Все що ви хотіли знати про інвойс

Вирішення проблеми з первинними документами є куди простіше, ніж це здається. Оптимальним варіантом у даній ситуації буде виставлення Вашим іноземним клієнтам інвойсів, які не передбачають від них особистої присутності, чи навіть підпису. Проте, інвойс не завжди буде первинним документом.

В цій статті ми розберемо такий вид первинного документу як інвойс, його особливості, вимоги до його змісту, коли його виставляти, а також з’ясуємо, за наявності яких підстав інвойс справді буде первинним документом.

Загальні поняття про первинні документи

У 2021 році – було скасовано обов’язкове ведення книги обліки доходів підприємцями, що працюють на спрощеній системи оподаткування. Книга обліку доходів була, по суті, основним документом, згідно якого податківці на перевірках звіряли задекларовані Вами суми.

У зв’язку із скасуванням книги обліку, податківці тепер куди ретельніше будуть акцентувати свою увагу на Ваших первинних документах, оскільки ці документи тепер будуть основним джерелом, на яке податківці будуть опиратись при перевірках та вираховувати чи звіряти суми. Це робить тему первинних документів ще більш актуальною.

Нагадуємо, що за нескладення та незбереження первинних документів, податковим кодексом передбачена відповідальність.

Відповідно до статті 121.1 Податкового кодексу України, за незабезпечення зберігання первинних документів передбачено штраф у розмірі 1020 грн. Якщо протягом цього ж року податківці виявлять у Вас аналогічне порушення, пов’язане із незберігання первинних документів, то штраф вже буде 2040 грн за кожне наступне таке порушення.

Окрім цього, стаття 44.3 Податкового кодексу України передбачає обов’язок платниками податків первинні протягом 3х років.

ФОПи зобов’язанні зберігати первинні документи навіть після закриття свого ФОП. Закриття ФОП жодним чином не звільняє Вас від цього обов’язку.

Отже, Під час податкових перевірок, податковий інспектор однозначно попросить Вас надати йому первинні документи, що буду підтверджувати відомості, які Ви вказали у своїй декларації при поданні звітності для для звірки. Навіть якщо Ви продовжуєте вести книгу обліку доходу – її буде недостатньо.

На підставі вищезазначеного, можемо стверджувати – що питання наявності та складення первинних документів стало ще актуальніше.

Основними первинними документами є

• Видаткова накладна – документ, що фіксує факт отримання або передачі Вами товарів чи послуг Вашим клієнтам.
• Товаро-транспортна накладна – документ, який застосовується виключно в таких випадках, коли у Вашій діяльність залучається транспортна компанія, що доставляє товар Вашим клієнтам.
• Акт приймання-передачі виконаних робіт або наданих послуг – документ, що підтверджує факт надання Вами послуг або передачі товарів Вашим клієнтам.
• Касовий ордер – документ для оформлення видачі або надходжень готівкових коштів до каси підприємства. Може бути прибутковий та видатковий.
• Рахунок-фактура – документ інформативного характеру із вказанням характеру операції/товару, що виставляється Вами клієнтам. По суті – це пропозиція оплатити товари чи надану послугу.
• Інвойс – практично аналог рахунку-фактури. Відмінність тут полягає в тому, що рахунок виставляється клієнтам в межах території України, а інвойс – іноземним клієнтам. Більш детально про інвойс – далі у статті.

Інвойс, як первинний документ. Форма інвойсу

Інвойс – документ, який використовується для оплати послуги замовниками з-за кордону. Він актуальний для всіх підприємців (ФОП та юридичні особи), у кого замовники знаходяться за кордоном, наприклад, ІТ-послуги, послуги віддаленого контакт центру, маркетинг, переклад тощо.

Щодо форми інвойсу, то чинним законодавством України немає встановленої форми. Проте, законодавство передбачає перелік інформації (реквізитів), яка повинна бути передбаченою Вами у інвойсі, що цей документ мав статус саме первинного документу.

Одна з причин, по якій податківці часто штрафують підприємців – неправильно заповнений інвойс, який відповідно не може бути первинним документом. Або за інвойс, який не містить всіх необхідних реквізитів.

Щоб інвойс був первинним документом, він повинен містити в собі наступну інформацію:

• назва інвойсу. Тут мається на увазі нумерація самого документу;
• дата складання інвойсу;
• інформація про Ваш ФОП, від імені якого Ви надаєте послуги та відповідно на рахунок якого Ви отримуєте кошти;
• суть та обсяг послуг, які Вами надаються, одиниця виміру таких послуг;
• Ваш підпис або інші відомості, які дають можливість ідентифікувати, що це саме Ви надаєте послуги та берете участь у цих взаємовідносинах із Вашим клієнтом.

Отже, якщо Ви надаєте послуги іноземним клієнтам в інвойсі необхідно зазначити:

• Номер інвойсу (наприклад – №01/2021);
• Дата виставлення інвойсу (інвойс виставляється ДО отримання коштів за надані послуги. Тобто, Виставляєте інвойс із інформацією про Ваші банківські реквізити Вашому клієнту, на які він буде здійснювати оплату за послуги).
• Реквізити Вашого клієнта (рекомендується просити ці відомості у безпосередньо у Вашого клієнта. Окрім інформації про компанію, її код, місцезнаходження також рекомендується вказувати інформацію, з якого банку буде здійснюватись переказ коштів, SWIFT код, тощо. Чим більше інформації Ви вкажете – тим менше запитань буде у податківців щодо Вашого інвойсу).
• Реквізити Вашого ФОП (вказується загальна інформація, ПІБ Вашого ФОП, індентифікаційний номер платника податків, адреса реєстрації).
• Суть послуг, які Ви надаєте (приклад – розроблення програмного забезпечення, надання послуг з реклами, надання консультаційних послуг, тощо.
• Вартість Ваших послуг: (вказується ціна та загальна вартість послуги. Як правило – це одна і та ж сума, яку Ви отримаєте за надані послуги).

Окрім цього, є також додаткові нюанси, які ми рекомендуємо знати та враховувати при формуванні інвойсу:

• Зазначити інформації, що оплата по інвойсу є фактом прийняття Вашим клієнтом пропозиції від Вас укласти договір, та буде свідчити про надання Вами послуг чи виконання робіт на користь нерезиденту.
• Зазначити, що у Вашого клієнта, при оплаті Ваших послуг – відсутні будь-які претензії до наданих Вами послуг).
• Обов’язково вказати, що комісія по інвойсу стягується з Вашого клієнта, а не з Вас.
• І останній нюанс – інвойс повинен бути двомовним, а однією з мов обов’язково повинна бути – українська. На практиці, підприємці використовують це українсько-англійський інвойс.

В яких випадках інвойсах буде первинним документом?

Інвойс – це документ, що носить більше інформаційний характер. Такий документ не завжди є первинним документом. Після виставлення інвойсу – Ваш клієнт може прийняти рішення взагалі не оплачувати рахунок. Відповідно, якщо операції ще не було – товар не постачався, послуга не надавалася; якщо операція уже відбулася, то обов’язок сплатити виникає незалежно від того, чи виставлявся інвойс.

Тобто, якщо Ви виставили інвойс, але не отримали по ньому коштів – то інвойс в такому випадку не буде первинним документом.

Для того, щоб інвойс був первинним документом, потрібна наявність наступних умов:

• Інвойс був оплачений Вашим клієнтом;
• Наявні документи, які підтверджують оплату.

За наявності цих двох умов, інвойс буде первинним документом, а отже Вам не потрібно буде додатково підписувати із Вашим клієнтом договір чи акт приймання-передачі наданих послуг. При цьому форма інвойсу може бути як паперова, так і електронна.

Отже, що сам по собі інвойс не є первинним документом, оскільки сама наявність інвойсу не дає можливості зрозуміти, чи між Вами та Вашим клієнтом справді відбулась господарська операція.

Щодо документів, які підтверджують, що операція справді відбувались, то це наступні:

• банківська виписка по рахунку;
• платіжне доручення, прийняте банком;
• касовий чек;
• розрахункова квитанція.

Правове регулювання інвойсу

Чинне законодавство не передбачає специфічного регулювання по відношенню до інвойсу. У даному випадку основним нормативним актом, що регулює не лише інвойс, а й інші первинні документи буде Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Як ми вже зазначали, законодавством також і не закріплено типової форми, а лише перелік реквізитів, які повинні бути у інвойсі, щоб він набув статусу первинного документу.

Окрім цього, Міністерство фінансів України у своєму листі «Щодо особливостей застосування первинних документів», від 16.02.2017, зареєстрованому на № 31-11410-06-5/4339 вказали, що належно оформлений інвойс, за наявності всіх необхідних реквізитів та за дотримання згаданих умов у попередньому розділі – є первинним документом, та не вимагає від Вас складання акту-приймання передачі наданих послуг із Вашими клієнтами.

Документами, що підтверджують факт оплати, будуть платіжні доручення, розрахункові чеки, касові чеки, розрахункові квитанції, виписка з банківського рахунку підприємця, тощо.

Висновок

Отже, первинний документ справді за може бути первинним документом, якщо по ньому було здійснено оплату, а ця оплату у свою чергу підтверджується банківською випискою.

Інвойс є чудовим варіантом для вирішення всіх проблем, пов’язаних із первинними документами. По суті, якщо Ви є підприємцем фрілансером, діяльність якого пов’язана із наданням послуг іноземним клієнтам, а також отримуємо винагороду у валюті – це ідеальний варіант. Ви можете зберігати всі інвойси у електронному вигляді, що є дуже позитивним в плані організації зберігання первинних документів.

До речі, Ви можете придбати у нас бланк інвойсу [посилання] який містить всі необхідні реквізити, а також вказівки по заповненню.a

Документ, який ми Вам пропонуємо– перевірений практикою та судовими справами. Він підійде як будь-якому банку для підтвердження оплати, так і податковій.