Відрядження в Україні у 2026: оформлення, добові, оподаткування та звітність

Службова поїздка працівника до іншого населеного пункту вимагає правильного оформлення документів, розрахунку добових та компенсації витрат. Які суми добових не оподатковуються у 2026 році, як підтвердити транспортні витрати та витрати на проживання, коли потрібен авансовий звіт, а коли можна обійтися без нього? Розбираємо про відрядження, всі нюанси з позиції роботодавця та бухгалтера.

Що вважається відрядженням та обов’язки роботодавця

Службове відрядження — це виїзд працівника до іншого населеного пункту для виконання робочого завдання за дорученням керівника. Така поїздка має бути пов’язана з діяльністю підприємства та фінансується роботодавцем.

Правова база: Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.

Важливий нюанс: Ця Інструкція обов’язкова для державних службовців та організацій, що фінансуються з бюджету. Для комерційних підприємств вона має рекомендаційний характер — використовуйте її норми як базу для розробки власного Положення про відрядження.

Обов’язкові виплати під час відрядження

Згідно зі статтею 121 Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний оплатити працівнику:

• Добові за кожен день перебування у відрядженні
• Транспортні витрати (квитки, паливо, якщо їде на службовому авто)
• Вартість проживання (готель, орендоване житло)
• Заробітну плату за час відрядження в розмірі не нижчому середнього заробітку

Оформлення відрядження: наказ та аванс

Що має бути в наказі про відрядження

Наказ керівника — це документ, який юридично оформлює службову поїздку. У ньому обов’язково зазначаються:

• Місце призначення (населений пункт)
• Назва організації, куди відряджається працівник
• Терміни відрядження (дата від’їзду та повернення)
• Мета поїздки та конкретне завдання

Додатково можна вказати:

• Вид транспорту для поїздки
• Обмеження щодо сум витрат
• Відмітку про роботу у вихідні дні (якщо відрядження припадає на вікенд)
• Копію запрошення та програму заходів (якщо є)

Видача авансу на відрядження

Перед поїздкою роботодавець виплачує працівнику аванс на відрядження — кошти для покриття майбутніх витрат.

Способи видачі авансу:

• Готівкою з каси підприємства
• Перерахунок на особисту банківську карту працівника
• Перерахунок на корпоративну карту компанії

Чи обов’язково видавати аванс?

Для бюджетних організацій — так. Для комерційних підприємств пряма норма у законодавстві відсутня, проте Міністерство соціальної політики у листі від 07.11.2013 №998/13/155-13 роз’яснило:

За відправлення працівника у відрядження без авансу на підприємство можуть накласти фінансові санкції згідно зі статтею 265 КЗпП у розмірі однієї мінімальної зарплати. Посадові особи можуть притягатися до адміністративної відповідальності за статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Висновок: Аванс краще видати, щоб уникнути штрафів та конфліктів із працівником.

Оплата робочого часу під час відрядження

Час відрядження оплачується за графіком, який діє за місцем постійної роботи працівника. Для розрахунку порівнюються денна зарплата та середньоденна зарплата — оплата проводиться за більшою величиною.

Як розрахувати середньоденну зарплату

Розрахунковий період: Два повні місяці, що передують місяцю відрядження.

Формула:

Середньоденна зарплата = (Зарплата за 2 місяці) / (Робочі дні за 2 місяці)

Як розрахувати денну зарплату

Денну зарплату розраховуємо так, ніби працівник повністю відпрацював місяць відрядження за своїм звичайним графіком.

Формула:

Денна зарплата = (Місячна зарплата) / (Робочі дні в місяці відрядження за нормою)

Який показник використовувати для оплати

Порівнюємо обидва показники та обираємо більший:

• Якщо середньоденна зарплата більша — платимо за середнім заробітком
• Якщо денна зарплата більша — платимо звичайну денну ставку

Особливість «перехідних» відряджень

Якщо відрядження починається в одному місяці, а закінчується в іншому, денну заробітну плату розраховують окремо для кожного місяця.

Приклад: Відрядження з 28 січня по 3 лютого 2026 року.

• Для днів у січні розраховуємо денну зарплату за січень
• Для днів у лютому розраховуємо денну зарплату за лютий
• Порівнюємо кожну з них із середньоденною зарплатою (за листопад та грудень 2025 року)

Таким чином, дні одного відрядження можуть оплачуватися по-різному:

• Січневі дні — за середнім заробітком
• Лютневі дні — за звичайною денною ставкою (або навпаки)

Детальний алгоритм розрахунку: Лист Міністерства соціальної політики від 11.11.2016 №1564/13/84-16.

Добові у 2026: розміри та оподаткування

Добові — це грошова компенсація щоденних витрат працівника на харчування та особисті потреби під час відрядження. Ці витрати не потребують документального підтвердження — працівник не зобов’язаний звітувати, на що саме витратив добові.

За які дні виплачуються добові

Добові виплачуються за кожен день відрядження, включаючи:

• Робочі дні
• Вихідні та святкові дні
• День від’їзду
• День приїзду

Розмір добових у 2026

Для бюджетних організацій: Фіксована сума — 300 грн на день.

Для комерційних підприємств: Розмір добових визначається самостійно в Положенні про відрядження або безпосередньо в наказі про відрядження.

Рекомендація Міністерства соціальної політики (лист від 21.12.2016 №1732/0/101-16/28): Не варто встановлювати добові менше 300 грн.

Верхня межа: Законодавство не встановлює максимального розміру добових — підприємство може визначити будь-яку суму.

Оподаткування добових у 2026

Неоподатковуваний ліміт добових: 0,1 мінімальної зарплати станом на 01.01.2026 року.

Розрахунок:

Мінімальна зарплата на 01.01.2026 = 8 647 грн

Неоподатковуваний ліміт добових = 8 647 × 0,1 = 864,70 грн на день

Що це означає:

• Добові до 864,70 грн на день — не оподатковуються
• Добові понад 864,70 грн на день — оподатковуються ПДФО та військовим збором

Особливість оподаткування: Сума перевищення оподатковується ПДФО із застосуванням підвищуючого коефіцієнта 1,219512 та військовим збором.

Правова база: Підпункт 170.9.1 Податкового кодексу України.

Підтвердження фактичного перебування у відрядженні

Щоб добові не оподатковувалися, потрібно підтвердити фактичне перебування працівника у відрядженні.

Документи, що підтверджують відрядження:

• Проїзні документи (квитки на потяг, автобус, літак, посадочні талони)
• Рахунки на проживання (готельні чеки, договори оренди)
• Будь-які інші документи, що підтверджують перебування в іншому населеному пункті
• Підписаний договір із контрагентом за місцем відрядження
• Довідка підприємства, куди відряджався працівник, про його перебування за місцем відрядження

Якщо жодних доказів не надано — сума добових повністю оподатковується ПДФО та військовим збором.

Компенсація витрат на відрядження

Окрім добових, роботодавець зобов’язаний відшкодувати працівнику фактичні витрати на:

• Проїзд — квитки на транспорт (потяг, автобус, літак, таксі), включно з перевезенням багажу та бронюванням квитків
• Транспортні витрати за місцем відрядження — не лише проїзд до місця призначення і назад, а й пересування в межах населеного пункту
• Проживання — оплата готелю, орендованого житла, включно з витратами на харчування чи побутові послуги, які входять до рахунку
• Телефонні розмови — службові дзвінки під час відрядження
• Обов’язкове страхування (якщо потрібне для поїздки)
• Інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження

Оподаткування витрат на відрядження

Загальне правило: За наявності підтвердних документів витрати у відрядженні не включаються до оподатковуваного доходу працівника.

Підтвердні документи:

• Транспортні квитки (паперові або електронні)
• Готельні рахунки з фіскальною позначкою
• Страхові поліси
• Чеки та квитанції
• Виписки з банківського рахунку (якщо оплата здійснювалася карткою)

За відсутності підтвердних документів виникає оподатковуваний дохід — сума компенсації оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (5%).

Особливості підтвердження витрат платіжною карткою

Якщо працівник розраховувався платіжною карткою, вартість витрат засвідчується випискою з рахунку, що містить інформацію про виконані платіжні операції.

Форма виписки: Може бути як у паперовій, так і в електронній формі (PDF, скріншот з мобільного банкінгу).

Що має містити виписка:

• Дата та час операції
• Назва отримувача платежу
• Сума списання
• Призначення платежу (якщо доступне)

Важливо: Самого лише чека або квитка недостатньо — потрібна саме банківська виписка, яка підтверджує списання коштів з рахунку.

Авансовий звіт після відрядження: чи потрібен

Починаючи з 01.04.2023 року вимоги щодо обов’язкового подання авансового звіту змінилися.

Коли авансовий звіт обов’язковий

Згідно з підпунктом 170.9.1 Податкового кодексу України, авансовий звіт подається лише у двох випадках:

1. Виник оподатковуваний дохід:

• Добові перевищили неоподатковуваний ліміт (864,70 грн/день у 2026 році)
• Немає підтвердних документів на витрати
• Немає підтвердження фактичного перебування у відрядженні

2. Працівник використав готівку понад суму добових:

• Отримав готівковий аванс та витратив його на оплату витрат (проїзд, готель тощо)
• Зняв кошти з корпоративної картки готівкою

Коли авансовий звіт не обов’язковий

Якщо:

• Добові в межах неоподатковуваного ліміту
• Всі витрати оплачені карткою та підтверджені банківською випискою
• Надані всі підтвердні документи

У таких випадках роботодавець сам визначає форму звітування працівника.

Альтернативні форми звітування

Підприємство може розробити власний документ для звітування, наприклад:

• Внутрішня форма звіту про відрядження
• Лист-опис наданих підтвердних документів
• Реєстр витрат з доданими чеками та квитками

Не заборонено також використовувати стандартну форму авансового звіту, затверджену наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239.

Терміни подання звіту

Звіт (авансовий чи інша форма) подається до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.

Приклад: Відрядження завершилося 15 січня 2026 року → звіт потрібно подати до 28 лютого 2026 року включно.

Можливість встановлення коротших термінів

Роботодавець може встановити стисліші терміни для звітування у власному Положенні про відрядження.

Приклад: Положення може передбачати подання звіту протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження — це правомірно та не суперечить законодавству.

Витрати на відрядження обліковуються на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Аналітичний облік: Ведеться окремо щодо кожного працівника в розрізі виданих підзвітних сум.

Висновки: що важливо запам’ятати про відрядження

• Відрядження оформлюється наказом керівника та фінансується за рахунок роботодавця. Рекомендується видавати аванс перед поїздкою, щоб уникнути штрафів.
• Добові виплачуються за всі дні відрядження, включаючи вихідні, день від’їзду та приїзду. У 2026 році неоподатковуваний ліміт добових — 864,70 грн на день. Сума перевищення оподатковується ПДФО (18% з підвищуючим коефіцієнтом) та військовим збором (5%).
• Витрати на проїзд та проживання не оподатковуються лише за наявності належних підтвердних документів. Для оплати карткою обов’язкова банківська виписка, а не лише чек.
• Авансовий звіт подається лише у визначених ПКУ випадках: коли виник оподатковуваний дохід або використана готівка понад суму добових. В інших випадках роботодавець сам визначає форму звітування.
• Типові помилки, що призводять до оподаткування: квитки за межами термінів відрядження, втрата підтвердних документів, оплата з картки іншої особи, відсутність банківської виписки при оплаті карткою.

Команда YANKIV з 11 професіоналів готова допомогти з розробкою Положення про відрядження, консультаціями щодо оподаткування добових та вирішенням спірних ситуацій із податковою. Звертайтеся за юридичним супроводом!