Первинні документи ФОП на єдиному податку: як один візит інспектора обертається штрафом у 200 000 грн
Двісті тисяч гривень штрафу за два порушення, зафіксованих за лічені хвилини — реальна історія підприємця на 2 групі єдиного податку, який продавав кондиціонери та холодильники.
Контрольна закупка показала невидачу чека, а наступний запит на товаросупровідні документи виявив їх повну відсутність. Якщо ви досі вважаєте, що первинні документи ФОП на єдиному податку — це формальність, від якої спрощенця звільнено, цей кейс варто прочитати уважно й до кінця.
Спрощена система оподаткування справді знімає з підприємця багато облікових обов’язків. Але вона не звільняє від двох ключових речей: фіскалізації розрахунків через РРО/ПРРО та збереження документів на походження товару — особливо якщо ваш асортимент потрапляє у категорію посиленого контролю.
Розбираємо, чому інспектор оформив одразу два порушення під час однієї перевірки і що мав знати продавець, аби уникнути санкції.
Хронологія штрафу: магазин кондиціонерів та один день перевірки
Сам кейс простий за фабулою, але показовий за наслідками. ФОП на 2 групі єдиного податку торгував побутовою кліматичною та холодильною технікою. Магазин працював у штатному режимі, клієнти заходили, товар стояв на вітрині. Жодних зовнішніх ознак ризику не було.
Інспектори ДПС зайшли як звичайні покупці — і провели контрольну закупку. Цей інструмент дозволяє зафіксувати реальну поведінку продавця в умовах звичайної торгової операції, без попередження та підготовки. Результат той, який і шукали: товар обраний, оплата прийнята, чек не виданий. Перше порушення документується одразу, на місці, з оформленням відповідного акта.
Запит первинки — і повна тиша у відповідь
Після фіксації факту невидачі чека інспектори перейшли до другого етапу — запиту первинних документів на товар. Ішлося про прибуткові накладні, видаткові документи, підтвердження походження кондиціонерів і холодильників, які лежали на складі та стояли в торговому залі.
Документів не виявилося жодних. Продавець відповів так, як думає більшість підприємців на спрощеній: «Я ж на єдиному податку, навіщо мені цей облік?». Саме така відповідь і призвела до фіксації другого порушення — а далі до остаточного штрафу на 200 000 грн.
Чому єдиний податок не звільняє від первинних документів
Поширений міф звучить приблизно так: на спрощеній системі облік не ведеться, тому жодних накладних, чеків постачальників чи актів зберігати не треба. Це непорозуміння, яке коштує найдорожче саме під час фактичних перевірок.
Спрощена система знімає обов’язок вести бухгалтерський облік у класичному розумінні. Але вона не скасовує обов’язок підтверджувати походження товару, який ви продаєте. Цей обов’язок прямо випливає з податкового законодавства: первинні документи мають зберігатися протягом 1095 днів — тобто трьох років — від моменту складання.
Це означає, що накладні на партію кондиціонерів, куплених у 2024 році, у 2026 році ще мають лежати у вас у папці чи у відсканованому вигляді. Інспектор має право запитати — і ви маєте право показати. Якщо не показуєте — фіксується порушення.
Що каже Податковий кодекс
Стаття 121.1 ПКУ встановлює відповідальність за відсутність або незабезпечення зберігання первинних документів. Штраф за такою нормою — 1020 грн за перше порушення і 2040 грн за повторне протягом року. На перший погляд, сума здається помірною. Але вона накладається лише за результатами документальної перевірки.
Коли йдеться про фактичну перевірку технічно складних товарів або інших позицій з обов’язковим товарним обліком, ціна питання зростає на порядок.
Бо тут вступає в дію інша норма — стаття 20 Закону про РРО, і штраф рахується вже від вартості реалізованих без обліку товарів. Саме перетин цих двох регуляторних шарів і робить кейс продавця кондиціонерів настільки болючим.
Технічно складні товари: окрема категорія з посиленим контролем
Не всі товари однакові з точки зору контролю. Українське законодавство виділяє кілька груп, для яких товарний облік обов’язковий незалежно від системи оподаткування продавця. До цих груп належить:
- технічно складні побутові товари — кондиціонери, холодильники, телевізори, пральні машини та інша побутова техніка;
- ювелірні вироби та вироби з дорогоцінних металів;
- лікарські засоби й медичні вироби.
Якщо ваш бізнес торгує хоча б однією з цих категорій, обов’язок вести облік товарних запасів за встановленою формою застосовується автоматично. Перехід на єдиний податок жодним чином цей обов’язок не знімає — і саме цього не врахував підприємець з кейсу.
Відео на тему: ⁉️ Як податкова обирає кого перевіряти? Чому перевірка прийде саме до Вас?
Скільки коштує продаж без обліку
Стаття 20 Закону про РРО передбачає штраф у розмірі 100% вартості товарів, реалізованих без належного обліку. Мінімальний поріг — 10 неоподатковуваних мінімумів, тобто 170 грн. Але для магазину техніки навіть один проданий кондиціонер швидко виводить штраф у п’ятизначні цифри.
Саме комбінація двох норм — за первинку і за відсутність чека — дала у нашому кейсі підсумкові 200 000 грн. Дві хвилини контрольної закупки і один запит на документи — і прибуток магазину за квартал перетворюється на штраф, який треба ще десь знайти.
Невидача чека: 100% вартості за перше порушення
Друга норма, яка спрацювала у кейсі, — фіскалізація. Закон про РРО зобов’язує суб’єкта господарювання проводити розрахункові операції через зареєстровані РРО або ПРРО та видавати покупцеві фіскальний чек.
Стаття 17 цього закону встановлює відповідальність за невидачу чека або видачу його на неповну суму.
Розмір санкції залежить від того, чи це перше порушення, чи повторне у межах періоду. Підприємець стикається з такою градацією:
- Перше порушення — штраф 100% вартості проданих з порушенням товарів, робіт або послуг.
- Кожне наступне порушення — штраф 150% вартості проданих з порушенням товарів.
- Для класичного РРО додатково існує штраф у 30 неоподатковуваних мінімумів (510 грн) за неподання Z-звіту до сервера ДПС — для ПРРО цей штраф фактично нівельовано автоматизацією.
У контрольній закупці інспектор оплачує реальний товар реальними грошима, отримує (або не отримує) чек і одразу складає акт. Доказова база збирається у момент порушення — без потреби в довгих перевірках і додаткових документах.
Саме тому контрольна закупка вважається одним із найшвидших і найжорсткіших інструментів фактичного контролю.
Як уникнути штрафу 200 000 грн при торгівлі технікою
Запобігти такому сценарію набагато дешевше, ніж оскаржувати наслідки. Основа безпеки для ФОП, який торгує технікою, ювеліркою чи ліками, тримається на кількох простих, але обов’язкових елементах. Ось практичний мінімум, який має бути виконаний до того, як до магазину прийде перший інспектор:
- зареєстрований РРО або ПРРО з налаштованою фіскалізацією кожної операції;
- архів первинних документів на весь товар у залі та на складі: накладні, видаткові, документи про походження, договори з постачальниками;
- ведення товарного обліку за встановленою формою для категорій з обов’язковим обліком;
- збереження документів протягом 1095 днів з можливістю швидко знайти будь-який документ за запитом інспектора;
- внутрішня дисципліна продавців — чек видається завжди, навіть якщо покупець не просить, бо саме такий покупець може виявитися інспектором.
Цей перелік не є вичерпним, але він покриває ті порушення, які найчастіше фіксуються під час фактичних перевірок. Кожен пункт коштує мізерно мало порівняно зі штрафом у 200 000 грн — і саме така арифметика має бути головним аргументом на користь системного підходу до обліку.
Висновок: ціна знання норм проти ціни штрафу
Кейс продавця кондиціонерів — не випадковість і не нещасливий збіг. Це закономірний результат поширеної помилки: ототожнення спрощеної системи оподаткування з повним звільненням від облікових обов’язків.
На практиці спрощенка спрощує податковий облік, але не скасовує товарний облік для категорій з підвищеним контролем.
Якщо ви торгуєте побутовою технікою, ювелірними виробами, лікарськими засобами або іншими товарами з обов’язковим обліком — первинні документи мають бути на місці завжди. Це не питання вашої думки про їхню потрібність, а норма, яку активно перевіряють.
Контрольна закупка фіксує невидачу чека миттєво, а запит на первинку перетворює одне порушення на два. Дві з’єднані норми дають той самий результат, що й у кейсі — 200 000 грн з прибутку, який ви вже мали витратити на закупівлю нової партії товару чи зарплату продавцям.
Захист бізнесу починається не в момент перевірки, а задовго до неї. І найдешевший інструмент захисту — це правильно оформлений документ, який зайняв п’ять хвилин підприємця, але зекономив йому шестизначну суму.
Якщо ви хочете отримати правовий аудит власної системи документообігу — звертайтеся за консультацією до команди YANKIV. Превентивна перевірка завжди дешевша за наслідки фактичної перевірки ДПС.
