Облік товарних запасів: чому банківська виписка — не доказ для ДПС?

Податкова перевірка — завжди стрес для підприємця. У 2025 році, з поверненням повноцінних штрафів та збільшенням кількості перевірок, ризики для бізнесу зросли в рази. Інспектори ретельно вивчають документацію, а одним із поширених полів для суперечок залишається облік товарних запасів. 

ФОП зобов’язані підтверджувати походження та рух своїх товарів первинними документами. Але що, як під час перевірки ДПС вимагає банківські виписки, стверджуючи, що їх відсутність свідчить про наявність “необлікованих товарів”? 

Така ситуація не лише вводить в оману, а й створює підстави для неправомірного накладення штрафів.   

Розберемося, чому цей аргумент є хибним, які реальні ризики існують у 2025 році, та як крок за кроком захистити свій бізнес.

Чому банківська виписка — не аргумент для товарного Обліку?

Уявіть ситуацію: до вас приходить перевірка і, не знайшовши порушень у первинній документації на товар, інспектор звертає увагу на відсутність банківських виписок. Далі цей факт може подаватися як доказ того, що ви нібито не ведете належний облік товарів. Проте такий підхід є хибним через саму природу документів.

Банківська виписка — це фінансовий документ, який відображає рух коштів на рахунку. Вона є первинним документом для підтвердження отриманого доходу, але не походження товару. Виписка не містить ключової інформації, необхідної для товарного обліку згідно з Наказом Мінфіну № 496 :   

• Найменування товару;
• Його кількість та одиницю виміру;
• Вартість за одиницю;
• Реквізити постачальника та отримувача в товарному вираженні.

Одна фінансова транзакція може покривати оплату за сотні різних товарних позицій або бути авансом за майбутню поставку. Тому виписка підтверджує факт оплати, але не факт отримання конкретного товару.

Фактична vs. документальна перевірка: де проходить межа повноважень?

Ключовий момент, який потрібно знати кожному ФОП: не всі перевірки однакові. Вимога надати банківські виписки є неправомірною саме під час фактичної перевірки.

Згідно зі статтею 75.1.3 Податкового кодексу України, предмет фактичної перевірки чітко обмежений питаннями обігу готівки, порядку розрахункових операцій (РРО/ПРРО), ведення касових операцій, наявності ліцензій та оформлення трудових відносин. Аналіз первинних документів, що не стосуються цих питань, як-от договори чи банківські виписки за тривалий період, не входить до повноважень інспектора в рамках такої перевірки.   

Натомість, під час документальної перевірки інспектор має право вивчати будь-яку документацію, що стосується фінансово-господарської діяльності. Але навіть у цьому випадку виписка не може бути єдиною підставою для висновку про “необліковані товари”.

Відео на тему: Нюанси ЄСВ, про які ви не знали

Що таке первинні документи для обліку товарів?

Щоб уникнути непорозумінь із ДПС, важливо чітко розуміти, які саме документи підтверджують облік та походження товарів. Згідно з Наказом Міністерства фінансів № 496 від 03.09.2021 р., який залишається чинним у 2025 році, до них належать будь-які документи, що дозволяють ідентифікувати операцію з надходження товару.   

Основний перелік первинних документів:

• Опис залишку товарів на початок обліку: Документ довільної форми, що фіксує ваші товарні запаси на момент виникнення обов’язку вести облік.   
• Накладні (видаткові, товарно-транспортні): Основний документ, що підтверджує отримання товару від постачальника.   
• Митні декларації: Для імпортованих товарів.   
• Акти закупки: Якщо товар придбано у фізичних осіб, що не є підприємцями.   
• Фіскальні та товарні чеки: При закупівлі за готівку.   
• Інші документи: Будь-які документи, що містять обов’язкові реквізити: інформацію про постачальника, отримувача, дату, найменування, кількість та вартість товару.   

Саме ці папери, а не рух коштів на рахунку, є належним доказом для податкової згідно з вимогами Закону № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій».

Ієрархія ризиків: які штрафи загрожують ФОП у 2025 році?

Загроза “штрафу” — це не одне покарання, а ціла система фінансових ризиків. Вкрай важливо розуміти їх градацію, щоб не сплутати незначне порушення з катастрофічним.

1. Адміністративний штраф за незбереження документів (1020 грн) Застосовується на підставі п. 121.1 ПКУ за сам факт відсутності первинних документів, які ви зобов’язані зберігати. За повторне порушення протягом року — 2040 грн. Це штраф за порушення правил зберігання, а не за продаж товару.   
2. Повноцінні РРО-штрафи (100%/150%) З 1 серпня 2025 року завершився пільговий період, і повернулися повноцінні штрафи за порушення роботи з РРО/ПРРО (невидача чека, проведення на неповну суму тощо).Санкція складає 100% вартості проданих з порушенням товарів за перше порушення та 150% за кожне наступне.   
3. Найнебезпечніший штраф: реалізація необлікованого товару (100% вартості) Це найсерйозніший ризик, передбачений ст. 20 Закону про РРО. За реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, застосовується штраф у розмірі 100% вартості таких товарів за цінами реалізації. Важливо: ця санкція застосовується лише за доведеним фактом продажу необлікованого товару. Це особливо стосується ФОП, які торгують “ризиковими” групами товарів (технічно складні побутові товари, ліки, ювелірні вироби) і не можуть надати документи на товар, що знаходиться в місці продажу.   

Практичний алгоритм захисту: покрокова інструкція для ФОП

Розуміння закону посилює вашу правову позицію. Якщо під час фактичної перевірки інспектор ДПС вимагає банківські виписки як доказ “необлікованих товарів” — це перевищення повноважень. Ваші дії мають бути спокійними та послідовними.

Крок 1: До початку перевірки Перевірте документи інспекторів: направлення на перевірку, наказ та службові посвідчення. Переконайтеся, що дані збігаються, а перевірка є законною. Ви маєте право здійснювати відеофіксацію, попередивши про це інспекторів.

Крок 2: Під час перевірки Ввічливо поясніть, що виписка з банку не входить до переліку документів, що підтверджують товарний облік згідно з Наказом Мінфіну № 496, та не є предметом фактичної перевірки згідно зі ст. 75.1.3 ПКУ. Наголосіть, що ви готові надати всі необхідні первинні документи на товар (накладні, чеки тощо).

Крок 3: Фіксація незгоди в акті перевірки Якщо інспектор наполягає на порушенні, не панікуйте. Підписуючи акт перевірки, обов’язково зробіть позначку: “Акт підписується із запереченнями. Заперечення буде надано у встановлений законом строк”. Це ваше законне право і перший крок до оскарження.   

Крок 4: Подання заперечення та оскарження рішення

• Заперечення на акт: У вас є 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акту, щоб подати до ДПС письмові заперечення. Цей строк є критичним і не підлягає поновленню.   
• Оскарження ППР: Якщо ДПС все ж винесла податкове повідомлення-рішення (ППР) про нарахування штрафу, у вас є два шляхи:
  1. Адміністративне оскарження: Подати скаргу до контролюючого органу вищого рівня протягом 10 робочих днів.   
  2. Судове оскарження: Звернутися до адміністративного суду. Увага, процедурна пастка! Через юридичну колізію існують різні строки. Якщо ви не подавали адміністративну скаргу, безпечний строк — 6 місяців. Однак, якщо ви пройшли процедуру адміністративного оскарження, згідно з актуальною позицією Великої Палати Верховного Суду від 16 липня 2025 року, у вас є лише 1 місяць для звернення до суду після отримання рішення по скарзі. Пропуск цього строку може позбавити вас права на судовий захист.   

Висновок

Підсумовуючи, банківська виписка фіксує рух грошей, а не товарів. Вимога податкової служби використовувати її для підтвердження товарного обліку під час фактичної перевірки є неправомірною. Для ФОП ключовим залишається ведення ретельного обліку на основі первинних документів. 

Знання своїх прав, розмежування повноважень інспекторів та чітке дотримання процедури оскарження — найкращий інструмент для захисту бізнесу від неправомірних дій контролюючих органів у 2025 році.

Зіткнулися з неправомірними вимогами під час перевірки ДПС або потребуєте допомоги в оскарженні рішень податкової? Зверніться за професійною консультацією. Своєчасна юридична підтримка допоможе захистити ваші інтереси та уникнути незаконних штрафів.

FAQ-розділ