Помилки ФОП: чеклист, що треба виправити за три дні до кінця року

До 31 грудня залишилося три робочі дні. Саме стільки часу є у ФОП, щоб виявити та виправити помилки в обліку, поки рік не закрився.

Чому це критично? Після 31 грудня більшість помилок або неможливо виправити взагалі, або це ризиковано, або потребуватиме уточнюючих декларацій зі штрафами. Тому реально у вас є 28, 29 та 30 грудня.

Перевірте помилки ФОП за цим чеклистом і виправте все, що потребує коригування, поки ще є час.

Крок 1: Згенеруйте виписки

Перш ніж шукати помилки, потрібно мати перед очима повну картину. Зробіть прямо зараз:

Банківська виписка ФОП за весь 2025 рік — з 1 січня по сьогодні

Підсумкова виписка з РРО/ПРРО — якщо використовуєте касовий апарат

Ідеальний сценарій: ви чітко розумієте, який платіж фіскалізований і прийшов на рахунок, а який прийшов на рахунок без фіскалізації. Порахуйте точну суму доходу — до копійки.

Крок 2: Визначте правильну суму доходу

При розрахунку доходу ФОП є нюанси, про які багато хто забуває.

Що не включається до доходу:

• Перекази між власними особистими рахунками
• Отримання кредитних коштів
• Внесення готівкової виручки на рахунок (якщо вона вже врахована через РРО)
• Поповнення рахунку власними коштами

Але кожен такий платіж має мати коректне призначення. Якщо написано просто «поповнення» без уточнення — податкова може порахувати це доходом.

Що обов’язково включається до доходу:

• Комісія еквайрингу. Якщо у вас оборот 3 мільйони через еквайринг з комісією 1,5% — ваш дохід не 3 млн, а 3 045 000 грн. Ці 45 тисяч комісії теж є вашим доходом.

Важливо про дату доходу: згідно з актуальними роз’ясненнями ДПС, дохід враховується по даті видачі чеку, а не по даті надходження на рахунок. Якщо 31 грудня ви видасте чек, а гроші зарахуються 2 січня — ці кошти враховуються в дохід 2025 року.

Крок 3: Перевірте призначення платежів

Не соромтеся читати призначення платежів у виписці — податківці це роблять завжди. Пройдіться по кожному платежу і перевірте:

Відповідність КВЕД. Усі призначення платежів мають відповідати вашим зареєстрованим видам діяльності. Якщо знайшли платіж, що не відповідає жодному КВЕД — до 31 грудня ще можна додати потрібний код.

Підозрілі формулювання. Призначення з криптовалютою, «подарунки», незрозумілі перекази — це ризик анулювання спрощеної системи.

Заборонені контрагенти для 1-2 групи. ФОП на 1-2 групі не може надавати послуги юридичним особам на загальній системі, державним та комунальним органам. Перевірте поле «контрагент» у виписці.

Крок 4: Перевірте фіскалізацію

Переконайтеся, що всі платежі, які потребують фіскалізації, проведені через РРО/ПРРО.

Обов’язково фіскалізуються:

• Платежі через POS-термінал (код 2924 у банківській виписці)
• Платежі через небанківські еквайринги: WayForPay, Prom Оплата, Checkbox, RozetkaPay, CastaPay та аналоги (код 2654)
• Платежі через NovaPay — незважаючи на серію позитивних судових рішень, податкова масово свою позицію не змінила

Шокуюча позиція ДПС щодо NovaPay: навіть якщо клієнт оплатив на ваш IBAN-рахунок через NovaPay — цей платіж потрібно фіскалізувати. Стежте за цим каналом оплат у новому році.

Якщо знайшли нефіскалізовані платежі — до 31 грудня ще можна доробити чеки.

Крок 5: Перевірте ліміт доходу

Порахуйте загальну суму доходу і порівняйте з лімітом вашої групи на 2025 рік:

• 1 група: 1 336 000 грн
• 2 група: 6 672 000 грн
• 3 група: 9 336 000 грн

Якщо наближаєтеся до ліміту або перевищили — це потребує негайних дій. Перевищення ліміту означає обов’язковий перехід на іншу групу або загальну систему.

Крок 6: Перевірте заборгованість з податків

Зайдіть в електронний кабінет платника або Вчасно.Звіт і перевірте стан розрахунків з бюджетом.

Єдиний податок та військовий збір — має бути нуль або переплата

ЄСВ — якщо немає пільги, має бути сплачений повністю. На кінець року має висіти переплата (вона «закриється» після подання річного звіту)

Якщо є заборгованість — перевірте, чи не маєте права на пільгу.

Крок 7: Перевірте право на пільги

Хто може не платити ЄСВ:

• ФОП-пенсіонери за віком
• ФОП з інвалідністю будь-якої групи
• ФОП, які паралельно працевлаштовані (за них платить роботодавець)
• Військовослужбовці
• ФОП на загальній системі без доходу
• ФОП у декреті (якщо за них платить Фонд соцстрахування)

Хто може не платити єдиний податок та військовий збір:

• ФОП 1-2 групи на територіях можливих або активних бойових дій
• ФОП на тимчасово окупованій території
• Військовослужбовці (потрібна заява в податкову)

Перевірте актуальність адреси реєстрації ФОП — можливо, вона дає право на пільгу.

Відео на тему:🚨 У ФОП 5 днів щоб це виправити…

Як має виглядати ідеальний облік

Принцип простий: одне джерело доходу — один рахунок.

Якщо у вас кілька каналів оплати (готівка, еквайринг, банківські перекази, NovaPay), ідеально мати їх розділеними по різних рахунках. Тоді формула розрахунку доходу буде чіткою, а ризик помилок — мінімальним.

На наступний рік рекомендую налаштувати облік саме так.

Висновок: помилки ФОП можна уникнути

28, 29 та 30 грудня — останні дні, коли можна виправити помилки в обліку ФОП за 2025 рік.

Що потрібно встигнути: звірити доходи, перевірити призначення платежів, переконатися у фіскалізації, перевірити ліміт і заборгованість. Усе, що не виправите зараз — стане проблемою при подачі звітності в січні.

А вже в січні — спокійно подавайте звітність з правильними цифрами. 12 січня стартує онлайн Марафон звітності для ФОП, де за 3 дні по 2 години ми з вами підготуємо все — ви зможете поставити свої запитання та отримати відповідь. Більш детальніше про марафон за посиланням: https://cutt.ly/DtdxkezV 

Хочете просто делегувати подачу звітності наші експерти вивільнять вам час для бізнесу або відпочинку. З питань подачі річної звітності пишіть в наш телеграм чат: https://cutt.ly/Mtd1FO4f