Як оформити декрет для ФОП: покрокова інструкція
Оформлення декретних виплат для ФОП — процес, який вимагає уважності та правильної послідовності дій. У цій статті розберемо детальну інструкцію, яку ви зможете виконати самостійно, просто копіюючи кроки на своєму комп’ютері.
Що потрібно для отримання декретних виплат ФОП
Перед початком оформлення важливо визначити, у якому статусі ви будете отримувати декретні виплати — як найманий працівник за трудовим договором чи як ФОП. Одночасно отримати виплати у двох статусах неможливо, тому потрібно обрати один варіант. У цій інструкції зосередимося саме на отриманні виплат для ФОП.
Обов’язкові вимоги:
- Листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами
- Активний ФОП, який сплатив мінімум 2 місяці ЄСВ перед декретом
- Електронний підпис для роботи з державними кабінетами
- Соціальний банківський рахунок для ФОП (код 2604)
- Довідкова декларація про сплату ЄСВ
Під час оформлення декретних виплат ви будете працювати з двома основними електронними кабінетами — Пенсійного фонду та платника податків. Тому переконайтеся, що маєте доступ до обох систем.
Крок 1: Перевірка листка непрацездатності в кабінеті ПФУ
Вхід до електронного кабінету Пенсійного фонду:
1. Перейдіть в електронний кабінет пенсійного фонду
2. Оберіть офіційний сайт та натисніть “Вхід”
3. Увійдіть за допомогою електронного підпису (файловий ключ, Дія.Підпис або SmartID)
Коли зайдете в кабінет, одразу зверніть увагу на зелене меню збоку — там має бути вказано ваш статус “Застрахована особа як фізична особа підприємець”. Якщо статус інший, ви не зможете отримати виплату саме як ФОП.
Перевірка статусу та листка:
4. Перевірте статус — у зеленому меню збоку має бути “Застрахована особа як ФОП”
5. Знайдіть розділ “Тимчасова втрата працездатності” → “Мої листки непрацездатності”
6. Переконайтеся, що ваш лікарняний зареєстрований зі статусом “Готовий до сплати”
У вас має відображатися листок непрацездатності, якщо лікар його офіційно зареєстрував. Якщо поле порожнє — зверніться до лікаря для з’ясування. Статус “Готовий до сплати” може з’явитися не одразу — іноді доводиться чекати 5-7 робочих днів. Обов’язково випишіть дати відкриття та закриття лікарняного — ці дані знадобляться для подальшого оформлення.
Крок 2: Подання довідкової декларації у “Вчасно.Звіт”
Створення та налаштування звіту:
1. Зайдіть в електронний кабінет для ФОП “Вчасно.Звіт”
2. Оберіть розділ “Звітність” у лівому меню
3. Створіть звіт:
- Для 3 групи ФОП — повна форма звіту
- Для 1 або 2 групи — звіт ФОП на 2 групі
Це електронний кабінет, де всі ФОПи ведуть свої податки та подають звітність. Вам потрібно буде подати довідковий звіт для зарахування страхового стажу та підтвердження сплати ЄСВ. Створіть акаунт, якщо його ще немає, та додайте свій електронний ключ.
Заповнення довідкового звіту
4. Вкажіть тип — “Довідковий звіт”
5. У полі 9 вкажіть кількість працівників (0, якщо немає)
6. Створіть додаток до звіту
Коли створите звіт до відправки, одразу вкажіть, що подаєте саме довідковий звіт. Інші показники доходу в цьому звіті не вказуються — переходьте відразу до заповнення додатку.
Налаштування додатку:
7. У рядку 5 поставте галочку “Призначення матеріального забезпечення, страхових виплат”
8. У полі 8 вкажіть період:
- Початок: 1 число місяця початку роботи ФОП у поточному році
- Кінець: останнє число місяця відкриття лікарняного
Це принциповий момент у звіті — обов’язково поставте галочку в рядку 5. При визначенні періоду орієнтуйтеся на дату відкриття лікарняного, а не на термін його дії. Наприклад, якщо листок непрацездатності відкрито у жовтні, вказуйте період до 31 жовтня, навіть якщо лікарняний виданий до середини місяця.
Заповнення таблиці ЄСВ
9. Для кожного місяця вкажіть:
- Колонка 2: база нарахування (мінімум — мінімальна зарплата)
- Колонка 3: 22% ЄСВ
- Колонка 4: рахується автоматично
10. Відправте звіт та завантажте квитанцію №2 у PDF
У таблиці за всі відмічені місяці вкажіть суму, з якої нараховували ЄСВ. Переконайтеся, що за всі зазначені місяці дійсно сплачено внески. Після відправки обов’язково завантажте звіт разом із квитанцією №2 у форматі PDF — ці документи потрібно буде долучити до заявки на виплату.
Крок 3: Перевірка зарахування страхового стажу
- Поверніться до кабінету ПФУ
- Перейдіть у розділ “Мій страховий стаж”
- Перевірте зарахування стажу за поточний рік
Після подання довідкової звітності перевірте в кабінеті Пенсійного фонду, чи зарахувався стаж за поточний рік згідно з поданим звітом. Від моменту подання до зарахування може пройти до 10 днів, тому розраховуйте, що процес не одномоментний — можливо, доведеться повертатися до кабінету через кілька днів для актуалізації статусів.
Крок 4: Подання заяви-розрахунку на виплату
Створення заяви
1. У кабінеті ПФУ знайдіть “Заява-розрахунок та створення повідомлень про виплату”
2. Створіть нову → оберіть “Основна ЗР”
Після виконання всіх підготовчих дій у всіх кабінетах можна нарешті подати заяву на виплату декрету. У меню зліва шукайте кнопку “Заява-розрахунок та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам” — саме тут формується основний документ для отримання декретних.
Заповнення основних даних
3. Вкажіть обов’язкову інформацію:
- Регіон та повна адреса з індексом
- Тип ЗР: ЕРЛН
- Номер додатку: Додаток 6
- ПІБ страхувальника, бухгалтера, відповідальної особи (ваше ПІБ)
- Контактний телефон
- Соціальний рахунок (обов’язково з кодом 2604)
- Назва банку (для Monobank — АТ “Універсал Банк”)
- Дати початку та закінчення лікарняного
При заповненні заявки кожне поле заповнюйте по порядку. Ваше ім’я підтягнеться автоматично, але адресу потрібно вказати детально. У полях ПІБ страхувальника, бухгалтера та відповідальної особи вказуєте своє ім’я, оскільки отримуєте виплату як ФОП. Особливо важливо правильно вказати соціальний рахунок — не будь-який банківський, а саме з кодом 2604.
Розрахунок суми до виплати
4. Натисніть “Продовжити за даними ЕРЛН”
5. Відредагуйте заявку (червона іконка)
6. Вкажіть суму до оплати та суму за рахунок фонду (суми дублюються)
Коли з’явиться статус заявки, натисніть червону іконку редагування. На екрані редагування вкажіть суму до оплати та суму за рахунок фонду — при декретних ці суми однакові, оскільки повна виплата йде за рахунок держави. Зверніть увагу на поле страхового стажу — там мають відображатися всі місяці за останні 12 місяців.
Додавання документів
7. Завантажте у форматі PDF:
- Витяг ФОП
- Довідкова декларація з квитанцією №2
- Довідка з банку про соціальний рахунок
Натисніть кнопку “Додати файли” та завантажте всі підготовлені документи. Станом на зараз документи про відсутність заборгованості та про сплату ЄСВ долучати вже не потрібно — вся інформація є в електронних реєстрах. Рекомендується додавати всі додатки у форматі PDF.
Відправлення заяви
8. Збережіть заявку
9. Сформуйте заявку
10. Підпишіть електронним підписом
11. Дочекайтеся повідомлення про успішну відправку
Після долучення документів у вас має бути фінальна заявка з переліком усіх додатків. Система поверне вас до заявки — збережіть її, потім натисніть “Сформувати заявку”. На наступному екрані з’явиться сама заява — натисніть “Підписати”. Після успішної відправки з’явиться екран успіху з повідомленням “Заява успішно відправлена до пенсійного фонду”.
Крок 5: Відстеження статусу та отримання коштів
1. Перевіряйте статус у розділі “Заяви-розрахунки” → “Пошук”
2. Очікуйте виплату:
- Швидкий варіант: у день подання
- Стандартний термін: 2-3 дні
Щоб перевірити статус своєї заяви, зайдіть у меню заяв-розрахунків зліва та натисніть “Пошук” — система знайде вашу заяву та покаже її статус. Гроші зараз приходять досить швидко — у рідкісних випадках можуть надійти навіть у день подання заявки, якщо все оформлено правильно. У гіршому випадку кошти надійдуть протягом 2-3 днів.
Відео на тему: ✅ Як оформити декрет для ФОП (копіюй за мною!)
Формула розрахунку декретних виплат
Для проведення розрахунку береться період останніх 12 календарних місяців до того місяця, коли відкрили лікарняний. Важливо: відмінусовується саме один місяць для розрахунку сум. Наприклад, якщо лікарняний відкрито в жовтні, беремо період з жовтня попереднього року по вересень поточного року.
Мінімальна вимога: обов’язково має бути сплачено ЄСВ за місяць відкриття лікарняного та за попередній місяць. Без сплати за ці два місяці виплати не буде.
Формула:
Декретні = (Сума баз ЄСВ за період / Кількість календарних днів) × 126 днів
За формулою розрахунку рахуємо тільки ті місяці з останніх 12, в яких платили ЄСВ — не обов’язково це мають бути всі 12 місяців. За кожен місяць виписуємо суму, з якої платили ЄСВ (зазвичай це мінімальна зарплата), та рахуємо кількість днів у кожному місяці. Якщо заплатите ЄСВ з більшої суми — збільшите декретну виплату.
Приклад розрахунку:
- База ЄСВ: 8,000 грн × 12 місяців = 96,000 грн
- Календарних днів за 12 місяців: 365
- Середньоденна допомога: 96,000 / 365 = 263 грн
- Декретні за 126 днів: 263 × 126 = 33,138 грн
Це і буде сума декретної виплати, яку потрібно вказати в заявці. Якщо виникнуть ускладнення пологів, лікар відкриє новий лікарняний на 14 днів — тоді можна подати нову заяву-розрахунок на додаткові дні та отримати доплату.
ЄСВ під час декретної відпустки
Новоприйнятий закон, який запрацював з 1 жовтня 2025 року, звільняє мам у декреті від сплати ЄСВ за свого ФОП. Але є важлива умова — звільнення діє, лише якщо за вас хтось сплачує ЄСВ: або Фонд соціального страхування, або роботодавець (якщо ви влаштовані на роботі).
На практиці за більшість ФОП у декреті ЄСВ ніхто не платить, тому звільнення від сплати вони не отримують.
Як отримати звільнення:
- Подайте заяву до Фонду соціального страхування
- Надайте документи про сплату ЄСВ фондом
- Отримайте підтвердження звільнення від сплати
Якщо все ж маєте намір домогтися звільнення від сплати ЄСВ, можете подати заяву до Фонду соціального страхування з проханням сплачувати за вас внески. Якщо фонд надасть документи про сплату ЄСВ, ви будете звільнені від платежів за ФОП і не потрібно буде подавати звітність по ЄСВ.
Типові помилки при оформленні
Чого уникати:
- Використання звичайного банківського рахунку замість соціального
- Подання заяви без перевірки зарахування страхового стажу
- Неправильний розрахунок періоду для визначення суми виплат
- Подання документів не в PDF форматі
- Спроба отримати виплати одночасно як ФОП і найманий працівник
Ключові висновки
Оформлення декретних для ФОП — це чіткий алгоритм дій, який можна виконати самостійно за 1-2 тижні. Головне — дотримуватися послідовності кроків, мати всі необхідні документи та правильно розрахувати суму виплат. При дотриманні інструкції гроші надходять швидко — від одного дня до тижня.
Пам’ятайте: Чим більшу суму ЄСВ ви платите, тим вища сума декрету у вас буде. Плануючи вагітність, варто заздалегідь подбати про підвищення бази нарахування ЄСВ для максимізації виплат.
