Повернення до жорсткіших штрафів за РРО з 1 серпня 2025: все, що потрібно знати

З 1 серпня 2025 року в Україні завершується майже дворічний пільговий період щодо штрафів за порушення використання РРО та ПРРО. 

Для бізнесу це означає повернення до повнорозмірних фінансових санкцій: 100% від вартості товарів за перше порушення та 150% за кожне наступне. Державна податкова служба (ДПС) офіційно підтвердила скасування знижених ставок у 25% та 50%, якими тимчасово користувалися ФОП-єдинники.   

Однак твердження, що зміни торкнуться абсолютно всіх, є хибним. Законодавство містить важливі винятки для підприємців, які працюють на прифронтових та тимчасово окупованих територіях, а також для тих, хто в принципі звільнений від обов’язку застосовувати касові апарати. 

Ця стаття допоможе розібратися в усіх нюансах: кого саме стосуються нові правила, які порушення є найризикованішими та як підготувати свій бізнес до нових умов.

Правові підстави та сфера дії змін: не для всіх однаково

Згідно з положеннями Закону України № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій», перехідний період зі зменшеними штрафами було запроваджено у 2023 році як тимчасовий захід підтримки бізнесу.Термін дії цих пільг був чітко визначений до 31 липня 2025 року. З 1 серпня більшість суб’єктів господарювання, зобов’язаних використовувати РРО/ПРРО, підпадатимуть під дію повних штрафних санкцій.   

Ключові винятки: хто звільнений від штрафів у 2025 році?

Попри скасування загальних пільг, законодавство залишає кілька важливих “щитів” для бізнесу:

1. Звільнення для бізнесу на територіях бойових дій. Це найважливіший виняток в умовах воєнного стану. Згідно з пунктом 14 розділу ІІ Закону про РРО, суб’єкти господарювання (окрім тих, що торгують підакцизними товарами) повністю звільняються від відповідальності за порушення у сфері РРО, якщо їхня діяльність ведеться на :   
   • тимчасово окупованих територіях України;
   • територіях активних бойових дій;
   • територіях можливих бойових дій.
2. Це звільнення діє до дати завершення окупації або бойових дій на відповідній території і не скасовується 1 серпня. Важливо розуміти: це звільнення від відповідальності (штрафів), а не від обов’язку застосовувати РРО.   
3. Критично важливо: перелік таких територій визначається Наказом Міністерства розвитку громад та територій України (Мінрозвитку), а не Мінреінтеграції. Станом на липень 2025 року актуальним є наказ №376 від 28 лютого 2025 року, який замінив попередній наказ Мінреінтеграції. Підприємцям слід відстежувати його зміни на офіційних ресурсах Мінрозвитку.   
4. Підприємці, яким РРО не потрібен. Важливо пам’ятати, що обов’язок використовувати РРО поширюється не на всіх. Зокрема, звільнені:
   • – ФОП 1 групи єдиного податку.   
   • – Підприємці, що отримують оплату виключно у формі банківського переказу (прямий переказ з рахунку на рахунок за реквізитами IBAN, без використання карток чи платіжних сервісів). Важливо не плутати це з інтернет-еквайрингом (LiqPay, Fondy) та оплатою картками через POS-термінали, які є розрахунковими операціями і вимагають РРО.   
   • – Деякі види діяльності, перелічені у статті 9 Закону про РРО (наприклад, торгівля на ринках з лотків певними товарами, продаж газет, жетонів тощо).   

Аналіз нової системи штрафних санкцій: як рахувати порушення

З 1 серпня 2025 року розмір санкцій за непроведення операції через РРО, проведення на неповну суму або невидачу чека становитиме :   

• 100% від вартості товарів (робіт, послуг) — за перше порушення, виявлене податківцями.   
• 150% від вартості товарів (робіт, послуг) — за кожне наступне порушення.   

Увага: “наступне порушення” — це не обов’язково порушення, виявлене під час наступної перевірки. Кожна невидача чека є окремим порушенням. Це означає, що під час однієї фактичної перевірки інспектор може зафіксувати кілька порушень, і кожне, крім першого, буде вважатися повторним зі штрафом 150%.

Приклад: Якщо під час контрольної закупки інспектор виявить, що ви продали три товари по 500 грн кожен без фіскального чека, загальна сума штрафу складе: 500 грн (100% за перший товар) + 750 грн (150% за другий) + 750 грн (150% за третій) = 2000 грн.

Відео на тему: Нова звітність для ФОП до статистики! Все що треба знати

 

Основні види порушень та відповідальність

Найочевидніше порушення — товар “повз касу” або проведення через реєстратор суми, меншої за реальну. Податкові органи розцінюють це як пряме приховування доходу з максимальними наслідками.

Невидача фіскального чека покупцеві

Кожна операція має супроводжуватися чеком — паперовим або електронним. Відсутність чека у покупця автоматично означає порушення, навіть якщо операція проведена через РРО.

Помилки в реквізитах: коли це дорівнює відсутності чека

Це критично важливий момент. Позиція ДПС категорична: відсутність хоча б одного обов’язкового реквізиту прирівнюється до невидачі чека, що тягне за собою штраф 100%/150%. Однак судова практика проводить межу між   

відсутністю реквізиту (що є порушенням) та недоліком реквізиту (незначною помилкою), який не спотворює суть операції. Суди часто стають на бік бізнесу, якщо, наприклад, помилка в назві товару не заважає його ідентифікувати.   

• Що перевіряти? Особливу увагу слід приділити вимогам, що діють з 2025 року: правильне зазначення форми та засобу оплати (“безготівка”, “картка”, “інтернет-еквайринг”), а також наявність у QR-коді посилання для перевірки чека на сайті ДПС.   
• Винятки. Незначні неточності в назві товару, що не заважають його ідентифікувати, зазвичай не призводять до штрафів. Також не штрафують за відсутність даних платіжного термінала, якщо немає технічної можливості поєднати його з РРО, оскільки така інтеграція не є обов’язковою.   

Неправильне кодування підакцизних товарів

Помилки в програмуванні кодів УКТ ЗЕД для алкоголю, тютюну, пального тягнуть за собою окремий, додатковий штраф у розмірі 300 нмдг (5100 грн). Ця санкція застосовується на додачу до загальних штрафів 100%/150%.   

Відповідальність персоналу: хто платить штраф?

Важливо розмежовувати відповідальність:

• Фінансові санкції (100%/150%) накладаються на суб’єкта господарювання (ФОП або юридичну особу).   
• Адміністративний штраф (зазвичай від 34 до 170 грн) накладається на працівника (касира), який провів операцію, та на посадових осіб згідно зі ст. 155-1 КУпАП.   
• Власник бізнесу не може стягнути з касира суму фінансового штрафу в повному обсязі, оскільки це санкція держави до підприємства, а не пряма шкода, завдана працівником.

Особливості для різних сфер бізнесу

Інтернет-торгівля: головний біль — післяплата. Дві сторони однієї медалі

Для інтернет-магазинів ключовим питанням є фіскалізація при відправці товару з післяплатою (“накладений платіж”). Тут позиція ДПС та судів кардинально розходяться, і бізнесу важливо розуміти ризики кожного підходу.

Позиція ДПС: чек потрібен завжди. Податкова служба наполягає: якщо логістичний оператор (наприклад, “Нова Пошта”) виступає лише як експедитор, продавець зобов’язаний сформувати фіскальний чек і вкласти його в посилку до моменту передачі товару перевізнику. Видача чека після отримання оплати від перевізника є порушенням.   

Позиція судів: чек не потрібен, якщо є посередник. На противагу ДПС, суди стають на бік підприємців. 

У гучній справі №420/19624/24 Одеський окружний та П’ятий апеляційний адміністративні суди вирішили, що при післяплаті через фінансового посередника (наприклад, NovaPay) продавець не зобов’язаний застосовувати РРО. 

Логіка суду: розрахункова операція відбувається між покупцем та фінансовою компанією. Продавець же отримує гроші на свій IBAN-рахунок від цієї компанії, що не є розрахунковою операцією в розумінні закону.   

Що робити бізнесу? Вибір стратегії — це управлінське рішення. Дотримання позиції ДПС мінімізує ризики штрафів, але збільшує операційні витрати. 

Дотримання судової практики економить кошти «зараз», але несе ризик податкових перевірок та необхідності відстоювати свою правоту в суді, доки не буде остаточного рішення Верховного Суду, оскільки рішення апеляції ще може бути оскаржене.   

Роздрібна торгівля та сфера послуг

Для роздрібної торгівлі критично важлива синхронізація касових операцій з товарним обліком. У сфері послуг особливу увагу слід приділяти правильному найменуванню послуги в чеку та відображенню ПДВ. При наданні послуг дистанційно з оплатою на IBAN РРО може не знадобитися, але продаж товарів онлайн під цей виняток не підпадає.   

Рекомендації щодо підготовки до нових умов

Технічний аудит обладнання. Перевірте, чи оновлено ПЗ вашого РРО/ПРРО для відповідності новим вимогам до чеків (деталізація оплати, QR-код з посиланням на сайт ДПС). Переконайтеся, що ваша модель РРО є в актуальному Державному реєстрі.   

Навчання персоналу. Проведіть інструктаж для касирів. Вони повинні знати алгоритм дій у нестандартних ситуаціях (повернення, помилковий чек, відсутність інтернету) та розуміти, що виправлення помилок можливе лише до формування Z-звіту.

Перевірка процесів фіскалізації. Проведіть аудит усіх каналів оплати. Чітко розмежуйте ті, що вимагають РРО (готівка, картки, онлайн-еквайринг, QR-коди від платіжних систем) від тих, що не вимагають (прямі перекази на IBAN).

Висновки

Повернення до жорстких штрафів за РРО з 1 серпня 2025 року є закономірним етапом посилення фіскальної дисципліни. Водночас законодавство передбачає важливі винятки для бізнесу, що працює в умовах війни. 

Розуміння цих нюансів, а також чітке дотримання процедур фіскалізації, є ключем до уникнення значних фінансових втрат. Інвестиції в аудит процесів, оновлення техніки та навчання персоналу сьогодні — це найкраща страховка від багатотисячних штрафів завтра.   

Кожен бізнес унікальний, і те, що підходить одному, може не працювати для іншого. Якщо хочете переконатися, що ваші процеси налаштовані правильно, або маєте сумніви щодо конкретних ситуацій — радимо не залишати питання без відповіді. Навіть звичайна консультація допоможе уникнути дорогих помилок →

Часті запитання