Повернення товару ФОП: покрокова інструкція з оформлення

Правильне оформлення повернення товару для ФОП — критично важлива процедура, яка щороку викликає безліч питань у підприємців. Податкова служба України регулярно проводить перевірки документування операцій повернення, особливо при сумах понад 100 грн. 

Податкове законодавство України чітко регламентує процедуру повернення товару, вимагаючи від ФОП на єдиному податку особливої уваги до складання Акту видачі коштів та правильної фіскалізації через РРО/ПРРО. Нехтування цими правилами може призвести не лише до суттєвих штрафів, але й до донарахування податкових зобов’язань за неправомірне зменшення бази оподаткування. 

У цій статті ви отримаєте покрокову інструкцію з оформлення повернення товару для ФОП усіх груп оподаткування, інформацію про всі необхідні документи та експертні поради від податкових консультантів, як захистити свій бізнес від штрафних санкцій.

Законодавчі підстави для повернення товарів

Правовідносини між продавцем і покупцем регулюються кількома нормативними актами. Закон України «Про захист прав споживачів» дає право покупцям повертати товар протягом 14 днів. Податковий кодекс України регулює податкові аспекти повернення. Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» визначає правила фіскалізації операцій повернення. А Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій встановлює вимоги до документального оформлення.

За загальним правилом, покупець має право повернути непродовольчий товар належної якості протягом 14 днів, не рахуючи дня купівлі, якщо товар не використовувався і збережено його товарний вигляд та чек. Важливо пам’ятати, що існують категорії товарів, які не підлягають поверненню, наприклад, ліки, нижня білизна, товари особистої гігієни, аудіо/відеозаписи та деякі інші групи товарів, визначені законодавством.

Коли потрібне спеціальне оформлення повернення товару?

Ключовий момент, на який звертає увагу ДПС — це повернення коштів на суму понад 100 гривень. Саме в цьому випадку виникає обов’язок складання спеціального документа.

Варто зауважити, що для ФОП як на загальній, так і на спрощеній системі оподаткування правильне оформлення повернення товару має суттєве значення не лише з погляду уникнення штрафів, але і для коректного обліку доходів. Без належного документального підтвердження податкові органи можуть відмовити в зменшенні оподатковуваного доходу на суму повернутих коштів.

Акт про видачу коштів: що це й коли він обов’язковий?

Що таке Акт про видачу коштів?

Акт про видачу коштів — це внутрішній документ підприємця, який підтверджує факт повернення грошей покупцеві. Він є обов’язковим додатком до видаткового фіскального чеку, якщо повернення відбувається через РРО/ПРРО й сума перевищує 100 гривень.

Цей документ має юридичну силу під час податкових перевірок і є підтвердженням правомірності зменшення доходу на суму поверненого товару. Особливо важливий він для ФОП-єдинників, адже в разі його відсутності вся сума повернення може бути включена до оподатковуваного доходу.

Коли підприємець зобов’язаний складати Акт?

Згідно з роз’ясненнями ДПС (зокрема в ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01), ФОП зобов’язаний скласти акт про видачу коштів у трьох випадках:

1. Сума повернення перевищує 100 гривень.
2. Повернення коштів здійснюється готівкою з каси або через РРО/ПРРО.
3. При скасуванні помилково проведеної через РРО/ПРРО суми розрахунку або виправленні помилково вибраної форми оплати. У цьому випадку акт складається незалежно від суми.

Важливим нюансом є те, що для третього випадку (помилково проведені операції) немає мінімального порогу суми. Тобто навіть при помилці на 10 гривень акт усе одно має бути складений. Це пов’язано з необхідністю чіткого документального підтвердження всіх змін у роботі з РРО/ПРРО.

Винятки: коли Акт не потрібен?

Акт не потрібен у двох випадках:

1. Якщо сума повернення не перевищує 100 гривень.
2. Якщо повернення коштів відбувається безготівковим шляхом із рахунку ФОП на рахунок покупця, за умови, що й початкова оплата була безготівковою. У такому випадку операція не проводиться через РРО/ПРРО.

Також акт не складається, якщо товар, відправлений із післяплатою, не був отриманий покупцем і повернувся продавцю. У цьому випадку проводиться операція «сторно» через РРО/ПРРО на підставі документів від служби доставки, але акт не потрібен, оскільки фактичної видачі коштів не відбувалося.

Як правильно скласти Акт про видачу коштів?

Законодавство чітко визначає інформацію, яку має містити акт. Відсутність хоча б одного пункту може призвести до визнання документа недійсним під час перевірки. Обов’язково зазначте:

• Дані документа, що посвідчує особу покупця: ПІБ, серія та номер паспорта.
• Відомості про товар: назва, артикул, кількість, ціна.
• Сума виданих коштів.
• Реквізити розрахункового документа: номер, дата та час видачі фіскального чека, що підтверджує первинну купівлю.

Чітко затвердженої форми Акту про видачу коштів немає. ФОП може розробити її самостійно, дотримуючись вимог щодо наявності всіх обов’язкових реквізитів.

Для зручності ви можете створити шаблон такого акту в електронному вигляді та роздруковувати його при потребі. Рекомендується нумерувати акти про видачу коштів, щоби полегшити їх облік та пошук при необхідності.

Відео на тему: Рішення суду! РРО не потрібне при продажі Новою поштою?

 

Основні етапи процедури повернення товарів

Процес повернення товарів включає кілька послідовних кроків:

1. Прийом товару від покупця

На цьому етапі підприємець повинен перевірити товарний вигляд продукту, переконатися у відсутності слідів використання, перевірити комплектність та цілісність упаковки. Важливо також перевірити наявність чека або іншого документа, що підтверджує факт покупки.

Якщо товар має ознаки використання або пошкоджену упаковку, підприємець має право відмовити в поверненні. Проте таку відмову варто оформлювати письмово, особливо якщо сума значна, щоб уникнути скарг до органів захисту прав споживачів.

2. Перевірка підстав для повернення

Необхідно переконатися, що з моменту купівлі не минуло більше 14 днів, і товар належить до категорії, яка підлягає поверненню. Також важливо перевірити, чи товар не входить до переліку тих, що не підлягають поверненню згідно законодавства.

3. Оформлення документів

Залежно від суми та способу повернення коштів, необхідно оформити:

• Видатковий чек через РРО/ПРРО
• Акт про видачу коштів (якщо сума перевищує 100 грн)
• Заяву від покупця про повернення (хоча це не є обов’язковою вимогою законодавства, але рекомендується для додаткового документального підтвердження)

4. Фіскалізація операції та повернення коштів

Проведення операції повернення через РРО/ПРРО та видача коштів покупцю в той спосіб, яким була здійснена оплата.

Особливості фіскалізації операцій повернення

При готівковому розрахунку

Якщо покупець оплачував товар готівкою, при поверненні необхідно оформити видатковий чек через РРО або ПРРО, скласти акт про видачу коштів (якщо сума перевищує 100 грн) та видати покупцю кошти та розрахунковий документ.

Видатковий чек (форма № ФКЧ-2) має містити всі обов’язкові реквізити, передбачені для фіскального чека. Не забувайте, що Z-звіт за день повинен включати інформацію про всі проведені через РРО/ПРРО операції, включаючи повернення.

При безготівковому розрахунку

Якщо оплата була карткою або банківським переказом:

При розрахунках із використанням банківських рахунків проведення операцій через РРО/ПРРО не є обов’язковим, однак потрібно зберігати банківські виписки, що підтверджують факт повернення коштів.

Якщо оплата проводилась через POS-термінал, повернення також має відбуватися через POS-термінал з оформленням видаткового чека і складанням акту про видачу коштів (при сумі понад 100 грн).

Важливо розуміти, що навіть якщо покупець просить повернути кошти в інший спосіб, ніж він оплачував (наприклад, оплата була карткою, а повернення просить готівкою), така операція повинна бути належним чином оформлена через РРО/ПРРО з видатковим чеком та актом.

При оплаті через сервіси доставки

Якщо товар, відправлений із післяплатою, не був забраний покупцем і повернувся продавцю, ФОП має провести операцію «сторно» або «чек повернення» через РРО/ПРРО на підставі документів від служби доставки. У такому випадку акт про видачу коштів не потрібен, оскільки фактичної видачі грошей покупцю не було.

У цій ситуації важливо зберігати документи від служби доставки, які підтверджують повернення товару (ТТН на повернення, акт повернення тощо). Ці документи можуть знадобитися при податковій перевірці.

Про те, чи потрібне РРО при продажі через Нову пошту — читайте у нашій іншій статті.

Зберігання документів: як довго й навіщо?

Акти про видачу коштів та акти про скасування помилкових операцій необхідно зберігати протягом 3-х років (1095 днів). ФОП зобов’язаний надавати ці акти контролюючим органам під час перевірок.

Недбале ставлення до зберігання цих документів може призвести до штрафів, оскільки податківці можуть поставити під сумнів правомірність зменшення доходу на суму повернення.

Рекомендується зберігати такі документи в окремій папці в хронологічному порядку або за номерами, щоби полегшити їх пошук при необхідності. Для ФОП, які здійснюють багато операцій повернення, доцільно вести електронний реєстр таких актів з основною інформацією про кожен випадок повернення.

Електронні заяви на повернення: Чи приймає податкова?

Згідно з ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01: «Питання вибору способу комунікації із покупцями належить виключно до компетенції Підприємця».

Це означає, що електронна заява на повернення товару є цілком допустимою. Однак ФОП має самостійно визначити та зафіксувати у своїх внутрішніх правилах процедуру прийому та обробки таких електронних заяв. Рекомендується зберігати скріншоти листування або електронні листи разом з іншими документами щодо повернення.

Для інтернет-магазинів електронні заяви часто є основним способом комунікації з покупцями. У такому випадку варто налагодити систему зберігання електронних заяв, наприклад, шляхом їх роздрукування та долучення до інших документів із повернення або використання спеціального програмного забезпечення для збереження електронного документообігу.

Типові помилки ФОП при оформленні повернення товарів

При оформленні повернення товарів підприємці часто допускають помилки, які можуть призвести до проблем із контролюючими органами:

1. Відсутність акту при поверненні суми більше 100 грн

Це найпоширеніша помилка, яка може призвести до невизнання операції повернення для цілей оподаткування. Наслідки: доходи не зменшуються на суму повернення, а для ФОП-єдинника це означає сплату єдиного податку з повної суми продажів, без врахування повернень.

2. Неповні дані в акті про повернення

Відсутність даних про документ покупця, реквізитів фіскального чека або інших обов’язкових даних може стати підставою для визнання акту недійсним. Важливо перевіряти комплектність інформації перед підписанням акту.

3. Недотримання термінів зберігання документів

Часто підприємці нехтують зберіганням документів про повернення або зберігають їх менше встановленого терміну (3 роки). При перевірці це може призвести до неможливості підтвердити законність операцій повернення.

4. Невидача розрахункового документа при поверненні

Покупець має право отримати видатковий чек при поверненні товару. Невидача такого документа є порушенням правил застосування РРО/ПРРО.

5. Неправильна фіскалізація операції повернення

Неправильно обрана операція в РРО/ПРРО (наприклад, службове внесення/видача замість повернення) може призвести до некоректного відображення у фіскальних звітах і, як наслідок, до проблем із податковою.

Висновок

Отже, правильне оформлення повернення товару ФОП — це важливий аспект ведення господарської діяльності. Ключовими моментами є дотримання 14-денного терміну, використання РРО/ПРРО при необхідності, та обов’язкове складання Акту про видачу коштів при поверненні суми понад 100 грн. Не забувайте про 3-річний термін зберігання актів та можливість використання електронних заяв. Дотримання цих правил допоможе уникнути штрафних санкцій від ДПС.

Якщо у вас залишилися питання щодо правильного оформлення повернення товару або ви зіткнулися з нестандартною ситуацією, ми завжди готові надати персональну консультацію з урахуванням особливостей саме вашого бізнесу.

 

Часті запитання про повернення товарів