Помилки в первинних документах: чи завжди це привід для штрафів? Нова позиція Верховного Суду

З чим стикається ваш бухгалтер чи не після кожної податкової перевірки? Правильна відповідь — претензії, що стосуються помилки в первинних документах. Кома не там, відсутній другорядний реквізит, дрібна неточність — і ось інспектор вже намагається виключити витрати чи зняти податковий кредит, вбачаючи в цьому ознаки нереальності операції.

Але чи є незначний недолік у первинних документах законною підставою визнавати їх неналежними?

Коротка відповідь: Ні, не є. Але диявол, як завжди, у деталях. Податківці часто ігнорують ключовий принцип бухгалтерського обліку — «превалювання суті над формою». Проте у 2025 році судова практика зробила ще один крок уперед: тепер ключовим питанням стає не лише наявність помилки, а те, чи доводить вона умисел платника податків.

Принцип «суть над формою»: що це означає для вашого бізнесу?

Принцип «превалювання суті над формою» (закріплений у Статті 4 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» ) означає, що господарські операції мають обліковуватися відповідно до їхньої справжньої економічної суті, а не лише виходячи з їхньої юридичної форми.   

Що це означає на практиці?

Уявіть, що ви реально придбали товар, оплатили його, перевезли на склад і маєте договори, рахунки та видаткові накладні. Але в якомусь із документів є дрібна описка. Податкова служба, побачивши це, може заявити: «Документ оформлений з порушенням, він недійсний, а отже, ніякої операції не було».

Тут і вступає в дію принцип суті над формою. Ваша мета — довести, що, попри формальний недолік, операція фактично відбулася. Проте у 2025 році цього вже недостатньо.

Новий фокус 2025: суть, форма та… умисел платника

Актуальна судова практика та зміни до Податкового кодексу (зокрема, ст. 109 ПКУ) змістили акцент. Тепер податкове правопорушення — це протиправне, винне діяння, яке може бути вчинене з умислом або через необережність.   

Ключовий момент: обов’язок доведення умислу платника податків покладається саме на податковий орган.  

І ось тут первинні документи знову виходять на сцену. «Істотні дефекти первинних документів» тепер розглядаються судами як одна з ознак, яка може свідчити про умисел.   

Таким чином, у 2025 році ваш захист має будуватися на двох китах:

1. Доведення реальності операції (принцип «суті над формою»).
2. Доведення відсутності умислу на ухилення від оподаткування (тобто, помилка є саме помилкою, а не схемою).

Розглянемо, як суди у 2025 році оцінюють різні типи «помилок».

Які «недоліки» податкова вважає критичними, а суд — ні?

Практика 2025 року дає чіткі відповіді, які аргументи ДПС суди відкидають, а які — все ще становлять небезпеку.

Проблема 1: Формальні помилки або відсутність ТТН

Це — одне з найнебезпечніших спрощень. Позиція тут дуже неоднозначна.

• Позиція ДПС (Пом’якшення): У 2025 році податкова визнала (наприклад, в ІПК від 03.03.2025 №1143), що при самовивозі товару покупцем, ТТН може бути необов’язковою. Для підтвердження витрат достатньо видаткової накладної або іншого документа на вантаж.   
• Реальні ризики: Однак, вважати ТТН непотрібним папірцем — небезпечно з двох причин:
  • Штрафи від Укртрансбезпеки: Позиція ДПС не є указом для іншого органу. Перевірки на дорогах часто закінчуються реальними штрафами за відсутність ТТН, і Верховний Суд стає на бік Укртрансбезпеки (штраф 17 тис. грн).   
  • Судова практика: Вона залишається суперечливою. Якщо ДПС все ж зніме витрати, посилаючись на відсутність ТТН, успіх у суді не гарантований.

Висновок: ТТН залишається важливим документом. Недооцінювати її — ризиковано.

Проблема 2: Відсутність «мокрих печаток» на платіжках

Окрема «улюблена» претензія ДПС — відсутність штампів банку на платіжних інструкціях, наданих платником. Ласкаво просимо у 21 століття: розрахунки через системи «Клієнт-Банк» є нормою.

Верховний Суд у постанові від 22 липня 2025 року у справі № 380/25843/23 чітко встановив: електронні розрахункові документи, підписані електронним підписом (ЕП), є оригіналами і не потребують додаткового засвідчення печатками банку. Факт списання коштів з вашого рахунку та зарахування їх контрагенту є доказом оплати, а не наявність чи відсутність чорнила.   

Проблема 3: Відсутність сертифікатів якості

А ось це — яскравий приклад того, де позиція судів залишається небезпечною для бізнесу. Податкова часто стверджує, що відсутність сертифікатів якості або походження на товар є однією з ознак нереальності операції.

І, на відміну від «мокрих печаток», суди часто ставляться до цього аргументу серйозно. Актуальна судова практика 2025 року показує, що суди розглядають відсутність сертифікатів не ізольовано, а в сукупності з іншими обставинами.

Наприклад, у постанові від 3 квітня 2025 року (справа № 560/20045/23) Верховний Суд, аналізуючи висновки судів нижчих інстанцій, звернув увагу на їхній аргумент: серед обставин, що свідчили про нереальність, фігурувала «відсутність сертифікатів походження (сертифікатів якості)» на товар.

Висновок: Вважати, що сертифікати якості — це “неважливі” супровідні документи, ризиковано. Хоча самі по собі вони не є первинними документами (вони посвідчують якість, а не факт передачі), їх відсутність буде використана ДПС і, ймовірно, врахована судом як частина доказової бази “проти” платника.  

Відео на тему: Скоро масові перевірки ФОП щодо дроблення бізнесу!

 

Реальна господарська операція: як довести свою правоту?

Що ж дозволить бізнесу виграти суд у 2025 році? Комплексний підхід. 

Велика Палата Верховного Суду наголошує, що визначальним є дослідження «сукупності обставин та первинних документів». 

Компанія не повинна посилатися на один документ, а має надати сукупність доказів, що підтверджують реальність господарської операції та відсутність умислу на порушення:   

• Договори поставки з усіма додатками та специфікаціями.
• Видаткові накладні на отримання товару.
• Товарно-транспортні накладні (де це обґрунтовано).
• Платіжні інструкції, що підтверджують повну оплату товару.   
• Податкові накладні, зареєстровані в ЄРПН.
• Договори оренди складських приміщень, куди товар прибував.
• Акти інвентаризації або оборотно-сальдові відомості, які підтверджували наявність та оприбуткування залишків товару на складі.   

Особливо ретельно пильнуйте за зберіганням цих документів та будьте готовими їх використати — це заздалегідь гарна стратегія, яка точно зіграє вам в плюс. 

Висновки: як захистити свої витрати

Отже, що вам потрібно знати про недоліки в первинних документах у 2025 році?

1. Не панікуйте. Дрібна помилка чи описка — це не автоматичний штраф.   
2. Пам’ятайте про «суть над формою». Ваш головний аргумент — операція була реальною, і це підтверджує не один папірець, а весь пакет документів.   
3. Знайте про новий фокус — «умисел». Податкова має довести, що ви навмисно порушили закон. Ваша задача — показати, що це була випадкова помилка, а не схема.   
4. Використовуйте актуальну судову практику. Чітко розрізняйте, де ризики реальні (як з ТТН  або відсутністю сертифікатів якості ), а де податківці дійсно перегинають (як із «мокрими печатками» на платіжках).   
5. Електронні документи — це сила. Платіжки з «Клієнт-Банку» з ЕП є повноцінними доказами.   

Полювання податківців на коми та формальні неточності — це спроба підмінити реальний аналіз господарської діяльності формалізмом. Не дозволяйте цьому зашкодити вашому бізнесу.

Якщо ви зіткнулися з тим, що податкова не визнає ваші витрати чи податковий кредит через формальні помилки в первинних документах, не чекайте на податкове повідомлення-рішення.

Зверніться за консультацією. Наші податкові адвокати проаналізують ваші документи, оцінять ризики та розроблять стратегію захисту, спираючись на актуальну судову практику, включно з останніми висновками Верховного Суду.

Поширені запитання (FAQ)