Форма обліку товарних запасів: коли її пред’явити ДПС, щоб уникнути штрафу

Як ФОП потрапив на 667 тисяч за один візит податківців

Магазин у Ковелі. Технічно складна побутова техніка з гарантійним ремонтом. ФОП на спрощеній системі, друга група, у Єдиному реєстрі з 2018 року. КВЕД 47.19 — інша роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах. На той момент усе виглядало як типова провінційна точка.

02 лютого 2024 року сюди прийшли інспектори ГУ ДПС у Волинській області з наказом про фактичну перевірку. Привід — інформація з баз СОД РРО про те, що за весь січень 2024 року по цій точці не було жодних даних про розрахункові операції. Цього виявилось достатньо для візиту.

Перевірка зафіксувала дві проблеми. Перша — операції на 34 782 грн пройшли через банківський термінал ще до приходу інспекторів, але фіскалізували їх через ПРРО заднім числом, у проміжок з 18:47 до 18:54 — тобто вже після пред’явлення наказу о 18:44. Друга — на момент початку перевірки в торговій точці взагалі не лежали документи на товар з полиць. Залишки техніки на 632 939 грн опинились без жодного супровідного паперу.

Підсумок: ППР від 12 березня 2024 року на 667 221 грн. Львівський окружний адмінсуд позов відхилив, Восьмий апеляційний — рішення підтримав, Верховний Суд — касаційну скаргу залишив без задоволення. Три інстанції — однакова відповідь.

Що саме повинен показати ФОП на початку фактичної перевірки

В основі — пункт 12 статті 3 Закону №265/95-ВР про застосування РРО. Він зобов’язує суб’єктів господарювання вести облік товарних запасів і пред’явити інспекторам документи на початок перевірки. Деталі — у Порядку, затвердженому наказом Мінфіну №496 від 03 вересня 2021 року, який регулює, що саме входить у «облік товарних запасів» для ФОП, у тому числі для платників єдиного податку.

За Порядком №496 пакет документів виглядає так:

• Форма ведення обліку товарних запасів — обов’язковий документ за затвердженою формою з додатку до Порядку. У неї ФОП постійно вносить інформацію про надходження й вибуття товарів у хронологічному порядку
• Первинні документи — опис залишків товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні чеки, товарні чеки та інші документи з реквізитами, які дозволяють ідентифікувати постачальника, отримувача, дату, найменування, кількість і вартість товару

Закон вимагає, щоб усе це зберігалось безпосередньо в місці продажу — до моменту, поки остання одиниця товару з відповідного первинного документа не буде продана. Інспектор приходить, показує наказ, направлення і службове посвідчення — і має право отримати документи прямо на касі. Або від самого ФОП, або від продавця за прилавком. Електронну форму обліку на вимогу потрібно вивести на екран так, щоб інспектор зміг переглянути та скопіювати її.

Чому «донесу пізніше» не рятує від штрафу

Підприємець у справі №380/14185/24 саме так і вчинив. Те, що в нього вимагали 02 лютого, він надіслав 06 лютого — тобто до закінчення перевірки, але через чотири доби після її початку. У касаційній скарзі він посилався на стару практику Верховного Суду: мовляв, платник податків має право подавати документи протягом усієї перевірки і навіть після неї — до прийняття рішення за результатами.

ВС цю аргументацію розбив на дві частини. По-перше, нагадав про зміни до законодавства, що набрали чинності 01 січня 2022 року: до цієї дати документи дійсно можна було надати в будь-який момент протягом перевірки, а з 01 січня 2022 року — лише на початок. По-друге, пояснив, що цитована позивачем практика стосувалась документальних перевірок, а не фактичних. Це принципово різні режими, і висновки з однієї категорії на іншу не переносяться. Окремо ВС послався на власну постанову у справі №580/4890/23, де прямо зазначив, що документи, надані разом із запереченнями на акт, не звільняють від відповідальності за ненадання їх у строк під час самого контрольного заходу.

Висновок для практики такий. Момент, коли інспектор вручив вам наказ і направлення, — і є та сама точка «на початок перевірки». Папери, що з’являються після цього, не зараховуються у строк виконання обов’язку за пунктом 12 статті 3 Закону №265.

Відео на тему: ⁉️ Як податкова обирає кого перевіряти? Чому перевірка прийде саме до Вас?

Винятки: коли копії й електронні документи замість оригіналів

Порядок №496 враховує, що не у всіх ФОП оригінали лежать на касі — і дає на цей випадок робочий механізм. Пункт 11 розділу II Порядку дозволяє показати інспектору копії первинних документів, а оригінали — донести до завершення перевірки за потреби. Електронну форму обліку на вимогу потрібно вивести на екран у форматі, який дозволяє і перегляд, і копіювання.

Простіше кажучи, відсутність оригіналу за касою сама собою не вмикає штраф. Але цей механізм працює тільки тоді, коли з самого початку є що показати — копія, скрін з електронної форми, файл у бухгалтерській програмі з доступом з робочого комп’ютера продавця. У справі №380/14185/24 о 18:44 не було ні того, ні іншого. Це й відрізняє цю історію від ситуації, де ФОП тримає на касі ноутбук з 1С, а оригінали договорів — у юристів.

Кого з ФОП-єдинників стосується обов’язок вести форму обліку

Стаття 20 Закону №265/95-ВР містить виняток для частини спрощенців: вимоги до обліку товарних запасів не поширюються на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ. Звучить як полегшення для майже всіх дрібних підприємців. Але в нормі є зворотний прийом — три категорії товарів, на які виняток уже не діє.

Форма обліку залишається обов’язковою, якщо ФОП-єдинник без ПДВ торгує:

• технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту
• лікарськими засобами та виробами медичного призначення
• ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння

ФОП зі справи №380/14185/24 потрапив у першу категорію — продавав техніку з гарантійним ремонтом. Тому загальний виняток для єдинників на нього не поширювався, а Порядок №496 діяв у повному обсязі. Якщо ваш магазин працює в одному з цих трьох сегментів, система обліку має бути такою ж серйозною, як у юридичної особи на загальній системі.

Які штрафи загрожують ФОП за порушення

У цій справі контролюючий орган застосував дві окремі санкції за двома різними статтями того ж Закону №265/95-ВР. Перша — пункт 1 статті 17 — за непроведення розрахункових операцій через ПРРО та невидачу розрахункового документа покупцю. Розмір — 100% вартості проданих з порушеннями товарів за перше порушення, 150% — за кожне наступне. У цій ситуації штраф склав 34 782 грн — рівно ту суму, яку ФОП фіскалізував заднім числом після появи інспекторів.

Друга — стаття 20 Закону №265/95-ВР — за ненадання документів, що підтверджують облік товарів у місці продажу. Тут штраф дорівнює вартості необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів. Залишки на 632 939 грн без супровідних документів дали штраф у тій самій сумі. Дві санкції разом — 667 221 грн, які ВС у касаційному перегляді залишив у силі.

ВС окремо підкреслив, що ненадання документів на початок перевірки є самостійною підставою для штрафу за статтею 20. Тобто навіть якщо облік фактично ведеться, але інспектору ви його не показали вчасно — санкція все одно настає. Аналогічна позиція — у постановах ВС у справах №420/12275/22, №300/2879/22 і №520/22949/24, на які касаційний суд послався в обґрунтуванні.

Як ФОП підготуватися до фактичної перевірки

Зі справи №380/14185/24 виходить просте правило: усе, що в момент перевірки знадобиться інспектору, має бути доступне в торговій точці без додаткових узгоджень з бухгалтером, юристом чи самим ФОП. Не «зараз зателефоную й вишлемо», а «ось, на касі, дивіться».

На практиці це означає такі рішення:

• форма обліку товарних запасів у паперовому або електронному вигляді — на касі або з прямим доступом з робочого комп’ютера продавця
• первинні документи на товар (або їхні копії чи електронні версії) — у тому ж місці, прив’язані до позицій на полицях
• працівник, який знає, де лежать ці папери, і має право показати їх інспектору без узгодження з кимось ще
• фіскалізація операцій через ПРРО в момент прийому платежу, а не «згрупую і проб’ю після обіду»

Кожен із цих пунктів — пряма проєкція того, що пішло не так у Ковелі 02 лютого 2024 року. ФОП мав і ПРРО, і договір комісії, і навіть форму обліку — але всі ці документи доїхали до контролюючого органу лише 06 лютого. До того моменту обидві штрафні санкції на 667 221 грн уже були юридично обґрунтованими.

Висновок

Якщо з постанови ВС у справі №380/14185/24 виокремити одну фразу — вона буде такою: форма обліку товарних запасів і первинка мають бути в торговій точці на момент, коли інспектор переступив поріг. Не в офісі, не на хмарному диску бухгалтера, не в дорозі. Тут, у форматі, який можна одразу пред’явити — папір, файл на ноутбуці, візуалізована електронна форма.

Жорстко? Так. Але передбачувано. З 01 січня 2022 року законодавець прямо переніс обов’язок «надати документи» з режиму «протягом перевірки» в режим «на її початок». Верховний Суд тепер послідовно цю норму застосовує. У випадку техніки з гарантійним ремонтом, ліків чи ювелірки ціна неготовності — це шестизначна сума штрафу, що дорівнює вартості всього залишку на полицях.

Якщо в магазині вже інспектори ДПС або на руках податкове повідомлення-рішення за результатами фактичної перевірки — кожна година працює проти вас. Адвокати команди YANKIV допоможуть вибудувати лінію захисту з огляду на актуальну практику Верховного Суду і конкретику вашої ситуації. Зв’язатись з нами →