Електронний документообіг з контрагентами
Зміст | Contents
приховати | hide
Електронний документообіг між контрагентами
Останнім часом стрімко набирає популярності електронний документообіг взаємодії з контрагентами, який поступово «витісняє» класичний спосіб ведення документообігу.
Відмова від «паперу» має ряд своїх переваг. Починаючи від того, що це суттєво економить час для підписання того чи іншого документу, закінчуючи банально тим, що такий документ по суті практично неможливо втратити. Сьогодні в статті розглянемо ключові нюанси електронного документообігу та як його правильно «налаштувати», щоб в майбутньому уникнути спорів з контрагентами та в разі чого мати можливість себе захистити.
Запишись на консультацію
Або продовж читати поради
Із цією послугою замовляють:
- консультація адвоката;
- бухгалтерські послуги;
- реєстрація ТОВ;
- подача річної декларації;
- реєстація ФОП;
- аутсоринг бухгалтерія.
від 999 грн
*можливе представництво колег з інших областей.
- підготовка правової позиції;
- складення та подання позовної заяви;
- контроль за рухом справи у суді;
- отримання судового рішення про поділ майна.
Правове регулювання в світі та Україні
У сучасному світі електронний документообіг став не лише необхідністю, але й важливою ланкою в ефективному функціонуванні бізнес-середовища.
Завдяки стрімкому розвитку технологій, використання електронних документів тепер є звичайністю для багатьох підприємців та компаній. Електронний документообіг сприяє підвищенню безпеки, захисту інформації та відповідності до сучасних стандартів. Зручність управління документами та можливість швидкого доступу до них роблять цей інструмент невід’ємною частиною сучасного бізнесу, де швидкість, точність і ефективність – ключові складові успіху.
Мабуть, вже всі цивілізовані країни врегулювали електронний вид документообігу. Не обійшло таке правове регулювання і Україну.
В Україні правове регулювання і в цілому визначення «електронних документів» з’явилось ще в далекому 2003 році.
Зокрема, до законів, які регулюють таке питання, можна віднести:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
- Закон України «Про електронні довірчі послуги».
Згідно з визначенням в законодавстві, електронним є такий документ, в якому зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включно з всіма обов’язковими реквізитами первинних документів.
(!) Нагадаємо, що питання обов’язкових реквізитів первинних документів (і паперових, і електронних) чітко врегульоване статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». До обов’язкових реквізитів електронного документу відповідно можемо віднести:
- найменування документу;
- дата складання документу;
- найменування контрагента;
- зміст та обсяг господарської операції;
- посада відповідальної особи, що підписує документ;
- накладений електронний підпис за допомогою електронного підпису.
З цього випливає, що правове регулювання електронних документів є повністю ідентичним до паперових документ. Електронний підпис на електронному документі має точно таку саму юридичну силу, як і підпис від руки на паперовому документі.
Нюанси електронного документообігу, які потрібно знати
Перше, що Вам потрібно зробити, щоб розпочати своє знайомство з електронним документообігом – отримати персональний електронно-цифровий підпис на ФОП (чи юридичну особу). На практиці його називають «КЕП» або «ЕЦП».
ЕЦП — це вид електронного підпису, отриманий в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних. Такий підпис накладається за допомогою особистого ключа, що зберігається в форматі файлу на Вашому гаджеті.
Спочатку Вам потрібно зареєструватися у провайдера, що надає послуги електронного підпису. Таких сервісів доволі багато і можливості вони пропонують різні. Тому просто необхідно знайти зручний для себе, який відповідатиме вподобанням щодо платіжної політики та зареєструватись. Зазвичай реєстрація стандартна: потрібно надати своє прізвище та ім’я, паспортні дані, електронну пошту та створити власний пароль.
Електронний цифровий підпис також можна оформити безкоштовно в Акредитованому центрі сертифікації ключів податкової (КНЕДП ДПС), або у ПриватБанку чи інших акредитованих центрах сертифікації ключів.
Для прикладу, ПриватБанк видає електронні підписи онлайн, без зайвої бюрократії. Для цих цілей також підійде і Дія.Підпис.
Таким чином, отримавши електронний підпис, Ви можете буквально одразу переходити на електронний документообіг. Вам не потрібно якось про це інформувати податківців чи будь-які інші державні установи.
Звичайно ж, якщо Ваш контрагент чи потенційний контрагент не працює в такому форматі, то тут можуть бути певні складнощі, зокрема в переконанні його, що електронний документ має таку ж юридичну силу. Навіть судові інстанції вже приймають документи, які підписані за допомогою електронних підписів.
Тепер поговоримо безпосередньо про сам процес підписання та зберігання документів.
Алгоритм накладення підпису на документ виглядає наступним чином:
- Документ, на який Ви хочете накласти електронний підпис (накладна, акт, рахунок, договір, тощо) потрібно завантажити на спеціальний сервіс або платформу (можуть бути як державні, так і комерційні).
До державних сервісів, які є повністю безкоштовними та за допомогою яких можна накласти електронний підпис на електронний документ, відносяться:
- Після верифікації на сервісі – Вам потрібно буде обрати формат підпису, який накладається безпосередньо на документ. Наразі найпоширенішим видом підпису є формат .p7s (звичайно, цей момент варто обговорювати безпосередньо з контрагентом).
- Останнім кроком є натискання «Підпис» та завантаження підписаного документу в форматі .p7s. Вже ось цей підписаний документ Ви надсилаєте контрагенту.
Перевірити коректну наявність підпису на документі можна за допомогою тих самих сервісів:
В підсумку маємо документ з накладеними підписами з обох сторін, який легко та швидко як підписується, так і перевіряється. Підписання документа займе у Вас не більше 3-х хвилин.
Зберігання електронних документів.
Ну і звичайно ж, не менше важливий момент, який треба мати на увазі – зберігання первинних документів.
Оскільки електронний документообіг точно так само врегульовано, як і класичний, то норма податкового законодавства щодо зберігання первинних документів в процесі господарської діяльності нікуди не ділась.
Стаття 44 Податкового кодексу України зобов’язує Вас в тому числі зберігати і електронні документи протягом 1825 днів (5 років), щоб в разі запиту податківців Ви змогли надати документи або доступ до них.
Зараз на ринку з’являються комплексні рішення від виробників, які пропонують готові платформи, що забезпечують зберігання всіх документів на своїх серверах, забезпечують підписання цих документів та обмін документами безпосередньо з контрагентами.
Тобто, Вам достатньо просто ввести ІПН чи інший ідентифікатор (зазвичай на практиці це електронна скринька), зробити кілька кліків і документ відправляється на підпис контрагенту). До таких сервісів, наприклад, відноситься такий сервіс, як Вчасно або Paperless.
Практичні поради при роботі з електронними документами
- Можна використовувати електронний підпис (ЕЦП) для підписання договорів, рахунків, накладних чи актів за допомогою державних сервісів по типу Дії чи Центру засвідчувального органу. Проте, для більшості випадків, де необхідний підпис з обох сторін (наприклад, договір чи акт приймання-передачі), варто все ж розглядати сервіси обміну електронними документами, які забезпечують таку можливість між контрагентами.
- У договорі із контрагентом не зайвим буде чітко передбачити окремим пунктом, що сторони можуть підписувати договір та будь-які додатки до договору за допомогою електронного ключа. Тут можна навіть прописати конкретний сервіс. Це може стати у нагоді, особливо якщо виникнуть спірні моменти.
- При складанні первинних документів, таких як накладні чи акти, слід дотримуватися принципу, що дата документу – це дата його підписання електронним підписом. Недоліки у документах можуть стати підставою для податкових перевірок чи конфліктних ситуацій з контрагентами, тому важливо уникати розбіжностей у датах.
Висновок
Отже, враховуючи нашу практику та досвід роботи, попит на електронний документообіг стрімко зростає і однозначно є хорошою заміною «класичного» паперового документообігу. Такий формат роботи однозначно варто розглядати і принаймні спробувати.
На нашу думку, плюсів у електронного документообігу в порівняні з «класичним» паперовим значно більше. І з часом завдяки розвитку технологій та появі нових рішень для бізнесу, плюсів буде ставати все більше і більше.
Ну і звичайно, не забуваємо, що Україна себе позиціонує як «цифрова держава», а отже, такі речі завжди будуть мати правове регулювання.
Важко не погодитись, що в питанні електронного документообігу ми не відстаємо від інших розвинутих держав, а подекуди йдемо попереду.
