ФОП для канцтоварів: податки, вибір групи та облік товару
Продаж канцелярських товарів залишається стабільним та прибутковим бізнесом в Україні. Попит на канцтовари формують офіси, школи, університети та приватні покупці. Розберемо детально, як правильно оформити ФОП для торгівлі канцелярією, які податки платити та як організувати облік.
Вибір системи оподаткування та групи ФОП
Для торгівлі канцтоварами підходять дві групи єдиного податку:
2 група ФОП — оптимальний вибір для початківців та невеликих магазинів:
- Річний дохід: 6 672 000 грн (2025), 7 211 598 грн (2026)
- Ставка єдиного податку: 1600 грн (2025), 1 729,40 грн (2026) – сплата за місяць
- ЄСВ: 1760 грн (2025), 1 902,34 грн (2026) – сплата за місяць
- Без ПДВ
- Можна працювати з юридичними особами
- До 10 найманих працівників
3 група ФОП — для масштабного бізнесу:
- Річний дохід: 9 336 000 грн (2025), 10 091 049 грн (2026)
- Ставка податку: 5% від доходу (3% для платників ПДВ)
- ЄСВ: 1760 грн (2025), 1 902,34 грн (2026) – сплата за квартал
- Можливість роботи з ПДВ при перевищенні 1 млн грн доходу
- Необмежена кількість працівників
- Без обмежень на роботу з юрособами
Загальна система оподаткування для канцтоварів невигідна через високі ставки податків: 18% податку на прибуток + 5% військового збору + ЄСВ.
Чи є обмеження в контрагентах для ФОП 2 групи читайте в статті: “З ким не може працювати ФОП 2 групи? Обмеження та рішення!”
Правильний вибір КВЕД для канцтоварів
Основні КВЕД для торгівлі канцелярією:
47.62 — Роздрібна торгівля газетами та канцелярськими товарами в спеціалізованих магазинах. Підходить для фізичних магазинів канцтоварів.
46.49 — Оптова торгівля іншими товарами господарського призначення. Необхідний для роботи з корпоративними клієнтами та офісами.
47.91 — Роздрібна торгівля через інтернет. Обов’язковий для онлайн-продажів через сайт, соцмережі, маркетплейси.
Додаткові КВЕД для розширення діяльності:
53.20 — Інша поштова та кур’єрська діяльність. Потрібен при організації власної доставки.
82.92 — Пакування. Актуальний для створення подарункових наборів канцелярії, корпоративних комплектів.
73.11 — Рекламні агентства. Для легального просування товару та маркетингових активностей.
Податкове законодавство не обмежує кількість КВЕД для ФОП, тому можна вказати всі потенційно необхідні види діяльності при реєстрації.
Облік товару: від закупівлі до реалізації
Документальне оформлення закупівель
При закупівлі канцтоварів у постачальників необхідно отримувати:
- Накладні з детальним переліком товарів
- Чеки або квитанції при готівкових розрахунках
- Акти приймання-передачі товару
- Рахунки-фактури від постачальників
Всі первинні документи зберігаються протягом 3 років для податкової перевірки.
Товарний облік
Організація обліку товарних запасів включає:
- Прибуткові накладні — фіксують надходження товару на склад із зазначенням кількості, ціни закупівлі, загальної вартості.
- Інвентаризаційні описи — проводяться щоквартально або щомісяця для контролю залишків.
- Книга обліку товарів — ведеться в електронному або паперовому вигляді з фіксацією руху кожної позиції.
- Видаткові накладні — оформлюються при продажу товару оптовим покупцям.
Облік доходів
ФОП на спрощеній системі ведуть Книгу обліку доходів, куди щоденно вносять:
- Суму виручки за день
- Номери фіскальних чеків РРО
- Надходження на розрахунковий рахунок
- Готівкові надходження
Для 3 групи з ПДВ додатково ведеться облік податкових накладних, ведення обліку та витрат за державним шаблоном.
Якщо ви – ФОП 3 групи, який працює з іноземними контрагентами, вам знадобиться інвойс. Дізнайтесь більше про інвойс в нашому магазині документів!
РРО для торгівлі канцтоварами
РРО обов’язковий при:
- Продажу товарів за готівку фізичним особам
- Прийомі оплати банківськими картками в магазині
- Роботі через маркетплейси з фізособами
РРО не потрібен, якщо:
- Працюєте виключно за безготівковим розрахунком з юрособами та ФОП
- Продаєте товар з доставкою та оплатою на розрахунковий рахунок
Кожен продаж повинен супроводжуватися фіскальним чеком з обов’язковими реквізитами. Як заповнювати фіскальний чек читайте в підбірці нижче!
Висновки
Бізнес з продажу канцтоварів на ФОП може бути прибутковим при правильній організації обліку та дотриманні податкового законодавства. Ключові фактори успіху: вибір оптимальної системи оподаткування, налагодження обліку товарних запасів, використання сучасних РРО-рішень та постійний контроль за змінами в законодавстві.
Для детальної консультації щодо відкриття ФОП для канцелярського бізнесу, оптимізації оподаткування або аутсорсингу бухгалтерії звертайтесь до експертів YANKIV!
