Облік товарних запасів ФОП під час перевірки: висновок Верховного Суду

Що сталося: суть справи та штраф

ФОП здійснював роздрібну торгівлю технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту. У лютому 2024 року податкова провела фактичну перевірку — підставою стала відсутність у базах даних СОД РРО будь-яких даних про розрахункові операції за попередній місяць.

За результатами перевірки підприємцю виписали штраф ДПС на загальну суму 667 221 грн — одразу за двома підставами:

• 34 782 грн — за проведення розрахункових операцій без застосування ПРРО та без видачі фіскальних чеків покупцям;
• 632 939 грн — за ненадання на початок перевірки документів, що підтверджують облік та походження товарних запасів, які перебували в місці продажу.

ФОП оскаржив рішення в суді першої інстанції, потім в апеляції — і програв в обох. Верховний Суд також залишив рішення без змін.

Ключовий висновок Верховного Суду

Суд підтвердив правило, яке набуло чинності з 1 січня 2022 року і з того часу незмінне: суб’єкт господарювання зобов’язаний надати форму ведення обліку товарних запасів ФОП та первинні документи на товар саме на початок проведення перевірки — у паперовій або електронній формі.

До цієї дати документи можна було надавати протягом усього строку перевірки. Після — лише на її початку.

Аргумент позивача про те, що він надав усі документи через чотири дні — 06.02.2024 — тобто ще до закінчення перевірки, Верховний Суд відхилив. Строк «до закінчення перевірки» стосується документальних перевірок, а не фактичних. Для фактичної перевірки діє жорсткіше правило — документи мають бути на місці одразу.

Важливий нюанс: копії та електронні документи

Верховний Суд окремо звернув увагу на практичний аспект, який підприємцям варто взяти до уваги.

Якщо оригінали первинних документів на товар фізично відсутні безпосередньо в торговій точці на момент початку перевірки — це не автоматично означає порушення. У такому разі допускається:

• надання копій документів на початок перевірки;
• надання документів в електронній формі (у форматі, який дозволяє перегляд і копіювання);
• пред’явлення оригіналів — до завершення перевірки, за потреби.

Тобто сам факт відсутності паперових оригіналів у магазині не є порушенням — порушенням є відсутність будь-якого доступу до документів узагалі.

У цій же справі підприємець не надав навіть Форму ведення обліку товарних запасів ФОП — ані в паперовому, ані в електронному вигляді. Представник підприємця письмово пояснив, що облік ведеться в електронному вигляді і буде надано «на запит». Цього виявилося недостатньо — запит був, а документів на початок перевірки не було.

Що таке Форма обліку товарних запасів і хто зобов’язаний її вести

Форма ведення обліку товарних запасів — це обов’язковий документ, затверджений наказом Міністерства фінансів України №496 від 03.09.2021. Вона фіксує рух товарів (надходження та вибуття) на підставі первинних документів.

Хто зобов’язаний вести такий облік: усі суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції при продажу товарів — крім ФОП на єдиному податку без ПДВ, якщо вони не торгують:

• технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарськими засобами та виробами медичного призначення;
• ювелірними виробами та виробами з дорогоцінних металів і каміння.

Тобто якщо ФОП на спрощеній системі торгує, наприклад, електронікою, побутовою технікою або медичними товарами — він зобов’язаний вести облік товарних запасів незалежно від групи єдиного податку та реєстрації платником ПДВ.

Що має бути в обліку: Форма обліку ведеться в хронологічному порядку і включає інформацію про надходження та вибуття кожного товару. До неї обов’язково додаються первинні документи:

• накладні,
• транспортні документи,
• митні декларації,
• акти закупки,
• фіскальні чеки

все, що дозволяє ідентифікувати постачальника, дату операції, найменування, кількість і вартість товару.

Чому «донадамо пізніше» не рятує від штрафу

Ця справа — наочна демонстрація того, як добросовісний намір «надати документи в процесі» обертається штрафом майже на 633 тисячі гривень.

Логіка законодавця тут проста: фактична перевірка проводиться без попередження і фіксує стан справ на конкретний момент. Якщо документи з’являються через кілька днів після початку — вони вже не відображають картину станом на день перевірки. Саме тому порядок змінили з «під час перевірки» на «на початок перевірки».

Верховний Суд цю логіку підтримав і підтвердив: надання документів разом із запереченнями на акт перевірки чи навіть до прийняття рішення — не скасовує факту їх відсутності на початку перевірки.

Відео на тему: Чи треба ФОП зберігати первинку на місці торгівлі? 

Практичний чек-лист для ФОП, який торгує товарами

Щоб ФОП уникнути штрафу ДПС за фактичну перевірку, підготуйтесь заздалегідь:

• Форма обліку товарних запасів — має бути заповнена актуально, зберігатися в місці продажу або бути доступною в електронному вигляді на момент початку будь-якої перевірки.
• Первинні документи — накладні, акти, митні декларації на весь товар, що знаходиться в торговій точці. Якщо оригінали зберігаються в офісі — підготуйте електронні копії, доступні з точки продажу.
• Електронний доступ — якщо облік ведеться в електронному вигляді, на торговій точці має бути пристрій, з якого його можна візуалізувати та за потреби скопіювати перевіряючим.
• Інструктаж для персоналу — особа, яка фактично здійснює продаж, повинна знати, де знаходяться ці документи і як їх надати перевіряючим одразу після пред’явлення наказу.

Висновок: облік товарних запасів ФОП

Постанова Верховного Суду у справі №380/14185/24 — це не нова норма, а підтвердження вже діючого правила, яке багато підприємців досі недооцінюють. Форма обліку товарних запасів і первинні документи ФОП — це не формальність «для папок», а робочий інструмент, який має бути доступний безпосередньо на торговій точці в будь-який момент.

Штраф ДПС у розмірі вартості непідтвердженого товару — це не абстрактна загроза. У цій справі він склав понад 632 тисячі гривень лише за відсутність документів на початок перевірки, навіть без доведення факту реалізації неврахованого товару.

Якщо у вас є сумніви щодо правильності ведення обліку товарних запасів, готовності до фактичної перевірки або ви вже отримали акт перевірки і не погоджуєтесь з його висновками — зверніться до фахівців юридичної компанії YANKIV. Ми проаналізуємо вашу ситуацію, допоможемо підготуватися до перевірок та захистимо ваші інтереси в разі оскарження.