Первинні документи для податку на прибуток: що обов’язково мати і як оформляти
Зміст
приховати
Питання про те, які первинні документи для податку на прибуток є обов’язковими, виникає у кожного бухгалтера та власника бізнесу перед перевіркою або при формуванні декларації. Формування показників звітності без підтвердних документів — пряме порушення Податкового кодексу. Але що саме є первинним документом, які реквізити він має містити і чи можна працювати з електронними документами? ДПС нещодавно нагадала ключові вимоги — розберемо їх по суті.
Основний принцип: без документа — немає витрати
Відповідно до п. 44.1 ст. 44 ПКУ, платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків.
Формувати показники декларації з податку на прибуток на підставі даних, не підтверджених такими документами, заборонено.
Що таке первинний документ
Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону України №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Саме він є підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку.
При необхідності на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи — для контролю та впорядкування даних.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Первинний документ (у паперовій або електронній формі) має містити (ч. 2 ст. 9 Закону №996):
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Залежно від характеру операції та технології обліку до документа можуть додаватися додаткові реквізити — печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо.
Важливий виняток щодо реквізитів
Якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт або оренди, відсутність підпису та посади з боку замовника (орендаря, наймача) не є порушенням — за умови що:
- такий порядок документування передбачено письмовим договором;
- господарські операції відображаються в обліку у періоді їх здійснення.
Однак цей виняток не поширюється на операції, оплата яких здійснюється за рахунок публічних коштів, операції з державним або комунальним майном, будівельний підряд, а також договори пожертви та благодійної допомоги.
Електронні первинні документи
Первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і в електронній формі — за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Окремий випадок — документи, створені автоматично програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційних систем. Вони можуть використовуватися в бухгалтерському обліку лише за наявності накладеного електронного підпису або печатки.
Неістотні недоліки — не привід відмовляти у витратах
Важлива норма, про яку часто забувають: неістотні недоліки в первинному документі не є підставою для невизнання господарської операції — за умови, що такі недоліки не перешкоджають:
- ідентифікувати особу, яка брала участь в операції;
- встановити дату складання документа;
- визначити назву підприємства, від імені якого складено документ;
- з’ясувати зміст та обсяг операції.
Тобто якщо документ «зрозумілий» попри формальні недоліки — підстав для відмови у визнанні операції немає.
Хто ще зобов’язаний дотримуватись цих вимог
Вимоги ст. 44 ПКУ щодо первинних документів поширюються не лише на українські підприємства, а й на:
- нерезидентів, які провадять господарську діяльність в Україні через постійне представництво;
- іноземні юридичні особи, визначені пп. 133.1.5 ПКУ.
Для розрахунку об’єкта оподаткування вони використовують дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів і витрат, що стосуються діяльності в Україні.
Висновок: первинні документи для податку на прибуток
Первинні документи — це фундамент, на якому будується будь-яка податкова звітність з податку на прибуток. Відсутність документів або їх неналежне оформлення — ризик донарахувань і штрафів. Разом з тим законодавство не вимагає формальної бездоганності: якщо зміст операції зрозумілий, неістотні недоліки не є критичними.
Якщо у вас є питання щодо правильного документування господарських операцій, оформлення первинки або підготовки до перевірки — звертайтесь до фахівців юридичної компанії YANKIV.
