Товар з AliExpress: як ФОП внести його в облік і чому ТТН не допоможе

Для тисяч українських ФОП замовлення на AliExpress чи Temu — це щоденна бізнес-рутина. Здається, все просто: обрав товар, оплатив, отримав посилку з товарно-транспортною накладною. 

Багато хто впевнений, що цих документів достатньо для податкового обліку. Але це небезпечна ілюзія, яка у 2025 році стала ще більш ризикованою. Державна податкова служба змінила тактику: замість чітких роз’яснень підприємці все частіше стикаються зі «стратегією невизначеності», що робить наявність бездоганних документів єдиним надійним захистом. 

Розберемося, чому ТТН та скріншоти не працюють, на які норми спирається ДПС, як зібрати пакет документів, що витримає будь-яку перевірку, і що робити, коли ідеальних документів просто немає.

Чому ТТН та скріншот замовлення — не первинні документи

Логіка податківців проста і базується на фундаментальних нормах законодавства. Будь-яка господарська операція має бути зафіксована у первинних документах, що містять обов’язкові реквізити. ТТН або «замовлення» з кабінету маркетплейсу не проходять цей тест, бо:

• ТТН підтверджує перевезення, а не купівлю. Цей документ фіксує відносини між вами та логістичною компанією, а не з продавцем товару. Він не доводить перехід права власності та вартість придбання .
• Роздруківка замовлення не має юридичної сили. Вона не містить усіх обов’язкових реквізитів, визначених у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», як-от підпис уповноваженої особи продавця.   

Ця позиція послідовно підтверджується ДПС у роз’ясненнях . Посилаючись на пункт 44.1 Податкового кодексу України, податківці наголошують, що документи з маркетплейсів не можуть бути підставою для податкового обліку.

Однак у 2025 році ситуація ускладнилася: ДПС почала надавати ухильні відповіді на запити ФОП щодо необхідності первинки на неризикові товари, створюючи правовий «туман».

Ця невизначеність розв’язує руки інспекторам на місцях, які можуть трактувати відсутність документів на власний розсуд, наприклад, як доказ безоплатного отримання товару.   

Що таке «правильна» первинка для імпорту: збираємо докази для ДПС

Щоб легалізувати товар, придбаний на міжнародному маркетплейсі, ФОП повинен зібрати пакет документів, що підтверджує два ключові етапи: факт купівлі та факт митного оформлення.

Ідеальний пакет документів

Ось мінімальний набір, який витримає будь-яку перевірку:

1. Інвойс (Invoice / Рахунок-фактура). Це головний документ від продавця з реквізитами сторін, датою, переліком товару, ціною та загальною сумою. Не “Order details”, а повноцінний інвойс.   
2. Платіжні документи. Банківська виписка або платіжна інструкція, що підтверджує переказ коштів саме тому продавцю, який вказаний в інвойсі.
3. Митна декларація (ЄАД або М-16). Документ, що підтверджує легальний перетин товаром кордону, його митну вартість та сплату податків. Імпортером має бути зазначений саме ваш ФОП.   

Важливий нюанс про ліміт у 150 євро: Цей безмитний ліміт стосується товарів для особистого користування фізичних осіб . Для ФОП, що ввозить товари з комерційною метою, він є ілюзією безпеки.

Митниця активно ідентифікує комерційні партії за такими ознаками, як кількість однакових товарів у посилці та систематичність замовлень на одну адресу. Митники мають право об’єднати вартість кількох посилок і, якщо сума перевищить €150, нарахувати податки.

Більше того, у 2025 році активно обговорюється скасування цього ліміту та запровадження ПДВ на всі посилки з-за кордону.

Важливо: поштові декларації CN22/CN23 чи наклейки перевізника є логістичними документами . Вони можуть бути додатком до справи, але не замінюють первинку.

Що робити, якщо продавець не надав інвойс? Високоризиковий метод «Закупівельного акту»

Реальність така, що продавці з AliExpress рідко надають ідеальні документи . У такому випадку деякі підприємці вдаються до самостійного створення первинного документа — Закупівельного акту. Однак цей метод є не «робочим варіантом», а правовою міною уповільненої дії, що створює значно серйозніші ризики, ніж повна відсутність документів.

Щоб такий акт формально мав юридичну силу, він повинен містити всі обов’язкові реквізити первинного документа. Однак використання такого акту може мати вкрай негативні наслідки:

1. Ризик визнання ФОП податковим агентом. Складаючи акт про закупівлю у неідентифікованої фізичної особи-нерезидента, ви документально фіксуєте виплату доходу. Податкова може вимагати від вас нарахувати, утримати та сплатити до бюджету податок на доходи фізичних осіб (18%) та   
2. військовий збір (5%) від суми, вказаної в акті. Таким чином, ваше податкове навантаження на такий товар складе 23% .
3. Ризик визнання товару «безоплатно отриманим». Оскільки ви не можете надати доказів оплати конкретному продавцю, інспектор має всі підстави вважати товар отриманим безкоштовно. Згідно з п. 292.3 ПКУ, вартість безоплатно отриманих товарів включається до доходу платника єдиного податку, що призводить до донарахування податку .

Таким чином, Закупівельний акт не легалізує товар, а створює документальну базу, яку ДПС може використати проти самого ж підприємця, причому з гарантованими збитками у 23% від вартості товару.

Відео на тему: Документальна перевірка у ФОП. Що будуть питати?

Ризики для ФОП: які штрафи чекають за відсутність документів

Відсутність «товарної папки» — це не просто формальність. Наслідки можуть бути дуже болючими, і важливо розрізняти види відповідальності.

Ризик №1: Штраф за порушення обліку товарних запасів

Цей ризик стосується ФОП, які зобов’язані вести облік товарних запасів згідно з Наказом Мінфіну № 496 (платники ПДВ, продавці техніки, ліків, ювелірних виробів). Якщо під час перевірки виявиться товар без документів, він вважається необлікованим.   

• Санкція: Штраф у розмірі вартості (тобто 100%) необлікованих товарів за цінами реалізації, але не менше 170 грн. Це прямо передбачено ст. 20 Закону про РРО (№ 265/95-ВР).   

Ризик №2: Штрафи за порушення розрахункових операцій (РРО/ПРРО)

Навіть якщо у вас є документи, але ви продаєте товар без фіскального чека, на вас чекають ще більш жорсткі санкції. З 1 серпня 2025 року пільгові ставки скасовано.   

• Санкція:
  • 100% вартості проданих з порушенням товарів — за перше порушення.   
  • 150% вартості проданих з порушенням товарів — за кожне наступне.   

Ризик №3: Загальні податкові ризики та «ефект доміно»

Навіть якщо ви не зобов’язані вести товарний облік, відсутність первинних документів на товар створює серйозні проблеми для всіх ФОП:

• Для ФОП на загальній системі: Неможливість підтвердити витрати. Податкова донарахує податки з усієї суми виручки, а не з прибутку.
• Для ФОП на єдиному податку: Відсутність первинки створює каскад ризиків:
  • Штраф за незберігання документів: За сам факт відсутності первинних документів передбачено штраф 1020 грн (п. 121.1 ПКУ), а за повторне порушення протягом року — 2040 грн .
  • Донарахування податку через «безоплатно отримані товари»: Як зазначено вище, вартість товару без документів може бути включена до вашого доходу, що призведе до донарахування єдиного податку .
  • Ризик втрати статусу «спрощенця»: Це не прямий, а опосередкований наслідок. Якщо через донарахування за «безоплатно отримані товари» ваш загальний річний дохід перевищить ліміт, встановлений для вашої групи, ви будете зобов’язані перейти на загальну систему оподаткування з наступного кварталу .

Важливо розуміти кумулятивний ефект: Посилення РРО-контролю з 1 серпня 2025 року діє як тригер. Фактична перевірка (наприклад, контрольна закупка) дає інспектору законне право вимагати документи на походження проданого товару.

Так, невидача чека на 200 грн може запустити ланцюгову реакцію, яка призведе до перевірки всієї «товарної папки» та накладення штрафів, що в сотні разів перевищують вартість початкового порушення.

Висновок

Для податкової служби у 2025 році вирішальним є не факт доставки товару, а бездоганний документальний ланцюжок «купівля → оплата → митне оформлення». Логістичні накладні та скріншоти замовлень з AliExpress чи Temu не є частиною цього ланцюжка. 

Спроба легалізувати товар через самостійно складений Закупівельний акт є фінансово самогубною і призведе до гарантованих збитків у 23% від вартості товару. 

В умовах, коли ДПС свідомо створює правову невизначеність, єдиний надійний шлях — це отримання повного пакета документів від продавця або використання послуг професійних посередників, які забезпечують належне митне оформлення. Зберіть правильний пакет документів — і ваш бізнес буде захищений від болючих штрафів.

Часті запитання (FAQ)