Облік товарних запасів ФОП – 2022

Хто та підставі яких документів повинен вести облік товарних запасів?

Вищезазначений Порядок чітко прописує правила для ведення обліку товарних запасів. Цей порядок, на відміну від попередніх порядків, що стосувались обліку товарних запасів та були доволі розмито врегульовані для ФОПів – тепер поширюється на ФОПів як на загальній системі оподаткування, так і на спрощеній.

Враховуючи положення Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», Порядок ведення товарих запасів поширюється на тих фізичних осіб-підприємців, які зобов’язані вести облік товарних запасів і продавати лише ті категорії товарів, які внесені у їх обліку, а також тих осіб, які фактично продають товари чи надають послуги а також здійснюють розрахункові операції на місцях, де вони ведуть бізнес.

Отже, хто повинен вести облік товарних запасів?

Облік товарних запасів ведеться в тому випадку, якщо одночасно дотримано 2 умови.

Перша умова полягає в тому, на якій системі оподаткування перебуває ФОП, а також який товар продає. Зокрема, під першу умову підпадають наступні категорії ФОП:

• ФОП, що перебуває на загальній системі оподаткування;
• ФОП, що перебуває на спрощеній системі і одночасно є платником ПДВ (тобто працює за ставкою 3%);
• ФОП на спрощеній системі оподаткування, який продає: технічно складні побутові товари (техніку), лікарства, медичні вироби та ювелірні вироби.

Друга умова полягає в тому, який характер розрахунків між ФОПом та його клієнтами. Тобто, якщо Ви здійснюєте здійснюєте розрахункові операції (для прикладу – готівка, приймаєте еквайринг) – то Ви зобов’язані вести товарних запасів. Якщо між ФОП та клієнтом операції є нерозрахунковими – то відповідно облік товарних запасів вести не потрібно.

Примітка: Нерозрахункові операції – це такий вид розрахунків, при якому не використовуються платіжні картки, а також тоді, коли клієнт здійснює переказ коштів із свого рахунку на поточний рахунок ФОПа (по IBAN реквізитів), або здійснює оплату через касу банка. Якщо підсумувати коротко –це оплата виключно по реквізитам на IBAN рахунок підприємця.

Що це означає?

Як ми вже зазначали, облік товарних запасів потрібно вести, якщо обидві умови, які ми описали вище – одночасно дотримані у ФОП.

Розберемо на прикладі. У ФОП на 2-й групі спрощеної системи оподаткування є інтернет магазин, через який він продає одяг та проводить свій товар через РРО, оскільки приймає еквайринг (чи готівку).

В даному випадку – працює умова №2, оскільки відбуваються готівкові розрахунки (розрахункові операції), але відсутня умова №1, оскільки ФОП не є на загальній системі оподаткування, не є платником ПДВ, а також не продає «ризикові» товари.

Отже, дуже просто зрозуміти, чи потрібно Вам вести цей облік чи ні.

• За одночасної наявності двох вищезазначених умов – Ви ведете облік товарних запасів.
• За наявності лише однієї – ні.

Всю інформацію свій товар (зокрема про закупки у постачальників – надходження або вибуття Вашого товару) – ФОП повинен постійно враховувати в обліку товарних запасів на підставі первинних документів, яку будуть підтверджувати походження Вашого товару. Інформація до обліку товарних запасів – вноситься до початку їх продажу. Спочатку внесли – потім можете продавати.

Примітка: Майте на увазі, якщо у Вас кілька магазинів чи інших точок, де Ви продаєте товар – Ви маєте вести кілька обліків товарних запасів, на кожну точку. Тобто, 1 точка = 1 облік товарних запасів. Якщо Ви переміщуєте Ваші товари з однієї точки на іншу – Вам потрібно мати також первинний документ, зокрема – документ, що підтверджує факт внутрішнього переміщення товару з однієї точки на іншу. Такі документи також є первинними для конкретної точки.

Форма ведення обліку товарного запасу

У якій формі вести облік облік товарних запасів – виключо Ваш вибір. Законодавство не встановлює обов’язку вести його у паперовій формі, а отже – Ви маєте право вести його у електронній.

Проте, незалежно від форми ведення – форма повинна містити певні обов’язкові реквізити для ідентифікації Вашого ФОП, а саме:

• прізвище, ім’я та по-батькові Вашого ФОП;
• ідентифікаційний номер платника податків або паспортні дані – за наявності відповідної позначки у паспорті;
• місце реєстрації Вашого ФОП;
• повна назва та адреса Вашої торгової точки іншого місця у якому Ви продаєте товар.

Якщо Ви обрали паперовий варіант форми – ця інформація зазначається на першій сторінці (титульній). У форму записи вносяться розбірливим почерком.

Якщо Ви обрали електронний варіант – то Ви можете вести його на власний розсуд (за допомогою програм на комп’ютері, тощо).

Незалежно від обраного Вами варіанту – інформація, яка вноситься до обліку товарних запасів повинна відповідати вимогам Порядку.

Приклад заповнення загальної інформації

Як вести облік товарних запасів?

Одночасно із набуттям чинності Порядку, про який ми говорили – Міністерство фінансів також затвердило і типову форму. Ознайомитись із офіційним текстом наказу, а також самою формою можете – тут.

Ось як виглядає сама форма обліку товарних запасів:

Перше, що потрібно зробити, щоб почати роботу із обліком товарних запасів – Вам потрібно внести інформацію про всі залишки товарів, що у Вас залишились до початку ведення самого обліку. При цьому, звертаємо Вашу увагу, що всі Ваші залишки товарів підпадають під таку звану «амністію». Це означає, що Ви можете внести їх в облік товарних запасів і при цьому не мати жодних первинних документів на цей товар.

Щоб внести таку інформацію – Ви складаєте опис залишку товару на початок обліку (цей документ при цьому буде первинним). Вимог до форми опису немає, можете складати у довільній формі, але опис повинен мати інформацію по кількості, найменуванні, а також вартості товару.

Після того, як «амністували» попередні залишки товару – новий товар вже слід вносити із дотримання Порядку ведення обліку товарних запасів, а також мати первинні документи на такий товар.

При заповненні форми слід дотримуватись кількох правил, а саме:

• дотримуватись хронологічного порядку внесення інформації в форму;
• один рядок форми = 1 первинний документ;
• якщо в один день Ви отримали товар і одразу ж реалізували його -вносяться два різні записи.

Щодо самого заповнення відповідних полей форми:

• графа 1 – порядковий номер запису;
• графі 2 – дата, коли Ви вносите запис;
• графа 3–6 – інформація про первинний документ (наприклад – видаткова накладна №01 від 01.01.2022);
• графі 7 – загальна вартість товару, який Ви отримали згідно первинного документу (для прикладу – по накладній Ви отримали 10 телевізорів – вказуєте повну суму. 1 первинний документ = повна вартість товару;
• графі 8 – заповнюєте при продажі (вибутті) повну вартість товару. При цьому – вартість заповнюється згідно з превинним документом про вибуття).

Примітка: Якщо Ви використовуєте РРО\ПРРО – то Вам не потрібно заповнювати графу 8 про вибуття товару. Ви вносите інформацію лише про товари, які Ви отримуєте.

Якщо говорити про графу 9 – то вона заповнюється виключно в тому випадку, якщо Ви допустили помилку при заповненні та хочете внести правку.

Щоб виправити помилку, Вам слід дотримуватись наступних вказівок:

• у графі 9 рядка, де Ви помилково внесли неправильну інформацію – ставите позначку «Анульовано – виправлено» із зазначенням порядкового номера нового рядка, який внаслідок корекції тепер містить правильну інформацію;
• вже після цього – у графі 9 нового рядка – ставите позначку «Виправлено» – та вказуєте той порядковий номер рядка, інформацію з якого Ви виправили.

Приклад ведення обліку товарних запасів

Чи можуть податківці перевіряти облік товарних запасів? За що можуть оштрафувати?

Так, податківці мають право в ході перевірки попросити Вас надати їм Ваш облік товарних запасів, а також первинні документи, які вказані у товарному обліку, щоб звірити цю інформацію.

Якщо оригінали первинних документів у Вас відсутні у місці, де Ви здійснюєте продаж товарів — Ви маєте право надати копії цих первинних документів, але зобов’язуєтесь пізніше надати і оригінали (робиться це до закінчення перевірки і не завжди є обов’язковим, а лише на вимогу інспектора).

Ці документи має право надати і Ваш працівник, який фактично працює в місці продажу. Або ж Ви особисто.

Якщо говорити про електронну форму – то повині візуалізувати її у тому форматі, який дасть змогу перевіряючому інспектору вільно переглядати (або копіювати) інформацію.

Щодо штрафів, то зазначимо, що відповідно до пункту 12 статті 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», то можна продавати лише ті товари, які вказані Вами в обліку товарних запасів.

Окрім цього, Ви не маєте права продавати такі товари, якщо у місці продажі у Час немає:

• документів на цей товар, якщо інформація про такі товари – внесена до форми обліку;
• взагалі немає записів у формі обліку про наявні первинні документи на товари, які Ви продаєте;
• немає ні первинних документів, ні записів у формі товарного обліку про первинні документи.

За вищезазначені порушення, відповідно до статті 20 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» – перевіряючий інспектор може накласти на Вас штраф у розмірі подвійної вартості товарів, які не відображені у правильному порядку в обліку товарних запасів, при цьому штраф не може бути меншим за 170 грн. Вартість товарів у такому у випадку – визначається враховуючи ціну, за якою Ви реалізуєте цей товар.

Графічний підсумок про облік товарних запасів у ФОП