Як оформити працівника на роботу? Та чи варто це робити

Останнім часом, Державна служба України все частіше приходить із перевірками до бізнесу та виписують великі штрафи за неоформлених працівників. Саме тому, питання «Як правильно оформити працівника на роботу» є актуальним у 2021 році.

У цій статті розкажемо, яка правильно оформити працівника на роботу, які документи для цього потрібно для того, щоб не боятись перевірок Держпраці.

Загальні положення. Хто має право перевіряти та штрафувати

Мати найманих працівників можуть компанії, фізичні особи-підприємці, приватні підприємства, тощо. Незалежно від форми ведення Вашого бізнесу, ключовим моментом тут є те, що якщо Ви наймаєте працівника – то Ви зобов’язані дотримуватись трудового законодавства при оформленні його до себе у штат. Сам процес оформлення працівника на роботу є однаковим для всіх.

Якщо говорити про законодавство, яке регулює питання оформлення працівників та інші питання трудового характеру – то основним документом, що регулює ці питання – є Кодекс законів про працю України.

Дотримання законодавства, що регулює трудові відносини між Вами, як роботодавцем та Вашими працівниками – належить до компетенції інспекторів Держпраці.

Тепер розглянемо більш детально права інспектора з Держпраці:

• інспектор має право прийти до Вас коли йому завгодно з метою перевірки чи є у Вас наймані працівники та чи правильно вони оформлені;
• інспектор має право відвідувати службові, адміністративні чи будь-які інші приміщення у Вас на підприємстві;
• вільно спілкуватись з Вашими працівниками чи будь-якими іншими особами у Вас на підприємстві. З метою виявлення правопорушень інспектори мають право також і отримувати різноманітні пояснення від працівників по типу – скільки часу вони тут працюють, чи оформленні, тощо.
• При виявленні у Вас неоформлених працівників, чи працівників, які оформлення неправильно – штрафувати Вас за порушення трудового законодавства.

До речі, на відміну від договорів цивільно-правового характеру за якими також можливо «найняти» людину на виконання певної роботи за винагороду, трудові відносини суттєво відрізняються. Ознаки найманого працівника мають наступні ознаки:

• При оформленні працівника на роботу, Ви зобов’язані призначити її на посаду, яка передбачає певні обов’язки, та є характерною лише для цього працівника. Зокрема, якщо у Вас працівник продавець продовольчих товарів – то він зобов’язаний виконувати роботу лише в межах своєї посади. Окрім цього, Ви також і визначає режим роботи Ваших працівників, а також кількість годин (робочий час).
• Ви маєте право контролювати як, де і коли Ваш працівник виконує роботу. Якщо працівник працює з порушеннями чи не виконує роботу, передбачену посадою та трудовим договором – Ви маєте право притягнути його до відповідальності;
• Оплата праці є фіксованою. Це може бути погодинна, щотижнева або помісячна виплата заробітна плата. Всі ці умови можна деталізувати у трудовому договорі;
• Оплата працівникам здійснюється за сам процес праці, а не за результат, як це передбачено у цивільно-правових стосунках між Вами та Вашими підрядниками.
• Ви зобов’язані забезпечувати Ваших працівників всією необхідною інформацією, матеріалами, засобами чи обладнаннями, які є необхідними для виконання роботи;
• Ви зобов’язанні надавати вихідні працівників, а також оплачувані відпустки, оскільки це прямо передбачено трудовим законодавством.
• Ви платите за процес праці, а не за її результат; ви надаєте матеріали та обладнання для виконання роботи; ви надаєте вихідні дні та оплачувані відпустки тощо.

Процедура оформлення працівника на роботу

Оскільки ми розібрали базову інформацію про правове регулювання, права перевіряючого інспектора – тепер можемо перейти безпосередньо до самої процедури оформлення.

Першим кроком у оформлення працівника на роботу – є отримання всіх необхідних документів від працівника, а саме – для підписання трудового. Такими документами є:

• паспорт або будь-який інший документ, що посвідчує особу працівника;
• реєстраційний номер платника податків (ІПН);
•  
• трудова книга. Якщо працівник влаштовується вперше на роботу – Ви зобов’язані також заповнити титульну сторінку;
• документ, що підтверджує факт отримання працівником освіти або довідка про стан здоров’я працівника. Проте, ці документи потрібно брати у працівників лише у тому випадку, якщо посада, на якій Ваш працівник буде працювати вимагає цього. Для прикладу, працювати інженером має право лише особа, яка має відповідні навички в цій сфері, які підтверджуються наявністю освіти у інженерній сфері, тощо;
• заява на ім’я роботавця про прийняття на роботу.

Отже, після отримання всіх необхідних документів – можна приступати до першого кроку у оформленні працівника на роботу, а саме – підписання трудового договору із Вашим працівником.

Договір можна укласти як у письмовій формі, так і усній. У письмовій формі трудовий договір обов’язоково укладається у наступних випадках:

• сам працівник вимагає від Вас підписання трудового договору; при комплексному організованому наборі працівників на підприємстві;
• коли робота чи посада працівника передбачає роботу в районах із специфічними природніми умова або в умовах високого ризику для здоров’я працівників (зокрема це можуть бути радіоактивно забруднені території, тощо).
• при укладенні контракту з працівником;
• якщо Ви берете до себе неповнолітнього працівника;
• якщо роботодавцем виступає фізична особа-підприємець підприємець;
• при укладенні трудового договору із працівниками релігійних організацій;
• при укладенні трудового договору для працівників, які перебувають на альтернативній службі;
• при укладенні трудових договорів із працівниками фермерських господарств;
• при укладенні трудових договорів, які передбачають дистанційну роботу.

До речі, трудові договори можуть бути строковими або безстроковими. Строковий трудовий договір укладається на певний час або на час виконання конкретної роботи, а безстроковий — на невизначений час.

При цьому, трудовий договір набирає чинності та починає працювати не після підписання з працівником, а після того, як Ви оформите офіційний наказ на підприємстві про прийняття на роботу працівника, а також після надсилання податковій повідомлення, про те, що Ви найняли працівника у штат.

Другим кроком у процедурі оформлення працівника на роботу – є оформлення наказу про прийняття працівника. Цей документ є передбачений законодавством, що регулює трудові відносини та є обов’язковим. В цьому документі слід вказати, коли працівник приступає до виконання роботи на підприємстві, підставу прийняття на роботу (це трудовий договір, який підписується до оформлення цього наказу), а також інформацію про посаду, яку буде займати Ваш працівник.

Дата у наказі про прийняття працівника на роботу повинна бути ДО того, як працівник приступає до роботи. Тобто, якщо працівник починає працювати на підприємстві 1 жовтня 2021 року, то дата у наказі повинна бути – 30 вересня 2021 року або ще раніше.

Третім кроком – є повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу. Це повідомлення подається у ту податкової, у якій Ваше підприємство перебуває на обліку як підприємець. Щодо того, коли це повідомлення подається у податкову – то повідомити податкову потрібно аналогічно як і з виданням наказу про прийняття працівника роботу, тобто ДО того, як працівник приступить до роботи. В цьому документі потрібно буде вказати точну дату початку роботи та номер наказу про прийняття на роботу.

Подавати це повідомлення Вам слід в режимі онлайн, за допомогу кабінету платника податків. Документ підписується електронно-цифровим підписом підприємства та відправляється у податкову. Як правило, прийняття документу податковою займає до 5 хвилин часу.

Вся інформація в повідомлення повинна збігатись із інформацією, яка зазначена у трудовому договорі, а також у наказі про прийняття на роботу працівника. Дати повинні співпадати.

Окрім вищезазначених кроків, Вам слід ще затвердити новий штатний розпис у зв’язку із розширення штату працівників (або затвердити перший, якщо до цього у Вас не було його), а також заповнити трудову книгу Вашого працівника. Щодо штатного розпису, то – це документ організаційно-розпорядчого характеру, що відображає всю структуру підприємства, кількість відділів на підприємстві, кількість працівників, займані посади, а також розмір зарплати кожного з працівників.

Щодо трудової книги – то Ви зобов’язані її заповнити, якщо працівник працює у Вас більше 5 днів. При її заповненні Вам слід зазначити наступне:

• Повне найменування Вашого підприємства. Якщо це фізична особа-підприємець, то слід вказати ФОП і повні ПІБ. Якщо це юридична особа, то наприклад – ТОВ «Найменування».
• Номер запису у трудовій книзі. Якщо працівник працював до цього на іншій роботі і там проставлений номер 1, то Вам слід продовжувати нумерацію та відповідно вказати номер 2.
• Вказати дату початку роботи Вашим працівником. Тут вказується та сама дата, що і у наказі, яким Ви прийняли працівника на роботу.
• Вказати посаду, на які Ви взяли працівника. Для прикладу – «Прийнято на посаду продавця продовольчих товарів».
• В останньому полі – вказуєте номер наказу, яким Ви прийняли працівника на роботу, а також дату затвердження наказу.

Проте, 10.06.2021 року набув чинності закон, яким в українське законодавство було запроваджено електронні трудові книги. Суть закону в тому, що держава поступово планує перейти в режим «онлайн» та відмовитись від паперових документів в цілому, оптимізація часу на заповнення книги, а також в цілому – мати спрощений доступ до трудової інформації про працівника. В майбутньому також планують розробити функцію, яка дозволить Пенсійному фонду України автоматично нараховувати пенсію.

В електронній трудовій книжці буде відображатись інформація про загальний стаж працівника, записи про прийняття на роботу або записи про звільнення працівника з роботи.

Україна буде поступово протягом наступних 5 років переходити на такий формат трудової книги. Це буде так званий «перехідний період», протягом якого буде актуальною як електронна, так і паперова трудова книга.

Для того, щоб внести всю інформацію в електронну книгу – Ви або Ваш працівник повинен відсканувати всі свої документи, завірити їх електронним підписом та подати до Пенсійного фонду України за допомогою їх електронного сервісу. Пенсійний фонд після отримання цієї інформації – перевіряють її, звіряють із записами у паперових книгах та вносять в систему. Вже після цього, працівнику стане доступна його електронна трудова книга. Доступ до неї можна буде отримати за допомогу онлайн сервісів Пенсійного фонду України.

Навіть після завершення «перехідного періоду» – за бажанням працівника, він зможе продовжувати вести паперову книгу старого формату, оскільки вона не втратить актуальність.

Відповідальність за неоформлення працівника на роботу

Процедуру оформлення працівника ми розібрали. Тепер перейдемо до «болючого», а саме – що може грозити Вам, якщо Ви вирішите брати працівника на роботу не оформляючи із ним трудові відносини офіційно. А грозять Вам немалі штрафи.

Відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України – за допуск Вами працівника до роботи на підприємстві без підписання трудового договору передбачений штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат за кожного працівника. Станом на момент написання цієї статті, мінімальний розмір зарплати становить 6000 гривня, а отже штраф – 60 000 гривень.

Якщо Вас оштрафували та протягом двох років знову виявили факт допуску працівника на роботу на підприємстві без належного оформлення, то штраф буде вже не 60 000 гривень, а штраф буде вже у розмірі 30 мінімальних зарплат, тобто – 180 000 гривень. Окрім цього, якщо Ви не подали повідомлення про прийняття працівника на роботу, про яке ми говорили вище – то по відношенню до Вас також можуть застосувати фінансовий штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати, тобто 6000 гривень.

Окрім цього, якщо Ви не подали повідомлення про прийняття працівника на роботу, про яке ми говорили вище – то по відношенню до Вас також можуть застосувати фінансовий штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати, тобто 6000 гривень.

Якщо Ви є ФОПом на спрощеній системі оподаткування, то за перше виявлене порушення щодо неоформленого працівника – до Вас застосують спочатку попередження, а потім вже будуть штрафувати. Якщо говорити про підприємства на загальній системі оподаткування – то вищезазначені штрафи будуть застосовувати одразу, без попередження.

Висновок

Як бачимо, питання, як оформити найманого працівника є доволі актуальним, та як показують останні зміни, якими було суттєво підвищено штрафи та відповідальність за порушення трудового законодавства – держава і надалі планує продовжувати виводити бізнес із тіні шляхом підвищення штрафів та контролю за дотриманням цього процесу. Є сенс задуматись над тим, щоб «легалізувати» Ваших працівників, оскільки штрафи є серйозними. І однозначно, що сума штрафів є вищою за ті суми, які Ви економите не сплачуючи податки за найманих працівників.

Складність процедури з оформлення працівника на роботу полягає у тому, що якщо Ви допустите одну помилку чи вкажете невірну дату початку роботи працівника – то процедура вже буде порушена, що може мати негативні наслідки для Вас.

При оформленні працівника на роботу рекомендуємо Вам звертатись до юристів або бухгалтерів, які допоможуть Вам грамотно оформити всі необхідні документи, щоб звести можливість штрафу за це до нуля.