ФОП з найманими працівниками: графік відпусток 2026 та які відпустки перейдуть на наступний рік

Кінець року — час планувати відпочинок працівників. Роботодавці повинні затвердити графік відпусток на 2026 рік, а працівникам варто знати, які невикористані дні відпустки вони зможуть забрати з собою в новий рік, а які «згорять».

Хто і коли складає графік відпусток 2026

Графік відпусток — обов’язковий документ для кожного роботодавця. Це передбачено статтею 10 Закону України «Про відпустки» та статтею 79 Кодексу законів про працю. Складати його повинні всі без винятку: і великі підприємства, і ФОП з одним-двома найманими працівниками.

Зазвичай підготовкою графіка займається відділ кадрів або інша особа, відповідальна за кадрову документацію. Керівники структурних підрозділів допомагають зібрати інформацію від працівників про бажані періоди відпочинку.

Строки затвердження графіка на 2026 рік:

За загальним правилом графік має бути готовий не пізніше 5 січня 2026 року. Однак якщо хтось із працівників планує відпустку з 1 січня, графік потрібно затвердити до 17 грудня 2025 року. Причина — роботодавець зобов’язаний попередити працівника про початок відпустки за два тижні.

Що має містити графік відпусток

Затвердженої форми графіка немає — його складають у довільному вигляді. Однак документ має відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020 до організаційно-розпорядчої документації.

Основні пункти графіка:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• структурний підрозділ і посада;
• вид відпустки;
• період, за який вона надається;
• місяць або конкретні дати початку та закінчення;
• тривалість у календарних днях;
• примітка для можливих змін.

До графіка обов’язково вносять щорічні відпустки. Інші види — соціальну відпустку на дітей, додаткову відпустку учасникам бойових дій — можна додати за бажанням роботодавця. А от відпустки, які неможливо спланувати заздалегідь (наприклад, навчальні), до графіка не включають.

П’ять кроків до затвердження графіка

Крок перший — керівник видає наказ про початок підготовки графіка. У наказі визначають відповідальних осіб, строки збору інформації та дату подання готового документа.

Крок другий — узгодження періодів відпусток. Працівники обирають бажані дати та погоджують їх із безпосереднім керівником. При цьому враховують інтереси виробництва, особисті побажання працівників та можливості для відпочинку. Не забувайте: певні категорії працівників мають право на відпустку у зручний для них час.

Крок третій — безпосереднє складання графіка на основі зібраної інформації.

Крок четвертий — погодження та затвердження. Графік обов’язково погоджують із профспілкою. Якщо профспілки немає — з особою, уповноваженою трудовим колективом. Затвердити документ можна двома способами: накладанням грифа затвердження керівником або окремим наказом.

Крок п’ятий — ознайомлення працівників. Закон вимагає довести графік до відома всіх. Найкраще робити це письмово — через окремий лист-ознайомлення або передбачити графу для підписів у самому графіку.

Важливо: підпис працівника в графіку не замінює обов’язкового повідомлення про конкретну дату початку відпустки за два тижні.

Відповідальність за відсутність графіка

Відсутність графіка відпусток розцінюється як порушення трудового законодавства. Штраф — одна мінімальна зарплата на момент виявлення порушення. У 2026 році це 8 647 гривень.

Однак під час воєнного стану діє пом’якшення: якщо роботодавець виконає припис та усуне порушення у встановлений строк, фінансові санкції не застосовують.

Які відпустки перейдуть у 2026

Щорічні відпустки — переходять без обмежень. Право на них не втрачається, навіть якщо працівник не використав дні за попередні роки. Строку давності немає. У 2026 році можна взяти невикористані дні за 2025, 2024, 2023 роки і навіть раніше. При звільненні всі накопичені дні підлягають грошовій компенсації.

Однак під час воєнного стану є особливість: роботодавець може надати понад 24 календарних дні щорічної відпустки без збереження зарплати. Невикористані дні понад цей ліміт переносяться на період після закінчення воєнного стану.

Соціальна відпустка на дітей — також переходить на наступний рік. Ця відпустка надається за календарний рік і становить 10 або 17 днів залежно від підстав. Якщо працівниця не скористалася нею у 2025 році, з 1 січня 2026 року вона матиме право на подвійну тривалість: дні за 2025 рік плюс дні за 2026 рік. При звільненні невикористані дні компенсуються.

Які відпустки не перейдуть у 2026

Додаткова відпустка учасникам бойових дій — не переноситься. Її тривалість 14 календарних днів, і вона надається тільки за поточний календарний рік. Якщо працівник не використав цю відпустку у 2025 році, у 2026 він зможе взяти лише дні за новий рік. При звільненні компенсація не виплачується.

Якщо відпустка розпочинається в грудні 2025 року та закінчується в січні 2026 року — її зарахують як відпустку за 2025 рік. Тому учасникам бойових дій варто поспішити скористатися своїм правом до кінця року.

«Чорнобильська» відпустка — також не переноситься. Тривалість 16 календарних днів, право на неї зникає, якщо працівник не скористався відпусткою у поточному році.

Навчальна відпустка — не накопичується і не переноситься. Її надають на підставі довідки-виклику з навчального закладу, і використати потрібно у встановлені строки.

Підсумок

Графік відпусток на 2026 рік має бути затверджений до 5 січня, а якщо хтось іде у відпустку з 1 січня — до 17 грудня 2025 року. Документ обов’язковий для всіх роботодавців, включаючи ФОП із найманими працівниками. Форма довільна, але графік потрібно погодити з профспілкою та ознайомити працівників під підпис.

Щорічні відпустки та соціальна відпустка на дітей переходять у новий рік без обмежень. А от додаткова відпустка учасникам бойових дій, «чорнобильська» та навчальна відпустки «згорають» — їх потрібно використати до кінця 2025 року.