Військовий облік на підприємстві: повний огляд
Зміст
приховати
Ведення військового обліку на підприємстві є важливим обов’язком кожного роботодавця, особливо в умовах воєнного стану. З 16 квітня 2025 року запроваджено нові строки зберігання військово-облікових документів, що вимагає від бізнесу оновлення своїх процедур. Розглянемо докладно, хто відповідає за військовий облік на підприємстві, які документи потрібно формувати та як довго їх зберігати.
Хто відповідає за військовий облік на підприємстві?
Організація військового обліку покладається насамперед на керівника підприємства. Саме він несе персональну відповідальність за дотримання законодавства у сфері військового обліку. Однак керівник не зобов’язаний вести облік особисто.
Згідно з п. 8 Порядку №1487, безпосередні обов’язки з ведення військового обліку покладаються на:
- Працівників служби персоналу (HR-відділу)
- За відсутності HR-відділу – на особу, яка веде кадровий облік (кадровик, бухгалтер, секретар)
Призначення відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві оформлюється наказом керівника підприємства.
Основні документи військового обліку
Основою військового обліку на підприємстві є списки персонального військового обліку, які формуються окремо за чотирма групами:
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу
- Список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок
- Список персонального військового обліку призовників
До кожного списку формується окрема справа, в якій зберігаються копії військово-облікових документів. Крім того, створюється окрема справа для копій військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку ТЦК та СП (крім тих, хто досяг граничного віку перебування в запасі).
Нові строки зберігання військово-облікових документів
З 16 квітня 2025 року, згідно з наказом Мін’юсту від 14.03.2025 №748/5, встановлено такі строки зберігання документів військового обліку:
| Вид документу | Строк зберігання |
|---|---|
| Документи з організації та ведення військового обліку (накази, плани, акти, довідки) | 5 років |
| Листування з питань військового обліку та бронювання | 5 років |
| Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів | 1 рік |
| Книга обліку бланків спеціального військового обліку | 3 роки |
| Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку | 3 роки |
| Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку | 7 років |
| Списки персонального військового обліку всіх категорій з копіями військово-облікових документів | 3 роки |
Обов’язки підприємства щодо ведення військового обліку
Обов’язки підприємства щодо військового обліку можна розділити на три групи: постійні, періодичні та за потреби.
| Категорія обов’язків | Зміст обов’язку | Строки виконання |
|---|---|---|
| Постійні обов’язки | ||
| При прийомі на роботу | Перевіряти наявність військово-облікових документів | При укладанні трудового договору |
| Ознайомлювати працівників з правилами військового обліку під підпис | При укладанні трудового договору | |
| Вносити працівників до списків персонального військового обліку | Протягом 5 днів з дня прийняття | |
| Повідомляти ТЦК та СП про прийняття на роботу | Протягом 7 днів з дня видання наказу | |
| Поточний облік | Вносити зміни до списків при зміні облікових даних працівників | Протягом 5 днів з дня подання відповідних документів |
| Надсилати до ТЦК та СП повідомлення про зміни облікових даних | До 5 числа щомісяця | |
| Контролювати дотримання правил військового обліку | Постійно | |
| Вести документацію та формувати справи з копіями військово-облікових документів | Постійно | |
| Періодичні обов’язки | ||
| На початку року | Підписувати та реєструвати списки | До 25 січня |
| Видавати наказ про стан військового обліку за минулий рік | До 1 лютого | |
| Протягом року | Звіряти списки з військово-обліковими документами працівників | Раз на рік за графіком |
| Звіряти списки з обліковими документами ТЦК та СП | Раз на рік за графіком | |
| Визначати потребу в підвищенні кваліфікації | До 1 жовтня | |
| Подавати списки громадян, які підлягають приписці | До 1 грудня | |
| Планувати роботу з військового обліку на наступний рік | Грудень | |
| Раз на п’ять років | Забезпечувати підвищення кваліфікації відповідальних осіб | Не рідше одного разу на п’ять років |
| Обов’язки за потреби | ||
| При виникненні відповідних обставин | Оповіщати працівників про виклик до ТЦК та СП | Згідно з розпорядженням ТЦК та СП |
| Надавати відомості на вимогу ТЦК та СП | За запитом | |
| Приймати військово-облікові документи для звіряння | За потреби | |
| Оформлювати документи для бронювання | За потреби | |
| Направляти працівників до ТЦК та СП для виключення з обліку | 7 днів з дня досягнення граничного віку перебування в запасі | |
| Повідомляти про порушення правил військового обліку | За наявності порушень | |
| Інформувати ТЦК та СП про зміни керівного складу | 7 днів з дати видання наказу | |
Організація правильного документообігу з питань військового обліку дозволить уникнути штрафів та забезпечити виконання законодавчих вимог.
Форма військово-облікових документів
Важливо зазначити, що військово-облікові документи можуть існувати в двох формах:
- Електронна форма – оформляється через електронний кабінет призовника, Державний вебпортал електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони або Портал Дія (зокрема через мобільний додаток)
- Паперова форма – оформляється на бланку, затвердженому постановою Кабміну від 16.05.2024 №559
Обидві форми мають однакову юридичну силу, тому підприємства повинні приймати як електронні, так і паперові військово-облікові документи.
Відповідальність за порушення правил військового обліку
За порушення правил військового обліку передбачена адміністративна відповідальність. Зокрема, посадові особи підприємств можуть бути притягнуті до відповідальності за:
- Прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку
- Неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП про прийняття працівників
- Невиконання обов’язків щодо військового обліку
Розмір штрафів може бути досить відчутним для підприємства, а в умовах воєнного стану контроль за дотриманням вимог військового обліку посилюється. Тому важливо організувати систему військового обліку таким чином, щоб уникнути порушень та своєчасно виконувати всі вимоги законодавства.
Робимо висновки
Належна організація військового обліку на підприємстві є важливим аспектом дотримання законодавства у сфері оборони та безпеки. Нові строки зберігання військово-облікових документів, встановлені з 16 квітня 2025 року, вимагають від підприємств перегляду своїх процедур зберігання документації.
Відповідальним за військовий облік особам необхідно чітко дотримуватися встановлених термінів формування та подання документів, забезпечувати своєчасне звіряння даних та підтримувати актуальність обліку. Це дозволить уникнути адміністративної відповідальності та сприятиме належному функціонуванню системи військового обліку в країні.
Юридична компанія YANKIV надає повний спектр консультацій з питань організації військового обліку на підприємствах, допомагає налагодити процеси та підготувати всю необхідну документацію відповідно до останніх законодавчих змін.
