Нова квартальна звітність ФОП за працівників: що робити, поки Мінфін не затвердив форму
З 1 січня 2026 року набули чинності зміни до Податкового кодексу, які стосуються звітності за найманих працівників. Але є проблема: звітувати вже потрібно, дедлайн — 11 травня, а нової форми звіту досі не існує. Тож, квартальна звітність ФОП за працівників — розбираємо ситуацію і пояснюємо, що робити прямо зараз!
Що змінилося з 1 січня 2026 року
Зміни розділили звітність за працівників на два різні режими залежно від форми ведення бізнесу.
Юридичні особи залишилися на щомісячній звітності — вони подають єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та військового збору протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Причина збереження місячного формату — бронювання працівників, яке потребує актуальних даних щомісяця.
ФОП з найманими працівниками переходять на квартальну звітність — 40 календарних днів після закінчення кварталу. Оскільки ФОП не мають права бронювати своїх працівників, щомісячна звітність для них втратила сенс, і законодавець вирішив спростити адміністративне навантаження.
Але варто пам’ятати: звітність — лише одна складова відповідальності роботодавця. За порушення трудового законодавства — неоформлених працівників, затримку зарплати, недопуск інспекторів — Держпраці накладає штрафи від 8 647 до 259 410 грн за кожного працівника.
Детально про всі 7 видів порушень і актуальні суми у 2026 році — в нашій статті «Штрафи за порушення трудового законодавства 2026».
У чому полягає проблема
На календарі вже початок квітня, а перший дедлайн — 10 травня 2026 року — наближається. При цьому Мінфін досі не затвердив нову квартальну форму звіту для ФОП. Навіть проєкту форми станом на зараз немає у відкритому доступі.
Деякі регіональні підрозділи ДПС вже поспішили видати роз’яснення: мовляв, не хвилюйтесь, подавайте поки місячні звіти за старою формою. Але це — хибна порада, і ось чому.
Чому не можна подавати місячні звіти
Подання місячних звітів за старою формою прямо суперечить чинному законодавству. Закон № 4536-ІХ, що набрав чинності з 1 січня 2026 року, встановив для ФОП квартальний звітний період. Якщо ви подасте місячні звіти, а потім з’явиться нова квартальна форма — виправляти і узгоджувати задвоєні дані буде дуже складно і клопітно. Краще не створювати цього хаосу наперед.
Відео на тему: Нова звітність ФОП за працівників! Що робити та як подавати?
Нагадуємо: ФОП також може мати зобов’язання перед Держстатом
Окрім звітності за працівників, частина ФОП зобов’язана подавати статистичну звітність до Держстату — особливо ті, хто здійснює транспортні перевезення або виробництво промислової продукції. У 2025 році цей обов’язок було відновлено після воєнної паузи.
Детально про те, хто зобов’язаний подавати, які форми, строки і символічні штрафи за порушення — в нашій статті «Звітність ФОП до Держстату 2025: хто подає, терміни, штрафи».
Що рекомендуємо робити
Позиція компанії YANKIV однозначна: почекайте нову форму. Підстав для паніки немає — Мінфін зобов’язаний її затвердити до настання дедлайну або буде змушений перенести строки. Кількох тижнів для цього цілком достатньо.
Важливо розуміти: стара місячна форма і нова квартальна — це різні документи з різною структурою і різними ідентифікаторами. Подання місячної форми не зараховуватиметься як виконання квартального обов’язку, і платнику доведеться все одно подавати квартальний звіт після появи форми. В результаті — подвійна робота і заплутані дані в системі ДПС, які потім дуже складно виправити.
Поки форма не з’явилася — зберіть і підготуйте всі дані, які плануєте відображати у звіті: суми нарахованої зарплати, утриманих податків і ЄСВ за кожен місяць першого кварталу. Коли нова форма буде затверджена — ви зможете одразу перенести підготовлені дані і подати звіт без зайвої метушні.
Детальніше про зміни в єдиній звітності ФОП
Якщо хочете розібратися з правовою основою змін, дедлайнами на весь 2026 рік і тим, кого конкретно стосується квартальна звітність — всі деталі зібрані в нашій статті «Єдина звітність ФОП 2026: квартальна замість щомісячної, терміни, нова форма». Там пояснено, чому зміни набрали чинності саме з 1 січня, як діяти нотаріусам і оцінщикам.
