Закупівля сільгосппродукції у населення: як ФОП-єдиннику правильно оформити документи

Закупівля сільгосппродукції у населення — звична справа для багатьох підприємців на єдиному податку. Овочі, фрукти, мʼясо, молоко — ФОП купують усе це у фізичних осіб регулярно. Але чи кожна така операція оформлена так, як того вимагає закон? Практика показує, що ні. А наслідки можуть бути цілком відчутними: від невизнання витрат до запитань під час податкової перевірки чи фінансового моніторингу.

Пункт 44.1 статті 44 Податкового кодексу України встановлює чітке правило: платники податків зобовʼязані вести облік доходів, витрат та інших показників, повʼязаних із визначенням обʼєктів оподаткування та податкових зобовʼязань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, передбачених законодавством. Без належного первинного документа підтвердити витрати на закупівлю буде неможливо.

Нижче розбираємо, які саме документи потрібні ФОП-єдиннику при закупівлі сільськогосподарської продукції у фізосіб, що в них має бути зазначено, і чому довідка за формою № 3-ДФ заслуговує на окрему увагу.

Два варіанти оформлення: акт чи відомість

У ФОП-єдинника є два рівнозначних способи задокументувати закупівлю сільгосппродукції у населення. Жоден з них не має переваги з юридичної точки зору — обидва є належними первинними документами. Різниця — у зручності залежно від конкретної ситуації.

Закупівельний акт

Закупівельний акт складається окремо з кожним продавцем. Якщо за один день ви купували продукцію у трьох різних осіб — потрібно три окремих акти. Форму закупівельного акту наведено у додатку 5 до Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, затверджених наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 17.06.2003 № 157.

Коли це зручно? Якщо продавців небагато або кожна окрема закупівля має свої особливості — різні види продукції, різні умови, різні суми. Акт дозволяє зафіксувати деталі кожної угоди максимально точно.

Закупівельна відомість

Закупівельна відомість працює інакше: одним документом можна оформити розрахунки одразу з кількома продавцями (здавальниками) сільськогосподарської продукції. Про можливість такого оформлення зазначено у пункті 26 розділу III Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148.

Є важливий нюанс. У додатку 1 до Положення № 148 наведено стандартну форму відомості на виплату готівки, проте використовувати її для оформлення закупівлі сільгосппродукції «як є» — не можна. Форму потрібно допрацювати, доповнивши додатковими графами, які відображають специфіку саме закупівлі сільськогосподарської продукції. У відомості зазначаються прізвища здавальників, їхні адреси, обсяги зданої продукції та сума виплаченої готівки. Кожен здавальник підписує відомість особисто.

Цей варіант особливо зручний, якщо ви працюєте з багатьма продавцями одночасно — наприклад, закуповуєте продукцію на ринку або безпосередньо у сільській місцевості.

Обовʼязкові реквізити документа

Незалежно від того, який варіант ви обрали — акт чи відомість — документ повинен містити визначений набір даних. Відсутність будь-якого з них може поставити під сумнів юридичну силу документа. Ось що має бути зазначено обовʼязково:

• місце укладання угоди;
• прізвище, імʼя та по батькові продавця;
• адреса проживання продавця;
• найменування продукції;
• ціна за одиницю продукції;
• кількість (обсяг) проданої продукції;
• загальна сума виплачених коштів;
• підпис продавця про отримання коштів.

Цей перелік — не рекомендація, а вимога. Кожен пункт виконує свою функцію: ідентифікує продавця, описує предмет угоди та підтверджує факт оплати.

Що зазначається додатково

Крім обовʼязкових реквізитів, у закупівельному акті або відомості слід також зазначити додаткову інформацію, яка може мати значення для податкових цілей:

• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) продавця — або серію та номер паспорта, якщо особа через релігійні переконання офіційно відмовилась від прийняття РНОКПП та повідомила про це контролюючий орган і має відповідну відмітку в паспорті;
• реквізити довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок (форма № 3-ДФ, затверджена наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 № 32) — за наявності такої довідки у продавця;
• загальну суму нарахованого доходу;
• суму утриманого податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) — якщо він утримувався.

Довідка за формою № 3-ДФ: коли ПДФО можна не утримувати

Це питання заслуговує окремої уваги, адже воно безпосередньо впливає на суму, яку ФОП виплачує продавцю.

Суть така: якщо продавець надає довідку за формою № 3-ДФ, яка підтверджує, що продукцію вирощено на його власній земельній ділянці, — і розмір цієї ділянки не перевищує норм, встановлених Податковим кодексом України, — ФОП має підстави не утримувати ПДФО з виплаченої суми. Це передбачено нормами ПКУ.

Якщо ж такої довідки немає — податок на доходи фізичних осіб утримується на загальних підставах. Тому перед здійсненням закупівлі має сенс зʼясувати у продавця, чи має він цю довідку. Це не лише спрощує розрахунки, а й впливає на загальну вартість закупівлі для вашого бізнесу.

Відео на тему: ⚠️ 70 ознак, що Вас перевірить банк!

Навіщо це потрібно: захист бізнесу на перевірці

Правильно оформлені первинні документи при закупівлі сільгосппродукції у населення — це не бюрократичне навантаження, а реальний захисний інструмент. І ось чому.

Під час податкової перевірки інспектори мають право перевіряти первинні документи відповідно до підпункту 20.1.6 пункту 20.1 статті 20 ПКУ. Якщо документів немає або вони оформлені з порушеннями — витрати не визнаються, а показники звітності ставляться під сумнів. Фактично, без документа ваша закупівля «не існує» для контролюючих органів.

При фінансовому моніторингу банк може поставити запитання про походження коштів і характер операцій. Закупівельні акти або відомості — це пряме підтвердження того, що ваша діяльність легальна, а кошти витрачено на господарські потреби.

При виникненні спорів з контрагентами або контролюючими органами — документи фіксують умови угоди, суму та факт виплати коштів. Це ваш аргумент, підкріплений підписом другої сторони.

Висновок

Закупівля сільгосппродукції у населення — операція, з якою стикається значна частина ФОП-єдинників. Але буденність цього процесу не скасовує вимог до його оформлення. Закупівельний акт або закупівельна відомість, складені з дотриманням усіх необхідних реквізитів, — це не просто «папірець», а документ, який захищає ваш бізнес під час перевірки, підтверджує витрати та доводить легальне походження товару.

Не відкладайте наведення порядку в документообігу — це інвестиція, яка окупається спокоєм.

Якщо у вас залишились запитання щодо оформлення закупівлі, обліку первинних документів або організації документообігу — юристи YANKIV допоможуть. Записатись на консультацію →

Поширені запитання (FAQ)