ПРРО, чеки, повернення: офіційні роз’яснення ДПС для інтернет-магазинів

Використання програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО) для інтернет-магазину є обов’язковою вимогою для ФОП усіх груп, які здійснюють онлайн-торгівлю в Україні. 

Згідно з індивідуальною податковою консультацією №1684/ІПК/99-00-07-03-01, правильна фіскалізація продажів через ПРРО є ключовим фактором захисту від штрафів, які можуть сягати 150% вартості проданих товарів. 

Власники онлайн-бізнесу щодня стикаються з практичними питаннями: коли видавати фіскальний чек при відправці через Нову Пошту, як оформлювати повернення через ПРРО, яка дата вважається датою отримання доходу ФОП при використанні POS-терміналу, та як правильно фіскалізувати оплати частинами. 

У цій статті ми детально розберемо офіційні роз’яснення Державної податкової служби та надамо покрокові інструкції з застосування ПРРО для вашого інтернет-магазину згідно з чинними нормами податкового законодавства.

Ключові питання, які розглянуто в статті на основі індивідуальної податкової консультації (ІПК) №1684/ІПК/99-00-07-03-01:

• Коли видавати фіскальний чек при відправці товару через Нову Пошту та інших експедиторів
• Як правильно оформити повернення товару через ПРРО, якщо клієнт не забрав замовлення
• Яка дата вважається датою доходу ФОП при оплаті через POS-термінал
• Як фіскалізувати оплату частинами (передоплата та післяплата) через ПРРО

Коли видавати фіскальний чек ПРРО при відправці товару експедитором?

Відповідь ДПС: При відправці товару експедитором (логістичною компанією), фіскальний чек ПРРО має бути сформований до відправки товару та вкладений у посилку перед передачею експедитору.

Вимоги Закону № 265 щодо моменту фіскалізації

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (№ 265/95-ВР) чітко визначає в пункті 2 статті 3, що продавець зобов’язаний надати покупцю розрахунковий документ встановленої форми при отриманні товарів (послуг). В умовах дистанційної торгівлі це означає, що покупець має отримати чек разом із товаром.

Позиція ДПС: чек до відправки товару

Згідно з роз’ясненнями ДПС, наданими в ІПК, якщо товар відправляється через експедитора (логістичну компанію), який:

• Не є кур’єром чи перевізником у класичному розумінні
• Не бере участі у відносинах купівлі-продажу
• Не передає право власності на товар
• Не приймає оплату за товар

… то фіскальний касовий чек має бути сформований продавцем ДО моменту передачі товару експедитору та вкладений у посилку.

Наслідки порушення: відповідальність за невидачу чека ПРРО

Штрафи за порушення видачі чеків ПРРО:

• За перше порушення (протягом року) — штраф у розмірі 100% вартості проданих із порушенням товарів
• За кожне наступне порушення — 150% вартості товарів

При цьому для ФОПів-спрощенців, неплатників ПДВ працюють зменшені розміри штрафів: 25% вартості проданих із порушеннями товарів (послуг) — за порушення, вчинене вперше та  50% — за кожне наступне порушення

ДПС наголошує: оплати за товар мають бути фіскалізовані не пізніше моменту вручення товару покупцю. Видача чека після отримання товару покупцем є прямим порушенням Закону № 265.

Повернення товару ПРРО: як діяти, якщо клієнт не забрав замовлення (накладний платіж)?

Відповідь ДПС: Якщо клієнт не забрав товар на пошті, необхідно провести операцію «Повернення товару» в ПРРО на підставі квитанції від служби доставки про повернення відправлення та раніше виданого чека. Акт на повернення коштів складати не потрібно.

Процедура оформлення повернення в ПРРО

В ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01 податкова служба роз’яснює, що у випадку відмови покупця від отримання товару або якщо він просто не з’явився за ним, продавець має виконати наступні дії:

1. Дочекатися фактичного повернення товару від служби доставки
2. Отримати від служби доставки документ, що підтверджує повернення відправлення (наприклад, квитанцію чи накладну на повернення)
3. На підставі цього документа та раніше виданого фіскального чека на продаж (де ідентифіковано товар) провести через ПРРО операцію «Повернення товару» (або аналогічну операцію «сторно»)

Необхідні документи: квитанція від служби доставки

Ключовим документом для оформлення повернення є саме підтвердження від служби доставки про те, що товар повернуто продавцю без продажу. Обов’язок отримати та зберегти такий документ лежить на продавці.

Важливо: Обов’язком саме продавця є організація надання інформації щодо підтвердження повернення товарів без їх продажу від служби доставки.

Чи потрібен акт на повернення коштів?

ДПС чітко вказує: складати акт про видачу коштів у випадку незабраного товару з накладним платежем не потрібно. Такі акти складаються лише тоді, коли відбувається фактичне повернення грошей покупцю, і сума повернення перевищує 100 гривень. Оскільки при незабраному товарі з післяплатою кошти продавцю не надходили, то й повертати нічого.

Детальніше про те, як правильно оформити повернення товару, читайте в нашій іншій статті.

Дата доходу ФОП при використанні POS-терміналу: чек чи зарахування коштів?

Відповідь ДПС: При розрахунках через POS-термінал із видачею фіскального чека, датою отримання доходу ФОП вважається дата, зазначена у фіскальному чеку, а не дата зарахування коштів на рахунок.

Позиція ДПС щодо дати визнання доходу

Індивідуальна податкова консультація №1684/ІПК/99-00-07-03-01 підтверджує позицію ДПС: у разі здійснення розрахунків ФОП за допомогою POS-терміналів (еквайрингу) з видачею фіскального чека через РРО/ПРРО, датою отримання доходу є дата, зазначена у фіскальному чеку.

Чому дата на фіскальному чеку є вирішальною?

Хоча фактично кошти можуть надійти на рахунок ФОП через 1–3 банківські дні, Податковий кодекс (п. 292.6 ст. 292) визначає датою отримання доходу дату надходження коштів у грошовій формі. Закон № 265, у свою чергу, визначає розрахункову операцію при використанні банківської картки як оформлення відповідного розрахункового документа (чека).

Таким чином, для цілей оподаткування та обліку в Книзі обліку доходів (для ФОП на єдиному податку) орієнтуватися потрібно саме на дату фіскального чека ПРРО, що значно спрощує облік.

Приклад: Якщо ФОП пробив чек через ПРРО 30 грудня 2024 року, а кошти з POS-терміналу надійшли на рахунок 3 січня 2025 року, дохід враховується у звіті за 2024 рік, оскільки датою отримання доходу вважається 30 грудня 2024 року.

Практичні наслідки для річної звітності ФОП

При розрахунку річної виручки для звіту з єдиного податку, ФОП має враховувати саме дати, зазначені у фіскальних чеках. Це означає, що якщо чек був вибитий у грудні 2024 року, а гроші фактично надійшли на рахунок у січні 2025 року, дохід має бути відображений у звіті за 2024 рік.

Відео на тему: Рішення суду! РРО не потрібне при продажі Новою поштою?

 

Оплата частинами ПРРО: правила фіскалізації передоплати та післяплати

Відповідь ДПС: При оплаті частинами необхідно видати окремий чек на кожну частину оплати. На передоплату видається чек із позначкою «Аванс за [товар]”, а остаточний чек має містити повну вартість товару, вказаний аванс та суму до сплати.

Оформлення першого чеку на аванс (передоплату)

При отриманні першої частини оплати (передоплати) необхідно видати фіскальний чек через ПРРО. ДПС рекомендує наступний формат (на прикладі з ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01):

• У полі «Назва товару/послуги» зазначити: «Аванс за [Назва або артикул товару]”
• Вказати суму отриманого авансу
• Заповнити інші обов’язкові реквізити чека

Оформлення фінального чеку при остаточному розрахунку

Другий (фінальний) чек видається в момент остаточного розрахунку та/або передачі товару покупцю. Навіть якщо остаточна оплата дорівнює нулю (товар повністю оплачено авансами), чек усе одно видається. Цей чек повинен містити:

• Повну номенклатуру товару: назва, кількість, повна ціна за одиницю
• Загальну вартість товару
• Відображення раніше отриманого авансу (або авансів) зі знаком мінус або окремим рядком «Сплачено авансом»
• Кінцеву суму до сплати (яка може бути нульовою)

Приклад оформлення оплати частинами:

1. Клієнт вносить передоплату 10 % (100 грн) за товар вартістю 1000 грн
2. Перший чек: «Аванс за Смартфон Model X» — 100 грн
3. При відправці товару з доплатою 900 грн видається другий чек:
   • «Смартфон Model X» — 1000 грн
   • «Аванс за Смартфон Model X» — (-100 грн)
   • «До сплати» — 900 грн

Такий підхід забезпечує повну прозорість розрахунків та відповідність вимогам застосування ПРРО ФОП при оплаті частинами.

Нормативно-правова база застосування ПРРО в онлайн-торгівлі

Ключові законодавчі акти

Застосування ПРРО в Україні регулюється низкою законодавчих актів:

1. Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (Закон № 265) — визначає правові засади застосування РРО та ПРРО у сфері торгівлі.
2. Податковий кодекс України — регулює відносини у сфері справляння податків і зборів, зокрема в частині визначення дати отримання доходу (п. 292.6 ст. 292).
3. Закон України «Про платіжні послуги» — визначає поняття та загальний порядок виконання платіжних операцій в Україні.
4. Порядок реєстрації та застосування РРО (Наказ Міністерства фінансів України № 547) — встановлює правила реєстрації та застосування РРО та ПРРО.

Відповідальність за порушення вимог фіскалізації

Недотримання вимог щодо застосування ПРРО може призвести до накладення серйозних фінансових санкцій:

• За перше порушення (протягом року) — штраф у розмірі 100 % вартості проданих із порушенням товарів
• За кожне наступне порушення — 150 % вартості товарів

Додатково можуть бути застосовані штрафи за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат та за ненадання покупцю розрахункового документа.

Важливість зберігання первинних документів

Відповідь ДПС: Платники податків зобов’язані зберігати первинні документи щонайменше 1095 днів (3 роки) для документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків.

Терміни зберігання документів

Згідно з п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України, встановлені такі терміни зберігання документів:

• 1095 днів (3 роки) — для більшості документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків
• 1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності юридичних осіб

Для ФОП на єдиному податку мінімальний термін зберігання документів, що підтверджують доходи, становить 1095 днів із дня подання відповідної звітності.

Які документи необхідно зберігати

При роботі з ПРРО в онлайн-торгівлі обов’язковими для зберігання є:

• Копії фіскальних чеків
• Документи, що підтверджують повернення товарів (квитанції від служб доставки)
• Акти про видачу коштів (якщо були складені)
• Первинні документи на придбання товарів (для підтвердження витрат при можливій перевірці)

Практичні рекомендації для власників інтернет-магазинів

Технічні аспекти роботи з ПРРО в онлайн-торгівлі

При роботі з ПРРО в онлайн-торгівлі важливо враховувати такі технічні аспекти:

1. Вибір надійного ПРРО: використовуйте програмні рішення, які відповідають вимогам ДПС та забезпечують стабільну роботу.
2. Інтеграція з існуючими системами: для зручності можна інтегрувати ПРРО із системою управління інтернет-магазином чи CRM-системою, що значно спростить процес фіскалізації.
3. Автоматизація процесів: налаштуйте автоматичне формування чеків при отриманні оплати, що дозволить мінімізувати помилки та заощадити час.
4. Резервне копіювання даних: регулярно створюйте резервні копії даних ПРРО, щоб уникнути їх втрати при технічних збоях.

Алгоритм дій для безпечного ведення онлайн-торгівлі

Етап	Дія
Отримання замовлення	Перевірити наявність товару та можливість виконання замовлення
Отримання оплати	Сформувати фіскальний чек через ПРРО (повний або на аванс)
Підготовка до відправки	Вкласти фіскальний чек у посилку з товаром
Передача експедитору	Передати посилку з вкладеним чеком логістичній компанії
Відстеження доставки	Контролювати статус відправлення
Повернення товару	Оформити повернення через ПРРО на підставі документа від служби доставки
Облік доходу	Враховувати дату з фіскального чека при обліку доходів

 

Висновок: ключові аспекти роботи з ПРРО для успішної онлайн-торгівлі

Правильне застосування ПРРО для інтернет-магазину є запорукою спокійної роботи та уникнення штрафних санкцій із боку ДПС. Ключові моменти, розглянуті на основі ІПК №1684/ІПК/99-00-07-03-01:

1. Момент фіскалізації: фіскальний чек при відправці експедитором видається до передачі товару та вкладається в посилку.
2. Повернення товару: якщо клієнт не забрав товар (післяплата), оформлюється операцією «Повернення» на підставі документа від служби доставки, без складання акту про видачу коштів.
3. Визначення доходу: дата доходу ФОП при розрахунках через POS-термінал — це дата на фіскальному чеку.
4. Оплата частинами: вимагає видачі окремих чеків на аванс та на остаточний розрахунок із деталізацією всіх сум.

Дотримання цих правил допоможе ФОП вести прозорий облік та уникнути непорозумінь із контролюючими органами. Пам’ятайте, що податкове законодавство може змінюватися, тому важливо слідкувати за актуальними роз’ясненнями ДПС.

Заплуталися в правилах використання ПРРО? Не впевнені, чи правильно фіскалізуєте операції у вашому інтернет-магазині? Ми завжли готові надати професійну допомогу: від налаштування ПРРО до повного супроводу вашого бізнесу — зверніться за консультацією, щоб раз і назавжди розібратися з усіма нюансами ПРРО, отримати персональні рекомендації та захистити свій бізнес.

 

FAQ: часті питання щодо ПРРО в онлайн-торгівлі