Що таке акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт), та чи насправді їх скасували?

1. Що таке акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт), його правова природа

Акт приймання-передачі наданих послуг традиційно є одним із найбільш поширених документів у господарській діяльності підприємств та фізичних осіб-підприємців. У практиці бухгалтерського обліку та договірних відносин він використовується як документ, що підтверджує факт виконання робіт або надання послуг однією стороною договору та прийняття їх іншою стороною. Саме цей документ фіксує момент завершення певного етапу виконання зобов’язань між виконавцем і замовником.

За своєю суттю акт приймання-передачі наданих послуг є первинним документом бухгалтерського обліку, який відображає господарську операцію та підтверджує її фактичне здійснення. Як правило, він складається у письмовій формі та підписується уповноваженими представниками обох сторін – виконавця та замовника.

Підписання такого документа свідчить про те, що роботи або послуги були надані у визначеному обсязі, а замовник їх прийняв і не має зауважень щодо якості або результату виконання. Саме тому акт має важливе юридичне значення та може використовуватися як доказ виконання договірних зобов’язань у разі виникнення спору між сторонами.

З точки зору цивільного законодавства, правові засади надання послуг визначаються положеннями глави 63 Цивільного кодексу України. Відповідно до частини першої статті 901 цього кодексу за договором про надання послуг одна сторона – виконавець, зобов’язується за завданням другої сторони – замовника, надати послугу, яка споживається у процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник, у свою чергу, зобов’язується оплатити таку послугу, якщо інше не передбачено договором.

Водночас норми цивільного законодавства безпосередньо не встановлюють обов’язку сторін складати акт приймання-передачі наданих послуг. Тобто сам по собі договір про надання послуг не містить прямої вимоги щодо оформлення такого документа.

Однак, відсутність прямої згадки про акт у положеннях цивільного законодавства не означає, що його складання не є необхідним у практичній діяльності суб’єктів господарювання. Для розуміння ролі цього документа слід звернутися до норм законодавства, що регулюють ведення бухгалтерського обліку та податкового обліку.

Зокрема, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачає, що підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку є первинні документи.

Відповідно до частини першої статті 9 цього Закону, саме первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції та слугують основою для подальших бухгалтерських записів. Це означає, що будь-яка операція, яка здійснюється підприємством або підприємцем у межах господарської діяльності, повинна бути підтверджена належним документом.

Подібні положення містяться і у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88.

Відповідно до пункту 2.1 цього Положення, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій також є первинні документи, які фіксують факти їх здійснення. Таким чином, документальне підтвердження господарських операцій є обов’язковою вимогою ведення бухгалтерського обліку.

Окрім вимог бухгалтерського законодавства, необхідність належного документального оформлення господарських операцій зумовлена і нормами податкового законодавства. Відповідно до пункту 44.1 Податкового кодексу України платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, що впливають на визначення об’єктів оподаткування або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів.

При цьому закон прямо забороняє формування показників податкової звітності на підставі даних, які не підтверджені відповідними документами.

У практичній площині це означає, що будь-які господарські операції, у тому числі пов’язані з наданням послуг або виконанням робіт, повинні бути підтверджені документально. Саме тому протягом тривалого часу акт виконаних робіт або наданих послуг став одним із найбільш поширених документів, що використовуються для підтвердження таких операцій.

Його підписання фактично фіксує завершення певного етапу виконання договору та створює правові підстави для проведення розрахунків між сторонами.

З моменту підписання акта, як правило, виникає можливість для здійснення остаточних розрахунків між замовником і виконавцем, а також для відображення відповідної операції у бухгалтерському та податковому обліку.

Фактично цей документ підтверджує, що роботи виконані або послуги надані належним чином і сторони погоджуються з їх результатом.

Крім того, акт виконаних робіт виконує важливу функцію захисту інтересів обох сторін договірних відносин. Для замовника він є доказом того, який саме обсяг робіт або послуг був отриманий, у які строки та на яких умовах.

Для виконавця ж акт виступає підтвердженням належного виконання зобов’язань і підставою для отримання оплати. Саме тому цей документ часто відіграє ключову роль у разі виникнення спорів щодо якості або обсягу наданих послуг.

На відміну від рахунку або інвойсу, акт виконаних робіт містить значно ширший опис господарської операції. У ньому, як правило, детально зазначається перелік виконаних робіт або наданих послуг, їх обсяг, період виконання, а також інші характеристики, які дозволяють більш точно ідентифікувати результат виконання договору.

Саме тому акт не лише підтверджує суму до оплати, але й фіксує фактичний зміст взаємовідносин між сторонами.

Таким чином, протягом багатьох років складання актів виконаних робіт або наданих послуг було усталеною та загальноприйнятою практикою господарського документообігу.

Їх використання пояснювалося необхідністю дотримання вимог законодавства про бухгалтерський облік, належного підтвердження господарських операцій для цілей оподаткування, а також потребою у документальному закріпленні результатів виконання договірних зобов’язань між сторонами.

2. Законодавчі зміни щодо документування надання послуг

24 лютого 2026 року Верховна Рада України ухвалила закон на основі законопроєкту №14023 (далі – Закон про зміни). На момент підготовки цієї статті документ перебуває на стадії підписання та після набрання чинності внесе зміни до Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Основна мета цих змін полягає у зменшенні адміністративного навантаження на бізнес та спрощенні господарського документообігу.

Законодавець прагне адаптувати правила документального оформлення господарських операцій до сучасних умов ведення бізнесу, активного використання електронного документообігу та міжнародної практики підтвердження наданих послуг.

Ключова новація стосується змін до частини другої статті 9 Закону №996, яка визначає вимоги до первинних документів. Після набрання чинності Законом про зміни ця норма буде доповнена положенням, що дозволяє спростити порядок оформлення документів, які підтверджують надання послуг або виконання робіт.

Зокрема, Законом про зміни буде передбачено можливість складення первинного документа про надання послуг із підписом лише однієї сторони – виконавця, тобто особи, відповідальної за здійснення господарської операції з його боку.

Відсутність у такому документі реквізитів замовника, зокрема його підпису, посади або прізвища відповідальної особи, не вважатиметься порушенням вимог до оформлення первинних документів.

Водночас застосування такого спрощеного порядку документування можливе лише за дотримання певних умов.

По-перше, відповідний порядок оформлення господарських операцій повинен бути прямо передбачений письмовим договором між сторонами.

По-друге, такі операції повинні бути належним чином відображені у бухгалтерському обліку у періоді їх фактичного здійснення.

Фактично законодавець визнає можливість підтвердження господарських операцій іншими документами, зокрема інвойсами або рахунками, які містять необхідні відомості про операцію та підписані виконавцем.

У разі якщо сторони передбачать це у договорі, інвойс може виконувати функцію первинного документа, який підтверджує факт надання послуг, без необхідності підписання традиційного акта виконаних робіт.

Водночас варто враховувати важливе практичне застереження. Сам по собі рахунок-фактура (інвойс), підписаний лише виконавцем, не є достатнім доказом фактичного надання послуг. Такий документ набуває статусу повноцінного первинного документа лише після його оплати замовником, оскільки саме оплата розглядається як акцепт умов документа та підтвердження прийняття послуги.

Якщо ж інвойс не оплачено і він не підписаний другою стороною, у разі виникнення спору в суді може бути складно довести факт фактичного надання послуг лише на підставі такого документа.

Важливо також розуміти, що прийняті зміни не означають повного скасування актів виконаних робіт або наданих послуг. Закон не забороняє використовувати акти і не позбавляє їх юридичної сили. Сторони господарських відносин можуть і надалі застосовувати такі документи, якщо вважають це доцільним або якщо це передбачено умовами договору.

Таким чином, законодавство фактично надає бізнесу можливість самостійно визначати найбільш зручний спосіб документального оформлення господарських операцій.

Водночас закон встановлює низку винятків, на які спрощений порядок документування не поширюється. Йдеться, зокрема, про господарські операції, оплата за якими здійснюється за рахунок публічних коштів.

Запроваджені зміни також мають на меті гармонізацію українських правил документообігу з міжнародною практикою. У багатьох країнах підтвердження надання послуг здійснюється саме інвойсами або іншими документами виконавця без необхідності підписання окремого акта приймання-передачі.

Це особливо актуально для компаній, що працюють із іноземними партнерами або надають послуги у сфері ІТ, консалтингу, маркетингу та інших інтелектуальних послуг. Відповідно, прийняті зміни спрямовані на спрощення зовнішньоекономічної діяльності та зменшення бар’єрів для експорту послуг.

Враховуючи нові законодавчі підходи, суб’єктам господарювання доцільно заздалегідь проаналізувати свої внутрішні процедури документування господарських операцій. Зокрема, компаніям варто переглянути чинні договори з контрагентами та за необхідності внести до них положення щодо спрощеного порядку підтвердження надання послуг. У деяких випадках може виникнути потреба укласти додаткові угоди, які прямо передбачатимуть можливість використання інвойсів або інших документів замість традиційних актів виконаних робіт.

Крім того, доцільно переглянути облікову політику підприємства та чітко визначити перелік первинних документів, які будуть використовуватися для різних типів господарських операцій.

Особливу увагу слід приділити правильному визначенню дат надання послуг, оскільки саме вони мають важливе значення для відображення операцій у бухгалтерському та податковому обліку.

У сучасних умовах також варто розглянути можливість переходу на електронні інвойси із застосуванням кваліфікованого електронного підпису. Використання електронних документів дозволяє значно спростити обмін документами між сторонами, пришвидшує господарські процеси та забезпечує належний рівень юридичного захисту.

Отже, Закон про зміни фактично не скасовує акти виконаних робіт, а змінює підхід до документального підтвердження надання послуг.

Головний акцент переноситься з формальної наявності конкретного документа на економічний зміст господарської операції та відповідальність сторін за її належне відображення у бухгалтерському обліку.

Такий підхід сприяє спрощенню бізнес-процесів, робить українські компанії більш зрозумілими для міжнародних партнерів та створює додаткові можливості для розвитку підприємницької діяльності.

3. Переваги використання актів виконаних робіт та сфери, де їх доцільно зберегти

Попри законодавчі зміни, спрямовані на спрощення документообігу, акти виконаних робіт (наданих послуг) продовжують відігравати важливу роль у господарській діяльності. Новий підхід законодавця не передбачає їх скасування, а лише надає бізнесу більшу гнучкість у виборі способу документального підтвердження господарських операцій.

Водночас у багатьох випадках використання актів залишається доцільним з практичної, юридичної та податкової точки зору.

Насамперед акт виконаних робіт має значну доказову силу у договірних відносинах. Підписаний обома сторонами документ підтверджує, що послуги фактично надані або роботи виконані у визначеному обсязі, а замовник їх прийняв без зауважень.

У разі виникнення спорів акт часто виступає одним із ключових доказів належного виконання договірних зобов’язань. На практиці суди досить часто виходять із того, що підписання акта без застережень свідчить про відсутність претензій щодо якості чи обсягу виконаних робіт.

Ще однією важливою перевагою акта є можливість детально зафіксувати зміст господарської операції. На відміну від рахунку або інвойсу, які зазвичай містять лише короткий опис послуги та суму до оплати, акт приймання-передачі наданих послуг може включати розширений перелік виконаних робіт, їх обсяг, строки виконання, технічні характеристики або інші істотні параметри.

Така деталізація допомагає уникнути непорозумінь між сторонами та спрощує підтвердження реальності операції під час перевірок.

Крім того, акти дозволяють структурувати взаємовідносини у межах складних або довгострокових договорів. У багатьох сферах господарської діяльності роботи виконуються поетапно або протягом тривалого часу.

У таких випадках підписання актів після завершення кожного етапу дозволяє фіксувати виконаний обсяг робіт та проводити розрахунки між сторонами без накопичення неврегульованих зобов’язань.

Окрему увагу варто приділити використанню актів у договорах комісії та інших посередницьких договорах. У таких правовідносинах особливо важливо правильно документувати рух коштів і розмежовувати власні доходи комісіонера та кошти, які він отримує від імені або в інтересах комітента.

На практиці податкові органи під час перевірок нерідко аналізують надходження коштів на рахунки підприємств або підприємців, які працюють за посередницькими договорами.

Якщо належним чином не підтверджено, що частина отриманих коштів належить комітенту, існує ризик того, що контролюючий орган може розцінити всі надходження як дохід самого посередника.

Для платників єдиного податку це може призвести до перевищення граничного обсягу доходу, донарахування податків або навіть втрати права застосування спрощеної системи оподаткування.

Подібний підхід також зменшує ризики під час податкових перевірок, оскільки документально фіксує економічний зміст операції та підтверджує, що кошти, які проходять через рахунок посередника, не є його власним доходом.

Доцільним використання актів залишається також у будівництві, інжинірингових та проектних роботах, де виконання робіт має складний технічний характер і потребує поетапного підтвердження результатів. У таких сферах акти часто є частиною стандартної документації, яка використовується для підтвердження обсягів виконаних робіт та проведення розрахунків між сторонами.

Акти також бажано використовувати у дороговартісних або складних проєктах, де важливо максимально чітко зафіксувати результат виконання зобов’язань. У таких випадках підписаний акт приймання-передачі наданих послуг може стати важливим інструментом захисту інтересів сторін у разі виникнення претензій щодо якості або обсягу виконаних робіт.

Крім того, акт може бути корисним у сфері консультаційних, маркетингових, ІТ та інших інтелектуальних послуг, де результат діяльності не завжди має матеріальне вираження. Детальний опис виконаних завдань або переданих результатів у акті дозволяє чітко підтвердити факт надання послуг та їх зміст.

Важливо також зазначити, що якщо договір вже укладено і він передбачає обов’язкове використання актів, то для того, щоб перейти на спрощене документування або використовувати інвойс замість акта, необхідно укласти додаткову угоду до договору.

Без такої угоди зміна порядку документування може розцінюватися як порушення умов договору, що створює юридичні та податкові ризики.

Спрощення документообігу – це свобода, але свобода вимагає відповідальності. Оптимальним варіантом на практиці стане використання гібридної моделі документування:

• Для типових, дрібних, регулярних послуг (наприклад, абонентська плата, щомісячне обслуговування) можна використовувати інвойси, що спрощує облік та прискорює процеси.
• Для унікальних, дороговартісних або технічно складних завдань доцільно залишати традиційні акти, що фіксують обсяг і якість виконаних робіт та захищають бізнес від потенційних спорів і податкових ризиків.

Такий підхід дозволяє підтримувати баланс між швидкістю процесів та юридичною безпекою бізнесу, використовуючи переваги обох методів документування.

Отже, хоча нові законодавчі зміни і дозволяють використовувати інші документи для підтвердження господарських операцій, акти виконаних робіт залишаються важливим елементом договірної та облікової практики.

У багатьох випадках їх застосування дозволяє мінімізувати податкові ризики, чітко визначити обсяг виконаних зобов’язань та забезпечити належний рівень правового захисту сторін. Саме тому при виборі моделі документування господарських операцій бізнесу варто виходити не лише з формальних можливостей законодавства, а й з реальних ризиків та специфіки конкретної діяльності.

Висновки

Акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт) – це первинний документ, який фіксує факт виконання виконавцем своїх договірних зобов’язань та підтверджує прийняття замовником результату таких робіт або послуг.

У господарській практиці він традиційно використовується як документ, що засвідчує обсяг, зміст, вартість і момент завершення відповідної господарської операції.

Підписання такого документа сторонами договору підтверджує належне виконання зобов’язань та створює підстави для проведення розрахунків між виконавцем і замовником, а також для відображення операції у бухгалтерському та податковому обліку.

Водночас, поширене останнім часом твердження про те, що акти нібито «скасували», є певною мірою перебільшеним. Законодавчі зміни, які були прийняті Верховною Радою України у 2026 році, не передбачають заборони на використання актів і не позбавляють їх юридичної сили.

Ключова ідея змін полягає в тому, що первинний документ, який підтверджує надання послуг, за певних умов може оформлюватися без підпису замовника.

Такий підхід покликаний спростити документообіг, зменшити затримки з підписанням актів та наблизити українську практику до моделей, які давно використовуються у міжнародному бізнесі, особливо у сфері ІТ, консалтингу, маркетингу та інших нематеріальних послуг.

Водночас сама можливість використовувати традиційні акти повністю зберігається. Саме тому бізнесу не варто сприймати ці зміни як сигнал до автоматичної відмови від актів у всіх без винятку випадках.

Формально законодавство відкриває нові можливості, але практичне рішення завжди має залежати від змісту конкретних правовідносин, вартості послуг, рівня ризику, порядку розрахунків та ймовірності спорів із контрагентом або контролюючими органами.

Там, де важливо мати беззаперечний доказ прийняття результату робіт замовником, акт і надалі залишатиметься найбільш надійним інструментом.

Для типових, регулярних і нескладних послуг спрощений підхід справді може бути зручним. Якщо сторони наперед узгодили у договорі, що достатнім підтвердженням надання послуг є інвойс, рахунок, рахунок-акт чи інший документ виконавця, така модель дозволить прискорити обіг документів, зменшити бюрократичне навантаження та полегшити роботу як українським компаніям, так і тим, хто працює з іноземними замовниками. Але така модель працює лише тоді, коли вона належно закріплена у договорі та коректно реалізована в обліку.

Водночас у складних, дороговартісних, технічно деталізованих або довгострокових проєктах акти доцільно зберегти. Це стосується, зокрема, будівельних, проєктних, інжинірингових, консультаційних, юридичних, маркетингових та посередницьких відносин, де особливо важливо чітко визначити обсяг, етапність, зміст і результат виконаних зобов’язань.

У таких випадках акт виконує не лише облікову, а й потужну доказову функцію, оскільки підтверджує, що замовник прийняв послугу або роботу без зауважень чи із конкретно зафіксованими застереженнями.

Окремо слід пам’ятати, що спрощений порядок документування не є універсальним. Із публічних роз’яснень щодо законопроєкту випливає, що для окремих категорій правовідносин і надалі зберігатимуться спеціальні правила, зокрема для операцій, пов’язаних із публічними коштами, орендою державного чи комунального майна, а також для будівельного підряду та окремих спеціальних сфер.

Тому перед переходом на нову модель документування потрібно оцінити не лише зручність, а й правові обмеження для конкретного виду діяльності.

Таким чином, головний висновок полягає у тому, що акти виконаних робіт не зникають із господарської практики, а перестають бути безальтернативним способом підтвердження операції.

Після остаточного завершення законодавчої процедури бізнес отримає більше свободи у виборі форми первинного документа, але ця свобода вимагатиме уважнішої договірної роботи, чітких внутрішніх правил документообігу та правильного відображення операцій у бухгалтерському обліку.