ЄСВ для ФОП: коли можна не платити, як підтвердити пільгу і який штраф за прострочення

Коли можна не платити ЄСВ за себе

ФОП звільняється від сплати ЄСВ «за себе», якщо внесок за нього сплачує хтось інший. Це можливо у таких випадках:

• Роботодавець сплачує ЄСВ за ФОП як за найманого працівника — якщо ФОП одночасно працює за трудовим договором;
• Військова частина — якщо ФОП проходить військову службу;
• Фонд соціального страхування — якщо ФОП перебуває у декретній відпустці або отримує допомогу при народженні дитини;
• Пенсіонери або особи з інвалідністю, які отримують пенсію або соціальну допомогу.

Важливо розуміти: ЄСВ для ФОП не може просто «зникнути» — він або сплачується вами самостійно, або хтось сплачує його за вас. Якщо нічого з цього немає — ЄСВ треба платити самому.

Як підтвердити, що ЄСВ сплачено за вас: довідка ОК-5

Головний інструмент перевірки — довідка ОК-5 з застосунку «Дія». Це індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб, яка формується автоматично протягом кількох хвилин після подачі заяви. Довідка безкоштовна.

У довідці ОК-5 відображаються дані про суму заробітку для нарахування пенсії, страховий стаж та сплату страхових внесків — починаючи з 2000 року.

Алгоритм перевірки:

1. Замовте довідку ОК-5 у застосунку «Дія».
2. Перевірте, чи є нарахування ЄСВ за кожен місяць, за який ви претендуєте на пільгу.
3. Якщо нарахування є — тоді ФОП знає, коли можна не платити ЄСВ самостійно за той місяць і не відображати його в звіті.
4. Якщо нарахувань немає або сума нижча за мінімальну — ФОП зобов’язаний самостійно доплатити різницю.

Довідка ОК-5 — це офіційне підтвердження, і саме на неї варто спиратися, а не на усні запевнення роботодавця або власні припущення.

Строки сплати ЄСВ у 2026 році

ФОП на спрощеній системі сплачують ЄСВ щоквартально — до 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом:

• За І квартал — до 20 квітня;
• За ІІ квартал — до 20 липня;
• За ІІІ квартал — до 20 жовтня;
• За IV квартал — до 20 січня наступного року.

Мінімальний розмір ЄСВ у 2026 році: 1 902,34 грн на місяць або 5 707,02 грн за квартал.

Штрафи за несвоєчасну сплату ЄСВ

Воєнна пільга на добровільну сплату ЄСВ скасована з 1 січня 2025 року. Ті, хто досі вважає, що ЄСВ можна не платити — ризикують штрафом.

Відповідно до п. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ, за порушення строків сплати передбачені такі санкції:

Основний штраф:

• 20% від суми недоплати — у разі несвоєчасної або неповної сплати.

Додатковий штраф:

• 10% за кожен звітний період — якщо ЄСВ донараховано податковим органом або самим ФОП, але не більше 50% від донарахованої суми.

Адміністративна відповідальність:

• від 680 до 1 360 грн (ч. 3 ст. 165-1 КУпАП).

Пеня:

• 0,1% від суми боргу за кожен день прострочення — починаючи з першого дня після граничного строку сплати.

Ці санкції застосовуються до всіх підприємців незалежно від системи оподаткування та групи єдиного податку.

Приклад розрахунку штрафу

Орієнтуємось на мінімальний ЄСВ за І квартал 2026 року:

• Мінімальний внесок за місяць — 1 902,34 грн
• За квартал (3 місяці) — 5 707,02 грн
• Штраф 20% від суми недоплати: 5 707,02 × 20% = 1 141,40 грн

До цієї суми додається пеня — 0,1% від 5 707,02 грн за кожен день прострочення. Наприклад, за 30 днів — ще близько 171 грн зверху.

Загалом за один пропущений квартал — понад 1 300 грн зайвих витрат лише через несвоєчасну сплату.

Висновок

ЄСВ ФОП — це зобов’язання, яке не зникає автоматично. Якщо за вас платить роботодавець — перевірте це через довідку ОК-5, а не покладайтесь на слово. Якщо пільги немає — платіть вчасно, щоб не накопичувати штрафи та пеню.

Якщо у вас є сумніви щодо того, чи маєте ви право на пільгу, або вже накопичилась заборгованість і ви не знаєте, як з нею розібратись — звертайтесь до фахівців юридичної компанії YANKIV.