ФОП і працівники: звітність, податки та відповідальність. Частина 2

Оформлення працівника – це лише початок відповідальності ФОП-роботодавця. Про це ми писали в першій частині статті! Після того, як ви правильно оформили трудові відносини, подали повідомлення до податкової та ознайомили працівника з внутрішніми документами, розпочинається етап постійних зобов’язань, які триватимуть весь період співпраці.

ФОП і працівники: звітність, податки та припинення трудових відносин – це ключові аспекти, які потребують детального розуміння. Щомісячна звітність, нарахування заробітної плати, сплата податків та внесків вимагають системного підходу та точності у виконанні. Кожна помилка у звітності може коштувати 1020-2040 грн штрафу, а неоформлений працівник – до 80 000 грн санкцій.

Важливо також розуміти правила припинення трудових відносин, оскільки неправильне звільнення може призвести до трудових спорів та додаткових витрат. У другій частині розглянемо практичні аспекти ведення кадрового обліку, податкові зобов’язання роботодавця та алгоритми завершення співпраці без правових ризиків.

Звітність за найманих працівників

ФОП з найманими працівниками в Україні має подавати комплексну звітність до податкової служби. З 1 січня 2025 року (якщо не відбудеться змін у законодавстві) це здійснюється щомісяця. Подають звітність протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця. Тобто звітність за липень необхідно подати до 20 серпня, за серпень до 20 вересня, і так кожного місяця

Офіційна назва звітності Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі в тексті  – Податковий розрахунок). Часто таку звітність називають обʼєднаною звітністю, адже вона складається із декількох додатків які необхідно заповнити роботодавцеві.

Податковий розрахунок складається із власне Податкового розрахунку (вступна частина + таблиця) та шести додатків.

Роботодавці, зокрема, заповнюють та подають:

1. Додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам)»;
2. Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»;
3. Додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби»; Цей додаток подається при необхідності внесення інформації про прийняття чи звільнення працівника.

В деяких випадках у звітність можуть включатися і інші додатки, як наприклад Додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Загалом подання звітності можна розділити на такі етапи:

Етап 1 Підготовка даних для подання звітності

Для заповнення звітності роботодавець повинен мати повну та актуальну інформацію щодо кожного працівника. Серед визначеної інформації необхідна наявність даних про період, у якому працівник фактично виконував свої обов’язки, розмір нарахованої заробітної плати, утримані й сплачені суми податків. Також слід враховувати будь-які зміни у трудових відносинах. Це може бути початок або припинення роботи, направлення на військову службу, відпустку чи інші обставини, що впливають на звітні показники.

Етап 2 Заповнення звіту

На другому етапі слід перейти безпосередньо до заповнення звітності. Основним документом є Податковий розрахунок, до якого обов’язково додаються окремі додатки. Зокрема, формується додаток Д1, що містить інформацію про нараховану заробітну плату працівникам та суми єдиного соціального внеску, які нараховуються на ці виплати. Далі готується додаток 4ДФ, у якому вказуються суми податку на доходи фізичних осіб і військового збору, які були утримані та сплачені з нарахованого доходу. Також заповнюється додаток Д5 – саме він відображає зміну статусу трудових відносин: прийняття на роботу, звільнення або інші кадрові події, включаючи проходження працівником військової служби.

За необхідності додаються й інші форми, якщо цього вимагає специфіка діяльності або зміни у складі працівників. Усі дані повинні бути точними, достовірними й відповідати первинній документації, оскільки це впливає на коректність обліку стажу, нарахувань і податкових зобов’язань.

Етап 3 Подання звітності

Після того як кожен з додатків заповнено, його необхідно підписати та надіслати для опрацювання податківцями, лише після того як колір звіту в кабінеті платника податків буде зеленим, і Ви отримаєте квитанцію №2 про прийняття звітності, можна буде вважати що звітність подано.

Кожен із додатків до Податкового розрахунку, так само як і повідомлення про прийняття працівника на роботу, містить рядки та графи, які потрібно ретельно заповнювати. Інформація вноситься на підставі фактично відпрацьованого працівником часу, нарахованої заробітної плати, утриманих податків, сплаченого ЄСВ та інших показників, що відображають реальний перебіг трудових відносин. Точність та повнота цих даних мають ключове значення для правильного обліку страхового стажу, податкових зобов’язань і відсутності претензій з боку контролюючих органів.

Як видно з самого складу звітності, звітність за працівників це великий багатосторінковий документ заповнення якого передбачає використання багатьох додаткових знань в галузі бухгалтерського обліку. Таким чином найкращим рішенням в цій ситуації є доручити подання звітності професіоналам, або використовувати сервіси які спрощують подання такої звітності.

Наприклад, сервіс «Вчасно.Звіт» допомагає автоматизувати подання цього звіту таким чином, що потрібно буде заповнити всього декілька полів і звіт автоматично згенерується, за тою ж формою що і в кабінеті платника податків, а це значно спрощує подання звітності.

Що буде якщо звітність не подавати, подавати не вчасно чи заповнювати некоректно?

Якщо Податковий розрахунок не подано, подано із запізненням, не в повному обсязі, з недостовірними даними або з помилками, ви можете бути притягнутими до відповідальності. Так до вас можуть застосувати штраф в розмірі 1020 грн за перше порушення, та 2040 грн – якщо протягом календарного року платник вже штрафувався за таке саме порушення.

Важливо: штраф нараховується один раз за кожне порушення (за неподання конкретного Податкового розрахунку, чи подання з помилками), а не множиться за кожну помилку в ньому.

Проте звертаю вашу увагу, що на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати податкову звітність штрафи не застосовують.

Тобто роботодавець, який  через обставини, пов’язані з воєнним станом в Україні, не мав можливості своєчасно виконати податкові обов’язки (сплата податків, подання звітності),  звільняється від передбаченої ПКУ відповідальності, проте протягом шести місяців після скасування воєнного стану уся звітність ним має бути подана.

Нарахування та виплата заробітної плати, сплата податків за найманих працівників

Цілком закономірно, що наймані ФОПом працівники мають право на виплату їм заробітньої плати. На них поширюються всі гарантії в оплаті праці, що встановлює законодавство. ФОП самотужки встановлює розмір оплати праці своїм працівникам. Але не має права виплачувати менше ніж розмір мінімальної зарплати (МЗП) ( у 2025 році це 8000 грн в місяць) за відпрацьовану норму часу.

Якщо працівник відпрацював неповний місяць, заробітну плату йому нараховують пропорційно фактично відпрацьованому часу. Щоб розрахувати фактичний розмір заробітної плати посадовий оклад ділять на кількість робочих днів у місяці й множать на кількість фактично відпрацьованих днів.

Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 22 травня 2025 року з зарплатою 8000 грн, то його посадовий оклад за цей місяць склав 2580, 65 грн. Він розраховувався за формулою наступною формулою: (8000/31)*10, де 10 кількість фактично відпрацьованих днів.

Варто зазначити, що ФОПи-роботодавці часто встановлюють однаковий оклад для всіх працівників на рівні МЗП, що також є порушенням законодавства. Винагорода за працю повинна відповідати кваліфікації, складності, відповідальності та умовам виконання робіт (ст. 96 КЗпП, ст. 6 Закону про оплату праці). Так, наприклад,  зарплата кухаря та його помічника не може бути вставленою для обидвох на рівні МЗП, оскільки обовʼязки які вони виконують кардинально відрізняються.

Що робити, якщо день виплати припадає на вихідний?

Якщо день виплати зарплати припадає на календарний вихідний чи неробочий день, то виплату заробітної плати необхідно здійснити напередодні.

Приклад:
Працівника прийнято 10 червня 2025 року, дні виплат – 22 і 6 числа:

• 22 червня – неділя, отже зарплату слід було виплатити 20 червня (п’ятниця);
• 6 липня – неділя, тому виплату треба було здійснити 4 липня (п’ятниця).

Що стосується форми виплати, то зарплату можна виплачувати: готівкою, або на картковий рахунок (зарплатний проєкт або звичайний рахунок за реквізитами працівника).

Обраний спосіб виплати слід передбачити у колективному договорі, положенні про оплату праці або у відповідному наказі роботодавця (ФОПа).

Документальним підтвердженням виплати заробітної плати на карткові рахунки є платіжна інструкція, а також банківська виписка або відомість на виплату, сформована банком у межах зарплатного проєкту. У випадку виплати заробітної плати готівкою виплату необхідно оформити видатковим касовим ордером за формою з додатка 4 до Положення № 148 або відомістю на виплату готівки за формою з додатка 1 до того ж Положення.

Що стосується податкового навантаження, то за найманого працівника ФОП сплачує такі податки та збори:

Із зарплати утримуються:

• податок на доходи фізичних осіб (18%);
• військовий збір (5 %);

Звертаю вашу увагу, до грудня 2024 року розмір цього податку становив 1,5%, тож, якщо ви використовуєте працю найманих осіб давно, перегляньте чи коректний розмір податку утримується та сплачується.

На зарплату додатково нараховується:

• ЄСВ (22%) – це внесок до Пенсійного фонду України.

Тобто якщо взяти для розрахунку зарплату працівника, що працює за основним місцем роботи, у розмірі 12 000 грн. розрахунок буде наступним:

• із зарплати віднімаються ПДФО (18%) та військовий збір (5%) та працівник отримує «на руки» 9 240 грн. (12 000 грн. – 2160 грн. – 600 грн.);
• на зарплату нараховується та сплачується роботодавцем за працівника ЄСВ у розмірі 2640 грн. (12 000 грн. * 22%).

Загалом роботодавець сплачує 14 640.00 грн.

У випадку, якщо працівник працює неповний робочий день або отримує заробітну плату в розмірі, нижчому за мінімальну (у випадку роботи за сумісництвом чи не на повну ставку), роботодавець все одно зобов’язаний нараховувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ) не менше, ніж від мінімальної заробітної плати, встановленої законом.

При цьому податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір утримуються із фактично нарахованої заробітної плати, навіть якщо вона менша за мінімальну.

Приклад 1:

Працівник працює на 0,5 ставки, і його нарахована зарплата за місяць становить 4500 грн.

• із зарплати віднімаються ПДФО (18%) та військовий збір (5%) та працівник отримує «на руки» 3465 грн. (4500 грн – 810 грн – 225 грн);
• на зарплату нараховується та сплачується роботодавцем за працівника ЄСВ у розмірі 1760 грн. (8 000 грн (МЗП) * 22%).

Загалом роботодавець сплачує 6260.00 грн.

Якщо працівник не відпрацював повний місяць (прийнятий не з першого числа та не звільнений останнім числом) – у такому разі ЄСВ рахується виходячи з розміру зарплати, нарахованої за відпрацьований час (тобто, тут не потрібно здійснювати доплату до мінімального ЄСВ). ПДФО та військовий збір так само вираховуються від суми нарахованої зарплати.

Приклад 2:

Працівника прийнято на роботу з 13 червня 2025 року, і за відпрацьовані дні йому нараховано 6400 грн.

• із зарплати віднімаються ПДФО (18%) та військовий збір (5%) та працівник отримує «на руки» 4928 грн (6400 грн – 1152 грн. – 320 грн);
• на зарплату нараховується та сплачується роботодавцем за працівника ЄСВ у розмірі 1408 грн. (6400 грн. * 22%).

Загалом роботодавець сплачує 7 508.00 грн.

Що стосується сплати податків за працівників що є особами з інвалідністю, то ЄСВ для ФОП (платника ЄП), в яких працюють особи з інвалідністю, встановлюється у розмірі 8,41 % для працюючих осіб з інвалідністю. (ч. 13 ст. 8 ЗУ «Про ЄСВ») Її ви застосовуєте, коли нараховуєте таким працівникам зарплату, лікарняні, декретні й інші виплати.

Зверніть увагу, що у випадку укладання ЦПД договорів, обовʼязок подавати звітність та сплачувати податки у роботодавця залишається.

Розірвання трудових відносин

Як фізична особа-підприємець, що наймає працівників, ви стикаєтесь з тими ж правилами трудового законодавства, що й великі компанії. Розірвання трудових відносин – це відповідальний процес, що вимагає чіткого розуміння норм Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Найкомфортніший варіант для обох сторін – це припинення трудових відносин за угодою сторін. У цьому випадку ви та ваш працівник досягаєте взаємної згоди щодо дати звільнення та всіх умов.

Це дозволяє уникнути конфліктів та непорозумінь. Просто зафіксуйте домовленість у заяві працівника з проханням звільнити його за угодою сторін і видайте відповідний наказ.

Як діяти якщо працівник хоче звільнитися?

Кожен працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням. Зазвичай, він має попередити вас про це письмово надавши відповідну заяву за два тижні до фактичного припинення трудових відносин, та відпрацювати ці два тижні.

Це дає вам час знайти нового фахівця або перерозподілити обов’язки між іншими фахівцями, та видати відповідні накази про розірвання трудових відносин та перерозподіл обовʼязків

Існують також ситуації, коли працівник може вимагати звільнення раніше, ніж через два тижні після повідомлення роботодавця. Такий варіант найчастіше повʼязаний з неможливістю продовжувати роботу, наприклад, переїзд, вступ до навчального закладу, необхідність догляду за родичами чи вихід на пенсію.

Також, якщо ви як роботодавець порушуєте законодавство про працю, колективний чи трудовий договір (наприклад, затримуєте зарплату), працівник також має право звільнитися у вказаний ним строк.

Чи можна звільнити працівника з ініціативи роботодавця?

Звільнення працівника з ініціативи роботодавця – це складніша процедура, що вимагає особливої уваги до деталей та дотримання законодавства. Підстави для такого звільнення чітко визначені КЗпП.

Ви можете звільнити працівника, якщо відбуваються зміни в організації виробництва та праці. Це може бути, наприклад, скорочення штату через оптимізацію бізнесу або повна ліквідація вашої підприємницької діяльності. У цих випадках необхідно письмово повідомити працівника про звільнення за два місяці та, за можливості, запропонувати йому іншу роботу на вашому підприємстві.

Іншою підставою для звільнення може бути невідповідність працівника займаній посаді через недостатню кваліфікацію або стан здоров’я, що перешкоджає виконанню його обов’язків. Це має бути підтверджено документально – наприклад, актами про невиконання роботи або медичними висновками.

Також якщо працівник систематично не виконує свої трудові обов’язки без поважних причин, і до нього вже застосовувалися дисциплінарні стягнення (догана), ви також маєте право його звільнити. Грубими порушеннями, що можуть призвести до негайного звільнення, є прогули (відсутність на роботі понад три години без поважних причин), поява на роботі в нетверезому стані або у стані наркотичного/токсичного сп’яніння, а також розкрадання майна, проте щоб звільнення було законним дані факти мають бути оформленими документально, а також має бути виданий відповідний наказ на звільнення з причини, наприклад, прогулів.

З-поміж цих підстав, виділяється також норма, наведена в п. 10 ст. 40 КЗпП, відповідно до якої ФОП-роботодавець може розірвати трудовий договір з найманим працівником у випадку призову або мобілізації ФОП під час особливого періоду. При звільненні працівника за цією підставою трудове законодавство не зобов’язує ФОП-роботодавця попереджати працівника заздалегідь про звільнення та виплачувати йому вихідну допомогу.

Інші підстави припинення трудових відносин.

Окрім вищезгаданих, існують й інші підстави для припинення трудового договору, наприклад:

• Закінчення строку договору, якщо він був строковим.
• Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством або від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці.
• Смерть працівника.

Загалом, незалежно від підстави звільнення, процедура припинення трудових відносин обовʼязково  має включати наступні кроки:

1. Підстава припинення трудових відносин, це може бути заява працівника, ваш наказ про скорочення, акт про прогул тощо.
2. Видача відповідного наказу на звільнення, де обов’язково зазначається підстава з посиланням на статтю КЗпП. Радимо ознайомлювати працівника з таким наказом, та засвідчити даний факт підписом працівникка.
3. Наступним етапом є остаточний розрахунок, у день звільнення ви зобов’язані виплатити працівнику всі належні йому суми: заробітну плату, компенсацію за невикористані відпустки, вихідну допомогу (якщо вона передбачена).
4. Заключним є етап заповнення трудової книжки у випадку якщо вона ведеться.

Відповідальність за порушення при використанні найманої робочої сили

Ми вже розглянули ключові питання щодо легального оформлення працівників, звітності та податкових зобов’язань. Тепер настав час перейти до найнеприємнішого – наслідків, які чекають на роботодавця у разі використання праці без офіційного оформлення. А такі наслідки можуть виявитися доволі серйозними – йдеться про суттєві штрафні санкції.

Відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю, за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), роботодавці несуть відповідальність у вигляді штрафу у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення. (Нагадую, що станом на 2025 рік розмір мінімальної заробітної плати становить 8000 тисяч гривень).

Якщо вас оштрафували, та протягом двох років знову виявили факт допуску працівника на роботу на підприємстві без належного оформлення, то штраф буде вже не 80 000 гривень, а у розмірі 30 мінімальних зарплат, тобто – 240 000 гривень.

Накладати цей штраф уповноважені органи Держпраці (ч. 4 ст. 265 КЗпП) відповідно до Порядку накладення штрафів за порушення законодавства про працю та зайнятість населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2013 № 509.

Проте тут є суттєвий нюанс, Якщо ви є ФОПом на спрощеній системі оподаткування, то за перше виявлене порушення щодо неоформленого працівника – до Вас застосують спочатку попередження, а потім вже будуть штрафувати. Якщо говорити про підприємства на загальній системі оподаткування чи юридичні особи – то вищезазначені штрафи будуть застосовувати одразу, без попередження.

Окрім цього, якщо ви не подали повідомлення про прийняття працівника на роботу, про яке ми говорили в попередній частині – то по відношенню до вас також можуть застосувати фінансовий штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати, тобто 8000 гривень.

Також, що стосується відсутності іншої кадрові документації, про яку йшлося в першій частині, то відсутність цієї документації може бути розцінена як порушення інших вимог законодавства про працю передбачений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (наразі це 8000 грн).

Окремо звертаю вашу увагу, що трудовий кодекс та кодекс законів про працю не передбачає можливості неоформленого стажування чи окремої процедури для випробувального терміну, тож якщо вам необхідно прийняти працівника на випробувальний термін, зазначте про це в трудовому договорі, та оформіть трудові відносини повністю за алгоритмом.

Ще один аспект трудових відносин за який можна отримати чималий штраф це порушення нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю. Невиконання роботодавцем встановленого законодавством нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю тягне за собою застосування адміністративно-господарських санкцій, для суб’єктів господарської діяльності з кількістю працівників від 8 до 15 осіб, це половина середньої річної заробітної плати усіх працівників, для суб’єктів господарської діяльності з кількістю працівників понад 15 осіб – середня річна заробітна плата за кожне незайняте робоче місце, призначене для працевлаштування особи з інвалідністю.

Що стосується оплати податків, то несвоєчасна сплата податків за найманих працівників тягне за собою нарахування пені за кожен день прострочення, а також нарахування штрафних санкцій.

За порушення термінів сплати ЄСВ передбачено штраф у розмірі 20% від несвоєчасно сплаченої суми – згідно п. 2 ч. 11 ст. 25 Закону від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №2464).

Крім того, за порушення порядку нарахування, обчислення і строків сплати ЄСВ посадові особи платників ЄСВ несуть адміністративну відповідальність – згідно абз. 2 част. 1 ст.26 Закону №2464.

Несплата або несвоєчасна сплата ЄСВ, у сумі більш як триста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (5100 грн) тягне за собою накладення штрафу від 80 до 120 нмдг (1360-2040 грн).

Несвоєчасна сплата ПДФО та ВЗ тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 10% суми податку, що підлягає перерахуванню в бюджет – згідно з пунктом 125-1.1 ПКУ.

Ті самі дії, вчинені умисно, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету – згідно з пунктом 125-1.1 ПКУ.

Більше того, за несвоєчасну оплату податків можуть притягнути до адміністративної чи навіть кримінальної відповідальності.

Висновки

ФОП і працівники: звітність, податки та відповідальність – це комплексна тема, яка вимагає від підприємця не лише бухгалтерських знань, а й розуміння великої юридичної відповідальності. Щомісячне подання звітності, точне ведення кадрового обліку, своєчасна сплата податків і дотримання вимог трудового законодавства це не варіант, а обов’язок. При цьому кожна помилка чи недогляд це не просто технічний збій, а ризик реальних фінансових санкцій, конфліктів із працівниками чи перевірок від контролюючих органів.

Заробітна плата має виплачуватись не рідше двох разів на місяць, і в повному обсязі, із дотриманням норм щодо мінімального рівня. ЄСВ, ПДФО та військовий збір це ті обов’язкові платежі, які лягають на плечі роботодавця і не підлягають обговоренню. Навіть якщо працівник працює на півставки або звільняється посеред місяця – це все має бути точно враховано в розрахунках.

Оформлення працівника починається задовго до підписання договору і не закінчується у день його звільнення. Це складний процес, де важливо врахувати, чи маєте право взагалі брати працівників (наприклад, для ФОП на 1 групі – це заборонено), чи відповідає особа вакансії, чи правильно оформлено всі документи. А отже потрібен порядок і системність, інакше навіть один невірно поданий звіт або пропущене повідомлення про прийняття може обернутися штрафом у кілька десятків тисяч гривень.

Особливо небезпечним є використання неоформленої праці. Один працівник без договору, і штраф у 80 тисяч гривень стає реальністю. А за повторне порушення ще більше. Ба більше, наявність нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю або особливі умови при звільненні через мобілізацію, усе це те, про що часто забувають ФОПи, але за що можуть відповідати в повному обсязі, як і великі компанії.

У підсумку, робота з працівниками це зона, де не можна діяти “на око”. Тут усе має бути прозоро, чітко й відповідально. Найкраще рішення – або самостійно заглибитися у всі тонкощі трудового і податкового законодавства, або передати ведення цього процесу професіоналу. Інакше дрібні порушення можуть перетворитись на великі проблеми.