Видаткова накладна: обов’язкові реквізити та правила оформлення
Зміст
приховати
Передаєте товар покупцю і не знаєте, як правильно оформити документи? Видаткова накладна — це той первинний документ, без якого господарська операція не вважатиметься підтвердженою. Помилка в оформленні може призвести до проблем із податковою, відмови у віднесенні витрат або блокування ПДВ.
Законодавство не встановлює єдиної затвердженої форми видаткової накладної, тому підприємства можуть створити власну форму. Але є обов’язкові реквізити, без яких документ не матиме юридичної сили. У цій статті розбираємо, що саме має містити видаткова накладна, чим вона відрізняється від рахунку та інших документів, і де взяти готовий бланк.
Що таке видаткова накладна
Видаткова накладна — це первинний обліковий документ, який підтверджує факт передачі товару від продавця до покупця. Її складає постачальник у момент фактичної передачі товару. Документ є доказом того, що товар передано у відповідній кількості та асортименті.
Простими словами: видаткова накладна фіксує, що товар більше не належить продавцю — він перейшов до покупця. Це юридичний факт, який має значення для бухгалтерського обліку, податкової звітності та можливих спорів між сторонами.
Для чого потрібна видаткова накладна:
- Підтвердження господарської операції для обох сторін
- Ведення бухгалтерського та податкового обліку
- Віднесення витрат на загальній системі оподаткування
- Підтвердження операції для банку
- Розблокування ПДВ
- Захист інтересів у судових спорах
Документ актуальний для будь-якої форми бізнесу: ФОП, ТОВ чи іншої організаційної форми, незалежно від системи оподаткування, в тому числі для платників ПДВ.
Обов’язкові реквізити видаткової накладної
Вимоги до оформлення видаткової накладної визначає частина 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV та пункт 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88.
Видаткова накладна повинна містити такі обов’язкові реквізити:
Назва документа — чітке найменування «Видаткова накладна». Без цього неможливо ідентифікувати тип документа.
Дата складання — повинна відповідати даті фактичного здійснення господарської операції. Особливу увагу на дату слід звертати платникам ПДВ, оскільки податкові зобов’язання виникають саме з дати, коли почався рух товару від продавця до покупця. Невідповідність дати в накладній та фактичної передачі може створити проблеми при перевірках.
Назва суб’єкта господарювання — повне найменування компанії або ФОП, яка передає товар. Для ФОП вказується «Фізична особа-підприємець» та прізвище, ім’я, по батькові.
Зміст і обсяг господарської операції — детальний опис того, що саме передається: назва товару, кількість, характеристики. Чим точніше — тим краще для обліку та можливих спорів.
Одиниця виміру — штуки, кілограми, метри, комплекти тощо. Має відповідати реальній одиниці обліку товару.
Ціна за одиницю та загальна вартість — вартісні показники операції.
Для платників ПДВ — сума ПДВ — окремо виділена сума податку на додану вартість.
Посади осіб, які провели господарську операцію — хто саме відвантажив та отримав товар.
Особисті підписи відповідальних осіб — без підписів документ не має юридичної сили.
Необов’язкові, але рекомендовані реквізити
Окрім обов’язкових, у видаткову накладну часто включають додаткові реквізити для зручності обліку та ідентифікації:
- Код ЄДРПОУ або індивідуальний податковий номер
- Номер документа (для внутрішньої нумерації)
- Місце складання
- Банківські реквізити сторін
- Підстава для проведення операції (наприклад, «Згідно з договором №… від…»)
- Дані про документ, що підтверджує особу одержувача (довіреність)
- Номер телефону для зв’язку
Ці поля не є обов’язковими за законом, але значно спрощують облік та комунікацію між сторонами.
Як правильно оформити видаткову накладну
Кількість примірників. Видаткову накладну створюють у двох примірниках — для постачальника і покупця. Особи, які відвантажили та отримали товар, підписують обидва примірники.
Момент складання. Накладна оформляється в момент фактичної передачі товару. Не раніше і не пізніше. Дата в документі повинна відповідати реальній даті операції.
Хто підписує. З боку продавця — особа, відповідальна за відвантаження (комірник, менеджер, директор). З боку покупця — особа, яка приймає товар. Якщо приймає представник за довіреністю, дані довіреності варто вказати в накладній.
Електронна форма. Закон «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» дозволяє створювати накладні в електронній формі. Для цього сторони накладають електронні підписи, що надає документу повної юридичної сили. Електронні видаткові накладні особливо актуальні з впровадженням електронних ТТН.
Строк зберігання. Будь-який суб’єкт господарювання в Україні зобов’язаний зберігати первинні документи протягом 3 років з моменту проведення операції.
Видаткова накладна vs рахунок-фактура: у чому різниця
Підприємці часто плутають ці два документи. Але вони мають принципово різне призначення.
Видаткова накладна підтверджує факт передачі товару. Це первинний документ для бухгалтерського обліку.
Рахунок-фактура інформує покупця про суму до оплати. Це не первинний документ, він не фіксує факт передачі товару або виконання послуги.
Простіше кажучи: рахунок — це «пропозиція сплатити», а видаткова накладна — «підтвердження, що вже передано».
| Ознака | Видаткова накладна | Рахунок-фактура |
|---|---|---|
| Мета документа | Підтвердити передачу товару | Запросити оплату |
| Час складання | У момент передачі товару | До або під час узгодження покупки |
| Є первинним документом | Так | Ні (крім інвойсу для ЗЕД) |
| Обов’язкові підписи | Потрібні обов’язково | Не обов’язкові |
| Використовується для обліку | Так | Ні, лише для ініціювання оплати |
| Юридичне значення | Має юридичну силу | Має лише інформативне значення |
Рахунок може стати первинним документом лише за умови, що по ньому була проведена оплата і є банківська виписка, яка підтверджує цю оплату. Але навіть тоді для передачі товару потрібна видаткова накладна.
Коли потрібен інвойс замість видаткової накладної
Видаткова накладна діє в межах території України. Якщо ви працюєте з іноземними контрагентами, для підтвердження операції використовується інвойс.
Інвойс — це документ для оплати товарів або послуг замовниками з-за кордону. Він актуальний для всіх підприємців, у кого замовники знаходяться за межами України: IT-послуги, маркетинг, переклад, консалтинг, продаж на міжнародних майданчиках (Ebay, Etsy тощо).
Інвойс регулюється статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», статтею 44 Податкового кодексу України та міжнародними стандартами бухгалтерського обліку.
Готовий бланк інвойсу з прикладом заповнення можна завантажити за посиланням.
Акт приймання-передачі: коли він потрібен
Окрім видаткової накладної, для підтвердження господарських операцій використовують акт приймання-передачі. Цей документ універсальний — він підходить як для товарів, так і для послуг.
Акт приймання-передачі фіксує факт виконання зобов’язань за договором. Він особливо важливий для послуг, де немає фізичного товару для передачі.
Документ актуальний для будь-якого підприємця: ФОП, ТОВ чи іншої організаційної форми, незалежно від системи оподаткування. Він підходить для підтвердження операції в банку та при податкових перевірках.
Бланк акту приймання-передачі з прикладом заповнення доступний за посиланням.
Рахунок для оплати: як правильно виставити
Перед передачею товару зазвичай виставляється рахунок для оплати. Хоч цей документ і є «інформаційного характеру», за наявності певних умов він може бути первинним документом:
- По рахунку була проведена оплата за товари/послуги
- Наявна банківська виписка, яка підтверджує оплату саме згідно цього рахунку
Встановленої форми рахунку законодавством не затверджено, передбачено лише обов’язкові реквізити. Рахунок актуальний для будь-якої форми бізнесу та системи оподаткування.
Готовий бланк рахунку для оплати товарів та послуг можна завантажити за посиланням.
Типовий документообіг при продажу товару
Для повної картини покажемо, як документи пов’язані між собою в типовій операції купівлі-продажу:
Крок 1. Продавець виставляє рахунок для оплати — інформує покупця про суму.
Крок 2. Покупець здійснює оплату — в обох сторін з’являється банківська виписка.
Крок 3. Продавець передає товар та оформляє видаткову накладну — фіксує факт передачі.
Крок 4. Сторони підписують акт приймання-передачі (за потреби) — додаткове підтвердження виконання зобов’язань.
Для платників ПДВ додатково оформляється податкова накладна та реєструється в ЄРПН.
Де взяти бланк видаткової накладної
Оскільки законодавство не затверджує єдину форму, компанії використовують різні варіанти:
- Форми з облікових програм
- Шаблони з електронних сервісів документообігу
- Власні розроблені форми
Головне — щоб документ містив усі обов’язкові реквізити.
Перевірений юристами YANKIV бланк ВИДАТКОВОЇ НАКЛАДНОЇ з прикладом заповнення та коментарями можна завантажити за посиланням. Документ перевірений практикою, судами та контролюючими органами під час перевірок.
Підсумок
Видаткова накладна — обов’язковий первинний документ для підтвердження передачі товару. Без неї господарська операція не вважається документально оформленою, що може призвести до проблем із податковою, відмови у віднесенні витрат та блокування ПДВ.
Документ повинен містити обов’язкові реквізити згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: назву документа, дату, найменування суб’єкта господарювання, зміст і обсяг операції, одиницю виміру, посади та підписи відповідальних осіб.
Видаткова накладна відрізняється від рахунку-фактури: рахунок лише інформує про суму до оплати, а накладна підтверджує факт передачі товару. Для операцій з іноземними контрагентами використовується інвойс.
Зберігайте первинні документи протягом 3 років — це законодавча вимога для всіх суб’єктів господарювання.
Всі корисні бланки та пакети документів знайдете в магазині документів юридичної компанії YANKIV! Не знаєте, які документи потрібні саме вашому бізнесу, запишіться на консультацію — і ми сформуємо ваш пакет документів, а якщо потрібно — розробимо документи під вашу специфіку!
