пропозиція або тендерна документація (за потреби)

Після виконання послуги:

• Рахунок-фактура (виставляється для оплати, якщо не було передоплати)
• Акт виконаних робіт (послуг) у день виконання або наступного дня
• Специфікація до акту з детальним переліком наданих послуг

Додаткові документи:

• Технічне завдання або бриф від замовника
• Фотозвіт з івенту (підтверджує факт виконання)
• Накладні на передачу реквізиту або матеріалів (якщо є)

Важливо для юрособ:

Компанії дуже щепетильні до первинної документації. Без правильно оформлених договору та акту вони не зможуть включити ваші послуги до своїх витрат, що створить проблеми з оплатою.

Практичні поради для ФОП-івент організатора

Ось декілька порад, щоб ваш бізнес на старті не зазнав поразки, а навпаки приростав!

Порада 1: Завжди укладайте договори

Навіть якщо клієнт “свій” або замовлення невелике. Договір захищає обидві сторони та чітко визначає обсяг послуг, вартість, строки та відповідальність.

Порада 2: Вимагайте передоплату

Стандартна практика в івент-індустрії — передоплата 30-50% для резервування дати та початку підготовки. Це захищає вас від несумлінних клієнтів та покриває первинні витрати.

Порада 3: Ведіть детальний облік витрат

Навіть на спрощеній системі корисно фіксувати всі витрати на кожен проєкт: оренда, декор, виконавці, кейтеринг. Це допоможе аналізувати рентабельність та правильно формувати ціни.

Порада 4: Будуйте репутацію через кейси

Створюйте портфоліо з кожного проведеного івенту: фото, відео, відгуки клієнтів. Це найкращий маркетинговий інструмент для залучення нових замовників.

Порада 5: Страхуйте великі івенти

Для дорогих корпоративних заходів або весіль розгляньте можливість страхування відповідальності організатора. Це захистить вас від фінансових втрат у разі форс-мажору.

Ключові висновки

Івент-менеджмент — це динамічна та творча індустрія з високим потенціалом заробітку, особливо в корпоративному сегменті. Правильне оформлення ФОП дозволить легально працювати, будувати довгострокові відносини з клієнтами та отримувати соціальні гарантії через сплату ЄСВ.

Ключові висновки:

1. Третя група оптимальна для більшості: вона дає свободу працювати з будь-якими клієнтами, що критично важливо в івент-бізнесі, де корпоративні замовлення приносять основний дохід.

2. КВЕД необмежені: реєструйте всі потрібні коди одразу — від основного 93.29 до додаткових для фото, відео, дизайну, логістики.

3. РРО потрібен: тільки при отриманні оплати готівкою; при безготівковій оплаті або через онлайн-сервіси касовий апарат не обов’язковий, що економить витрати.

4. Документообіг з юрособами критичний: договір + рахунок + акт — обов’язковий мінімум для роботи з корпоративними клієнтами.

5. Професійний підхід окупається: якісне портфоліо, правильні документи, системний облік та легальний статус підвищують довіру клієнтів та дозволяють працювати з преміум-сегментом за вищими цінами.

Якщо ви готові перетворити своє захоплення організацією свят на офіційний та прибутковий бізнес — реєстрація ФОП стане першим кроком до побудови успішної івент-агенції або кар’єри професійного організатора подій.

Потрібна допомога в реєстрації ФОП, підготовці договорів або консультація щодо оподаткування для івент-бізнесу? Експерти YANKIV готові надати професійну підтримку на всіх етапах!