Товарний облік для ФОП у 2026 році: апеляція залишила обов’язок чинним

Що сталося у справі №640/304/22 з листопада 2025 по квітень 2026

Історія, через яку чимало підприємців сприйняли товарний облік як «скасований», розгорнулася за п’ять місяців. 24 листопада 2025 року Київський окружний адміністративний суд у справі №640/304/22 визнав протиправним та нечинним наказ Міністерства фінансів України №496 від 03.09.2021, яким затверджено Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП. Рішення викликало значний резонанс, адже багато хто прочитав його як фактичне скасування товарного обліку як такого.

Мінфін із цим висновком не погодився та подав апеляційну скаргу. 23 квітня 2026 року Шостий апеляційний адміністративний суд цю скаргу задовольнив, скасував рішення суду першої інстанції та ухвалив нову постанову, якою відмовив у задоволенні позову ФОП до Мінфіну та Державної регуляторної служби України.

Окрему увагу апеляційний суд звернув на питання процедури: навіть якщо під час прийняття нормативного акта були допущені певні недоліки, саме по собі це не завжди є безумовною підставою для визнання акта нечинним — за умови, що такі порушення не вплинули на зміст ухваленого рішення.

Постанова апеляційного суду набрала законної сили з дати її прийняття і може бути оскаржена в касаційному порядку до Верховного Суду. Тож говорити про скасування товарного обліку для ФОП наразі передчасно: Порядок №496 діє та підлягає застосуванню.

Хто з ФОП зобов’язаний вести товарний облік у 2026 році

Обов’язок вести облік товарних запасів прив’язаний не до самого факту реєстрації ФОП, а до поєднання двох ознак: системи оподаткування (або категорії товару) та проведення розрахункових операцій.

Йдеться про ситуації, коли підприємець фактично торгує і приймає оплату — готівкою, платіжними картками, через електронні платіжні засоби, платіжні чеки, жетони тощо. Закон №265 виокремлює три типові випадки, коли товарний облік стає обов’язковим.

ФОП на загальній системі оподаткування

Підприємець, який працює на загальній системі та продає товари або надає послуги з розрахунковими операціями, веде товарний облік без застережень. Виняток із вимоги Закону №265 стосується лише ФОП на спрощеній системі, які не зареєстровані платниками ПДВ — а отже загальносистемників не торкається.

ФОП — платник ПДВ

Якщо ФОП зареєстрований як платник ПДВ, він теж у переліку зобов’язаних — незалежно від того, на якій групі єдиного податку перебуває. Реєстрація платником ПДВ автоматично виводить підприємця з-під виключення для «спрощенців без ПДВ».

Спрощенці, які торгують окремими категоріями товарів

Третя категорія — ФОП на єдиному податку без ПДВ, які за загальним правилом мали б звільнення, але торгують товарами зі спеціального переліку. Сам Закон №265 виокремлює саме ці товарні групи окремим винятком із загального правила.

До товарних груп, які зобов’язують спрощенця вести облік, належать:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту (їх перелік закріплений у Переліку №231);
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Простіше кажучи, якщо ФОП — платник єдиного податку 3 групи продає ноутбуки в магазині й отримує за це готівку, без товарного обліку він не обійдеться. І ще один важливий нюанс: якщо обов’язок вести товарний облік для ФОП виникає хоча б щодо одного товару зі списку, далі вести облік доводиться щодо всього асортименту, а не лише підконтрольних позицій. Цей принцип чітко підтверджує і ДПС в індивідуальних консультаціях, до яких ми повернемось нижче.

Форма обліку: що це і що в ній має бути

Облік товарних запасів ведеться за єдиною формою, затвердженою додатком до Порядку №496 (Форма обліку). Сам Порядок №496 встановлений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496. Принцип простий: облік ведеться шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку.

ФОП самостійно обирає, в якому вигляді вести Форму обліку — у паперовому чи в електронному. Вимоги до змісту однакові: форма повинна містити певні ідентифікаційні дані підприємця, причому розташувати їх можна в довільному порядку.

Серед обов’язкових даних у Формі обліку:

• прізвище, ім’я та по батькові (за наявності);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта/номер ID-картки — для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання офіційно відмовились від РНОКПП і мають відповідну відмітку в паспорті;
• податкова адреса;
• назва та адреса місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік.

Для паперової форми ці дані мають бути розміщені на титульному аркуші. Документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є її обов’язковими додатками: фактично облік і первинка — це єдиний комплект, а не два окремих масиви паперів.

Окремо варто запам’ятати ще одне правило: внесення до Форми обліку даних про надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку реалізації цих товарів. Тобто записати позицію в облік потрібно ще «на вході», а не тоді, коли її вже продано.

Відео на тему: ‼️ Первинні документи для ФОП набули нового сенсу!

Опис залишку товарів: перший запис у новій формі обліку

Якщо у ФОП щойно виник обов’язок вести товарний облік, перше, з чого починається ведення Форми обліку — це опис залишку товарів на дату набуття такого обов’язку. Опис залишку є первинним документом і складається в довільній формі: стандартизованого бланку Мінфін не встановлював, але змістова частина чітко регламентована.

Опис залишку товарів на початок обліку має містити:

• найменування товарів, наявних у ФОП на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів;
• кількість таких товарів із зазначенням одиниці виміру;
• вартість, яку ФОП визначає самостійно.

Сам Порядок №496 окремо передбачає, що для ФОП, у яких щойно виникає обов’язок, перший запис у Формі обліку має відображати саме інформацію про залишки товарів на дату набуття обов’язку. Отже, без коректно складеного опису залишків подальша Форма обліку фактично не має «точки відліку».

Кейс із ІПК: бувші у використанні товари в описі залишків

У зверненні до ДПС підприємець описав ситуацію: він планує розпочати торгівлю і має у наявності бувші у використанні телефони, які купив за власні кошти ще до грудня 2025 року. Питання — чи можна включити такі телефони в опис залишків на початок обліку.

ДПС в індивідуальній податковій консультації від 24.04.2026 №2360/ІПК/99-00-07-03-01 відповіла прямо: підприємець має скласти опис залишку товарів на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку і відобразити в ньому інформацію про наявні товари, зокрема й ті бувші у використанні телефони, про які йшлося у зверненні.

Тобто включити в опис залишків власні товари, придбані за особисті кошти до моменту виникнення обов’язку, можна — за умови, що в самому описі коректно зафіксовані найменування, кількість і самостійно визначена вартість.

Окремий акцент у консультації — на повноті обліку. Після виникнення обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів облік ведеться на загальних підставах щодо всього асортименту товарів, які перебувають у ФОП в реалізації, а не лише щодо тих категорій, які перелічені у винятку Закону №265. Перелік підконтрольних товарів є тригером для обов’язку, але обсяг обов’язку охоплює весь товарний асортимент ФОП.

Варто врахувати ще одну деталь: ІПК має індивідуальний характер. Така консультація діє в межах законодавства, чинного на момент її надання, і може використовуватися виключно тим платником, якому її надано. Для інших ФОП це орієнтир, а не безумовна підстава, але логіка ДПС у цій консультації відображає системний підхід до опису залишків.

Що інспектор може вимагати на початку перевірки

Закон №265 окремо описує, що саме контролер має право побачити на старті перевірки.

Підприємець зобов’язаний надати контролюючим органам — у паперовій або електронній формі — документи, які підтверджують облік та походження товарних запасів, що знаходяться в місці продажу на момент перевірки.

До таких документів належать, зокрема, документи щодо інвентаризації товарних запасів, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та документи на внутрішнє переміщення товарів. Перелік відкритий — інспектор може запитати й інші первинні документи, які підтверджують походження конкретної товарної позиції.

Окремий запобіжник встановлений Порядком №496: продаж товарів забороняється, якщо в місці продажу відсутні первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку, або відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи, або те й інше одночасно. Простіше кажучи, кожна товарна позиція на полиці має мати свій «слід» у двох місцях — у первинних документах і у Формі обліку.

І ще одна практична порада: навіть якщо ФОП — спрощенець без ПДВ і формально не зобов’язаний вести товарний облік, варто зберігати документи на придбання товарів, які він реалізує. Ситуація може змінитися — реєстрація платником ПДВ, поява нової товарної позиції з контрольного переліку, перехід на загальну систему — і тоді документи на старі залишки виявляться вкрай корисними.

Висновок

Станом на 2026 рік товарний облік для ФОП залишається обов’язковим інструментом для значної частини підприємців. Апеляційне рішення у справі №640/304/22 закрило короткий період правової невизначеності та повернуло Порядок №496 у повноцінну дію — щонайменше до можливого касаційного перегляду.

Загальносистемники, платники ПДВ і спрощенці, які торгують технічно складними побутовими, медичними чи ювелірними товарами і приймають оплату, ведуть Форму обліку, складають опис залишку на дату виникнення обов’язку і зберігають первинні документи як обов’язкові додатки до Форми обліку.

Якщо ви тільки запускаєте торгівлю, переходите на нову систему оподаткування або готуєтесь до планової перевірки — краще побудувати систему обліку правильно з першого дня, ніж відновлювати документи постфактум.

Юристи YANKIV допоможуть оцінити ваші ризики, скласти опис залишку та налаштувати Форму обліку під специфіку вашого бізнесу. Записатись на консультацію →

Поширені запитання (FAQ)