ФОП і працівники: обмеження та оформлення трудових відносин. Частина 1

Часто настає етап коли ваш бізнес, як у статусі фізичної особи – підприємця (ФОП), зростає або ви обираєте напрям діяльності, що потребує додаткових рук. Тут закономірно постає питання: чи має ФОП право наймати працівників і з чого почати цей процес? В цій статті поговоримо про ФОП і працівники: оформлення трудових відносин!

Насправді найм працівників – це не лише можливість делегувати частину обов’язків, а й відповідальність перед законом та державними органами. Необхідно враховувати вимоги трудового законодавства, оформлення договорів, подання повідомлень до податкової та своєчасну сплату податків і внесків. Якщо ви плануєте розвивати бізнес системно, без “сірих” схем і штрафів, – варто знати, що необхідно зробити,  ще до того, як працівник приступить до роботи та що робити далі. То ж давайте розбиратися в цьому.

Чи може ФОП використовувати працю найманих осіб у своїй діяльності?

Не кожен ФОП може дозволити собі використовувати працю найманих працівників у своїй діяльності. Законодавство чітко встановлює обмеження залежно від системи оподаткування субʼєкта господарювання:

• ФОПи на 1 та 4 групі ЄП не можуть використовувати працю найманих осіб у своїй діяльності.
• ФОП на 2 групі може одночасно перебувати у трудових відносинах з найманими особами в кількості, що не перевищує 10 осіб. Причому для другої групи кількість працівників рахується саме за кількістю фізичних осіб, а не за ставками. Тобто, навіть якщо особа працює на 0,25 чи 0,5 ставки або працює за сумісництвом, вона все одно рахується як один найманий працівник.
• ФОП на 3 групі чи на загальній системі оподаткування, так само як і юридичні особи можуть використовувати найману працю без обмеження щодо кількості працівників чи ставок.

Проте, для всіх ФОП яким дозволено використовувати працю найманих осіб діє правило обовʼязкового працевлаштування особи з інвалідністю. Відповідно до Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні», роботодавці повинні виконувати норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю, а саме:

– якщо в роботодавця працює від 8 до 25 осіб, одне робоче місце має бути для людини з інвалідністю,

– якщо кількість працівників більша 25, то таких працівників має бути мінімум 4% від загальної кількості.

Наприклад, якщо в субʼєкта господарювання в штаті перебуває 45 найманих працівників, серед них обовʼязково мають бути дві особи з інвалідністю, щоб не порушувати вимог закону.

Зверніть увагу! При розрахунку загальної кількості працівників, до загальної кількості осіб що перебувають у трудових відносинах з субʼєктом господарювання, не враховуються наймані працівники які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами або у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею передбаченого законодавством віку, а також працівники, призвані на військову службу під час мобілізації, на період дії воєнного стану чи особливого періоду.

ФОП і працівники: оформлення трудових відносин

Під час залучення працівника до роботи важливо обрати правильну форму співпраці, їх може бути дві, – трудова форма співпраці (офіційне працевлаштування) або цивільно-правова (співпраця на основі укладеного договору). Неправильний вибір форми співпраці може призвести до штрафів за порушення трудового законодавства, тому цей вибір має бути зваженим і юридично обґрунтованим.

Насамперед варто визначити мету залучення людини до роботи. Якщо вам потрібна допомога для виконання разового завдання, наприклад створення вебсайту, монтаж вітрини чи встановлення дверей Вам не потрібно обов’язково укладати трудовий договір та приймати людину на роботу. У такому випадку доречно оформити цивільно-правовий договір (ЦПД), за яким ви виплачуєте винагороду за результат конкретно виконаної роботи або наданої послуги. При цьому виконавець не входить до штату найманих працівників, а виконує завдання самостійно, без підпорядкування вам як роботодавцю.

Однак, якщо людина виконує систематичну роботу, працює за графіком, надає послуги особисто, отримує регулярну оплату та підпорядковується вам у процесі – це вже ознаки трудових відносин. У такому випадку необхідно укласти трудовий договір, подати повідомлення до податкової про прийняття працівника та правильно оформити усі необхідні документи.

Важливо: контролюючі органи перевіряють фактичний характер відносин, а не назву договору. Якщо ЦПД використовується для маскування трудових відносин, це розцінюється як порушення законодавства з відповідними штрафами. Тож краще звернутися до фахівців які допоможуть обрати спосіб залучення найманої робочої сили та допоможуть з правильним складанням документів та договорів.

Отже, ключовим критерієм вибору форми співпраці є суть і регулярність виконуваної роботи, ступінь контролю та включеність працівника в бізнес-процеси.

Покроковий алгоритм оформлення трудових відносин з працівником

Алгоритм оформлення трудових відносин ФОП-роботодавця з найманим працівником регулюється Кодексом законів про працю. Першим кроком у ньому є отримання необхідних документів від працівника.

Для офіційного оформлення працівника на роботу необхідно отримати від нього наступні документи:

• Копію паспорта або інший документ, що посвідчує особу. Для іноземців це може бути посвідка на постійне або тимчасове проживання;
• Копію реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП);
• трудову книжка (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• дві фотокартки;
• заяву працівника про прийняття на роботу (подається на ім’я роботодавця).

У деяких випадках від працівника може знадобитися також:

• документ про освіту – якщо для виконання посадових обов’язків потрібно мати відповідну кваліфікацію (наприклад, для роботи електриком чи зварювальником);
• довідка про стан здоров’я – якщо це передбачено вимогами до посади (наприклад, для роботи охоронцем, кухаром чи водієм).

Зверніть увагу: документи про освіту та медичні довідки подаються лише за потреби, тобто якщо посада, на яку приймається працівник, передбачає спеціальні вимоги.

Додатково зазначу, що у випадку наявності у працівника паперової трудової книжки, після заповнення вона повертається працівнику та зберігається у нього, ФОПи як субʼєкти господарювання не зберігають трудових книжок своїх працівників. За вимогою працівника ФОП-роботодавець вносить до трудової книжки записи про прийняття, переведення, звільнення працівника відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту й Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58.

Після того, як всі документи від працівника були отримані, можна переходити до наступного, в оформлені трудових відносин кроку, а саме укладання трудового договору з працівником.

Формати договорів ФОП з працівником

Договір можна укласти як у письмовій формі, так і усній. У мирний, довоєнний час у письмовій формі трудовий договір обов’язоково повинен був укладатися  у наступних випадках:

• Вимога працівника укласти трудовий договір у письмовій формі;
• Комплексний, організований набір працівників на підприємство;
• Робота чи посада працівника передбачає роботу в районах із специфічними природніми умовами або в умовах високого ризику для здоров’я працівників (зокрема це можуть бути радіоактивно забруднені території, тощо).
• У випадку оформлення працівника на визначений часовий період 9строковий трудовий договір).
• При прийнятті на роботу неповнолітнього працівника.
• У випадках коли роботодавцем є ФОП.
• У випадках підписання трудового договору з працівниками, які перебувають на альтернативній службі;
• У випадках прийняття працівника на дистанційну чи віддалену форму роботи.

Проте, на період дії воєнного стану відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.

Тобто у період дії воєнного стану ФОП може не укладати письмовий трудовий договір, але після припинення чи скасування воєнного стану ФОП має укласти письмові трудові договори зі всіма найманими працівниками які працювали без їх оформлення.

Ми не рекомендуємо користуватися цією пільгою, та за можливості укладати трудові договори. Укладений письмовий трудовий договір дозволить вам чітко зафіксувати обсяг обов’язків працівника, умови праці, розмір оплати, режим роботи та інші важливі аспекти трудових відносин. Такий підхід захищає обидві сторони і дозволяє уникнути непорозумінь та правових ризиків у майбутньому. Більше того, звільнення від укладання трудових договорів носить тимчасовий характер, і обовʼязок укладати їх все одно виникне в майбутньому.

До речі, трудові договори можуть бути строковими або безстроковими. Строковий трудовий договір укладається на певний час або на час виконання конкретної роботи, а безстроковий – на невизначений час.

Варто зауважити, трудовий договір набирає чинності та починає працювати не після підписання з працівником, а після того, як Ви оформите офіційний наказ на підприємстві про прийняття на роботу працівника, а також після надсилання податковій повідомлення, про те, що Ви найняли працівника у штат.

Наказ про прийняття на роботу

Наступним важливим кроком в оформлені трудових відносин є  видання наказу про прийняття на роботу. Цей документ обов’язковий і прямо передбачений трудовим законодавством. У наказі необхідно зазначити:

• дату початку виконання працівником своїх обов’язків;
• підставу для прийняття (тобто укладений трудовий договір, або написану заяву працівника, якщо трудовий договір не укладається);
• посаду, на яку приймається працівник.

Важливо: дата наказу про прийняття на роботу має бути виданий, до початку виконання працівником своїх обовʼязків. Наприклад, якщо працівник починає працювати 17 липня 2025 року, наказ має бути виданий не пізніше 16 липня 2025 року.

Наступною дією є  повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу. Це повідомлення подається до тієї податкової, у якій ФОП, або Ваше підприємство перебуває на обліку та у яку сплачує податки. Щодо того, коли це повідомлення подається у податкову – то повідомити податкову потрібно аналогічно, як і з виданням наказу про прийняття працівника роботу, тобто до того, як працівник приступить до роботи.

Подавати це повідомлення Вам слід в режимі онлайн, за допомогою кабінету платника податків або інших онлайн сервісів, що дозволяють це зробити, наприклад Вчасно Звіт. Документ підписується електронно-цифровим підписом ФОП та відправляється у податкову. Як правило, прийняття документу податковою займає до 10 хвилин.

Завершальним етапом оформлення трудових відносин є ознайомлення працівника з локальними нормативними документами субʼєкта господарювання та організація його повноцінного входження в робочий процес.

Роботодавець зобовʼязаний показати працівнику його робоче місце, ознайомити з посадовими обовʼязками, розповісти про внутрішній трудовий розпорядок, та  провести  інструктаж з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Законодавство не передбачає обов’язкової форми ознайомлення працівника з локальними актами (наказами, правилами, положеннями тощо), відповідальність за організацію та належне ознайомлення працівника несе виключно роботодавець, саме тому важливо мати письмове підтвердження того, що працівник ознайомився з усіма необхідними документами. Це може бути документ довільної форми та зразка,  наприклад, розписка, відомість або акт ознайомлення.

Рекомендація: для уникнення спірних ситуацій у разі перевірки чи трудового конфлікту, доцільно створити уніфіковану форму “Листа ознайомлення”, де працівник підтверджує, що:

1. йому було роз’яснено його права та обов’язки;
2. він ознайомлений з посадовою інструкцією;
3. йому проведено інструктаж з охорони праці;
4. він ознайомлений з правилами внутрішнього трудового розпорядку, графіком роботи, правилами поведінки на робочому місці тощо.

Такий документ підписується обома сторонами та зберігається у кадрових документах. Його наявність забезпечить юридичний захист як самого роботодавця, так працівника, у випадку конфліктних ситуацій чи нещасних випадків.

Як заповнити повідомлення про прийняття працівника на роботу?

Повідомлення подається через електронний кабінет платника податків за формою F3001005. Дана форма містить велику кількість полів для заповнення, а також таблицю в яку вносяться дані про працівника. Загалом, заповнена форма має вигляд представлений на рисунку нижче:

Для коректного заповнення повідомлення необхідно вказати:

Рядок 1. Тип повідомлення:

Необхідно обрати із запропонованого переліку тип повідомлення.

• Початкове обирається у для первинної інформації про прийняття на роботу.
• Тип скасовуюче використовується при помилках у початковому повідомленні або якщо працівник не приступив до виконання трудових обовʼязків вчасно.

Рядок 2.  Дані роботодавця:

1. У випадку якщо роботодавцем є ФОП – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта
2. Якщо роботодавцем є юридична особа – код згідно з ЄДРПОУ;

Рядок 3. Вказується прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) фізособи-підприємця, що виступає роботодавцем.

Далі необхідно заповнити основну частину повідомлення, його табличну частину, яка складається з граф, а саме:

Графа 4 вказується порядковий номер запису.

Графа 5 «Категорія особи»  вказується код (цифра від 1 до 5) однієї з пʼяти наступних категорій:

1. наймані працівники за основним місцем роботи;
2. працівники за сумісництвом;
3. гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4. особи на підставі цивільно-правових договорів.
5. домашні працівники.

Графа 6 вказується податковий номер (РНОКПП) працівника. Зверніть увагу, що навіть якщо працівником є іноземець, для офіційного працевлаштування йому обовʼязково необхідно оформити податковий номер.

Графа 7 вказуємо унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, який вказується за наявності. Унікальний номер складається з 8 та 5 цифр, що розділені дефісом. Його вказують у біометричних документах – ID-картці або паспорті громадянина України для виїзду за кордон. Якщо у працівника немає такого номера, то графу 7 не заповнюємо.

Графа 8 вказується прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) найманого працівника.

Графа 9 «Громадянство» вказуємо «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства або «1» для громадян України.

Графі 10 – вказуємо номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу, який видали при прийняті працівника на роботу. У разі повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника ця графа не заповнюється, оскільки при прийнятті на роботу домашніх працівників укладається лише письмовий трудовий договір, а наказ чи розпорядження не видається.

Графа 11 –  вказуємо дату видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу. При інформуванні про домашнього працівника необхідно вказати дату укладення трудового договору з цим працівником.

Графі 12 –  вказуємо дату початку роботи, це може бути день що іде після подання самого повідомлення, та визначений в наказі про прийняття працівника на роботу.

Рядок 13 вказуємо дату заповнення та подання повідомлення.

Крім того, у повідомленні вказуємо податкові номери та власне ім’я та прізвище керівника та за наявності головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку (рядки 14 та 15).

Щоб подати повідомлення про прийняття працівника на роботу швидко, та з покроковою інструкцією, рекомендуємо скористатися сервісом «Вчасно Звіт». Він дозволяє легко оформлювати такі повідомлення, подавати податкову звітність та автоматизує процес ведення бухгалтерії для ФОП чи підприємства.

Інші кадрові документи які необхідно оформити при прийняті на роботу працівників?

Як випливає зі змісту статті 29 Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний не лише інформувати працівника про умови праці, а й мати у своєму розпорядженні певний перелік кадрових і внутрішніх документів, які регламентують трудові відносини. Це стосується і фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю.

До обов’язкових документів про які розповідали вище належать:

• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• трудові договори з працівниками;
• посадові (робочі) інструкції, що визначають функціонал і відповідальність працівника;
• журнали реєстрації інструктажів з охорони праці, пожежної безпеки, виробничої санітарії тощо;
• локальні документи, які частково або повністю замінюють колективний договір, якщо він не укладений (наприклад, положення про оплату праці, преміювання, надання відпусток тощо).

Проте ФОПи, як і інші суб’єкт трудового права, зобов’язані вести й інші кадрові документи, які підтверджують належне оформлення та організацію трудових відносин. До таких документів належать:

• штатний розпис, навіть якщо у штаті лише кілька працівників;
• графік щорічних відпусток;
• табель обліку робочого часу, що фіксує фактичне відпрацювання робочих днів та годин;
• відомості про виплату заробітної плати;
• накази з кадрових питань (прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо);
• журнал реєстрації наказів, у якому фіксується кожен виданий кадровий документ.

Серед додаткових, але рекомендованих документів, варто зазначити особову картку працівника (типова форма № П-2). Ведення цієї форми не є обов’язковим для ФОП, однак її використання значно спрощує кадровий облік.

Рекомендація: навіть якщо штат невеликий, варто мати чітко структуровану систему кадрового обліку, за потреби зверніться до фахівців які чітко визначать які з кадрових документів необхідні у вашому випадку, та допоможуть правильно їх скласти. Це не лише зменшує ризики під час перевірок, а й забезпечує юридичний захист роботодавця в разі виникнення трудових спорів.

Якщо Ви вирішили самостійно розібратися в тонкощах оформлення працівників, і Вам потрібен якісний комплект документів для правильного оформлення працівника, то Ви можете знайти та завантажити його в нашому інтернет-магазині документів!

Алгоритм працевлаштування за цивільно-правовим договором

При укладенні цивільно-правового договору (ЦПД), на відміну від трудового, Вам не потрібно отримувати заяви та документів від майбутнього працівника, видавати наказу про прийняття працівника на роботу, та подавати повідомлення до податкової служби про оформлення трудових відносин. Все що необхідно сторонам, це підписати  письмовий договір підряду або договір про надання послуг, де основним є результат роботи (наприклад, готовий сайт, встановлені двері тощо), а не сам процес  виконання роботи чи надання послуги.

Оплата виконується після завершення роботи й оформлюється актом приймання-передачі. Сума винагороди встановлюється договором і не залежить від розміру мінімальної зарплати.

При цьому особа, яка працює за ЦПД:

• не має права на оплачувану відпустку, компенсацію за невикористані дні відпустки чи лікарняні, як це передбачено для працівників за трудовим договором;
• проте вона має право на виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та допомогу при вагітності та пологах (за умови сплати ЄСВ, оплата якого з 2025 року стала обовʼязковою для ФОП та само зайнятих осіб).

Важливо: Цивільно-правовий договір укладається для виконання конкретної роботи або послуги, а після досягнення результату та підписання акту приймання-передачі, договір вважається виконаним і припиняє свою дію.

Висновки

Прийняття працівника на роботу – це клопіткий процес, який вимагає детального аналізу ситуації, врахування як юридичних нюансів, так і практичних аспектів організації бізнесу. Перш ніж наймати людину, слід чітко розуміти:

• який саме обсяг робіт має виконуватись і чи буде він разовим чи систематичним;
• чи виправдане укладання трудового договору, чи можливо кращим варіантом буде укладання цивільно-правового договору;
• яка група ЄП у ФОП і чи дозволяє вона використовувати найману працю;
• які кадрові документи та облік потрібно буде вести після офіційного оформлення працівника;
• чи має працівник відповідну кваліфікацію, та чи потрібні додаткові документи (наприклад, медична довідка або диплом);
• чи є вільні вакансії, враховуючи обмеження на кількість працівників для деяких систем оподаткування.

Оформлення працівника – це не лише підписання договору, а повноцінний юридичний процес: подача повідомлення до податкової, видача наказу, організація робочого місця, проведення інструктажів, ознайомлення з внутрішніми документами, правильний кадровий облік.

Помилки або легковажне ставлення до цього процесу можуть спричинити штрафи, спори з працівниками, а в окремих випадках – проблеми з податковою чи Держпраці.

Тож важливо не лише дотриматися мінімальних вимог законодавства, а й організувати процес найму так, щоб він був зручним, прозорим і вигідним для обох сторін – і для роботодавця, і для працівника.

У другій частині статті докладно зупинимось на звітності, яку необхідно подавати при роботі з найманими працівниками та податковому навантажені при використанні найманої праці. Розглянемо також порядок припинення трудових відносин і відповідальність за порушення законодавства у сфері праці.