Оцифрування трудових книжок: що встигнути до 10 червня 2026

Що змінюється і чому 10 червня 2026 — ключова дата

Закон №1217-IX, який запустив реформу, набув чинності 10 червня 2021 року. У його перехідних положеннях зафіксована чітка рамка: відсутні відомості про трудову діяльність працівників Пенсійний фонд включає до реєстру застрахованих осіб протягом п’яти років від цієї дати. Простіше кажучи — у вас є вікно з 10 червня 2021 до 10 червня 2026 року, щоб усе, чого ще немає в електронному реєстрі, туди потрапило.

Логіка реформи така: облік трудової діяльності переведено з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну. Після старту реформи нові кадрові події потрапляють до реєстру через звітність роботодавця. А все, що було накопичено раніше — періоди роботи, переведення, звільнення, ранги, навчання — треба переносити до цифри окремо. Саме це і називається оцифрування трудових книжок, і саме на цю частину закон відводить 5 років.

Оцифрування трудових книжок: два технічні варіанти

Передача відомостей відбувається через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду. Сам порядок встановлений постановою ПФУ №11-1 від 12 березня 2021 року, і він допускає два технічні шляхи.

Перший варіант — подати скан-копії паперової трудової та інших документів, передбачених законодавством, через портал. Другий — створити електронний запис у кабінеті страхувальника або застрахованої особи на тому самому порталі, з додаванням сканів документів, на підставі яких створюється запис. Юридично обидва способи рівноцінні: різниця радше в тому, скільки часу ви готові витратити на структурне оформлення.

Файл подається у форматі XML. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — обов’язкова умова: і для працівника, і для роботодавця. Окрім порталу, є ще один канал — особисте звернення працівника до сервісного центру ПФУ.

Хто має подати відомості до Пенсійного фонду

Тут є два варіанти, і обидва закладені в Порядок ПФУ №11-1: відомості може подавати або сам працівник, або його роботодавець. Якщо трудова зберігається на підприємстві, цим, найімовірніше, займатиметься роботодавець. Якщо трудова на руках у працівника (а так і має бути для всіх, кого прийняли після 10 червня 2021 року — це вимога ст. 48 КЗпП), оцифрувати її може сам працівник.

Окремо варто пам’ятати про доступ роботодавця до даних. Роботодавець може сформувати запит на витяг з електронної трудової конкретного працівника лише за однієї умови — якщо застрахована особа самостійно надала на це згоду через портал. Тобто бачити «чужу» е-трудову без волі працівника роботодавець не може.

Чиї трудові оцифровуємо в першу чергу

Постанова ПФУ №8-3 від 1 червня 2022 року прямо встановлює: відомості про трудову діяльність можна подавати у будь-який період п’ятирічного вікна, але з урахуванням першочергового опрацювання двох категорій:

• особи, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років;
• періоди трудової діяльності до 1 липня 2000 року.

Логіка зрозуміла: спочатку — ті, для кого пенсія найближча перспектива, і найстаріші записи, де ризик втрати паперового оригіналу найбільший. Це не «зобов’язує» подавати саме в такому порядку (за бажанням можна подати все підряд), але це орієнтир, особливо для роботодавців, у яких на підприємстві працюють люди передпенсійного віку.

Які записи входять до електронної трудової

До електронної трудової книжки потрапляють усі ключові кадрові події. Порядок ПФУ №11-1 перелічує їх досить вичерпно: страхувальник створює запис на порталі (з накладенням КЕП) у разі, якщо у реєстрі відсутні дані про:

• прийняття на роботу;
• переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду чи роботу;
• звільнення;
• поновлення на роботі;
• призупинення та відновлення дії трудового договору;
• присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
• складання присяги, стажування, навчання тощо.

Важливий момент, який часто плутають: якщо паперову трудову вже оцифровано, повторно її передавати не треба. Ні при прийнятті на роботу, ні при звільненні.

Нові записи, які з’являться після оцифрування, потраплять до реєстру автоматично через Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5). З січня 2025 року така звітність подається після завершення кожного місяця — тож проміжок між кадровою подією та її відображенням у реєстрі мінімальний.

Як перевірити, що трудова вже оцифрована

Єдиний спосіб переконатися, що паперова трудова потрапила до системи, — сформувати витяг з електронної трудової книжки через портал електронних послуг ПФУ. Той самий витяг можна показувати під час працевлаштування замість паперової трудової: підтвердження досвіду роботи у ньому вже є.

Для роботодавців тут є нюанс. Запит на витяг з е-трудової працівника роботодавець може сформувати лише за згодою цього працівника, оформленою через портал. Без такої згоди — тільки через самого працівника.

І ще одне корисне правило: якщо у витягу вже відображаються всі відомості про трудову діяльність, додатково передавати скан-копії паперової трудової не потрібно. Система вже має все, що треба.

Відео на тему: Як податкова може дізнатися про Ваші доходи?

Що ця історія означає для ФОП

ФОП у питанні оцифрування опиняється у трохи специфічній позиції. У самозайнятої особи немає роботодавця, який би оцифрував її трудову, — тож подавати відомості за минулі періоди роботи ФОП має самостійно.

Хороша новина: для ФОП електронна трудова прямо спрощує підтвердження стажу та нарахування пенсії, а сам онлайн-сервіс доступний на порталі ПФУ.

До системи можна завантажити не лише паперову трудову, а й інші документи, які підтверджують стаж: дипломи, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток.

Усе зберігається в електронному форматі, що зменшує ризик втратити оригінал чи зіпсувати папір — а коли йдеться про документи, які зачіпають пенсію, це аргумент.

Висновки

До 10 червня 2026 року є вікно, щоб закрити питання з усіма паперовими трудовими, які ще не в реєстрі. Передавати відомості можна через портал ПФУ — скан-копією або електронним записом у кабінеті — з обов’язковим КЕП. Подавати може як сам працівник, так і роботодавець; альтернативно — через сервісний центр ПФУ.

У першу чергу варто оцифрувати трудові тих, хто вийде на пенсію протягом найближчих двох років, і періоди роботи до 1 липня 2000 року.

Нові кадрові події (прийняття, переведення, звільнення, поновлення тощо) після оцифрування потрапляють до реєстру автоматично через зарплатну звітність. А переконатися, що трудова вже у системі, можна одним способом — через витяг з електронної трудової книжки.

Якщо потрібна допомога з оцифруванням трудових книжок, кадровими документами або оцінкою ризиків штрафів — напишіть нам. Юристи YANKIV.com допоможуть розібратися з вашою конкретною ситуацією до того, як настане 10 червня 2026 року.