Звільнення працівника без доходу у звітному періоді: чи заповнювати графу 8 у додатку 4ДФ
Підприємці та бухгалтери нерідко стикаються з такою ситуацією: працівника звільнили, але в тому самому звітному періоді жодних нарахувань і виплат йому не було. Що робити з додатком 4ДФ — вносити відомості про звільнення чи ні? ДПС роз’яснила питання про звільнення працівника без доходу у звітному періоді та чи треба подавати додаток 4ДФ!
Коли взагалі подається Розрахунок
Перш ніж розбирати нюанси заповнення, варто нагадати базове правило. Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ст. 176 ПКУ, Розрахунок сум доходу, нарахованого на користь фізичних осіб (форма з додатком 4ДФ), подається до контролюючого органу за основним місцем обліку. Строки подання залежать від статусу податкового агента: ФОП та особи з незалежною професійною діяльністю звітують щоквартально, всі інші юридичні особи — щомісяця.
Але є принципова умова: Розрахунок подається лише тоді, коли протягом звітного періоду фактично нараховувався або виплачувався дохід фізичній особі. Якщо доходу не було — підстав для подання немає.
Що таке графа 8 і коли вона заповнюється
У розділі І додатка 4ДФ, у рядку 06, передбачена графа 8 «Дата звільнення з роботи». Там проставляється дата — число, місяць, рік — коли фізичну особу було звільнено.
Однак ця графа заповнюється не автоматично при кожному звільненні. Згідно з п. 4 розд. IV Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, графа 8 заповнюється лише у двох випадках. Перший — якщо працівника звільнили саме у звітному періоді і в цьому ж періоді він отримував дохід у вигляді заробітної плати. Другий — якщо звільнення відбулося до початку звітного періоду, але доходи за цим місцем роботи нараховувалися або виплачувалися вже після звільнення, тобто у звітному періоді.
Для тих працівників, які не змінювали місця роботи протягом звітного періоду, графа 8 у додатку 4ДФ взагалі не заповнюється.
Окремий випадок: кілька прийнять і звільнень за один період
Якщо фізична особа протягом одного звітного періоду кілька разів приймалася на роботу і звільнялася — кожен такий факт відображається окремим рядком у додатку 4ДФ. Тобто рядків буде стільки, скільки разів змінювалося місце роботи цієї особи в межах звітного періоду.
Головний висновок щодо звільнення без доходу
Якщо в звітному періоді, коли відбулося звільнення, працівнику не нараховувався і не виплачувався жодний дохід — відомості про таку особу до додатку 4ДФ взагалі не вносяться. Графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється, рядок не створюється. Підстава — п. 4 розд. IV Порядку у поєднанні із загальним правилом про подання Розрахунку лише при фактичному нарахуванні доходів.
Простіше кажучи: немає доходу — немає рядка в 4ДФ, і дата звільнення в цьому звіті не фігурує.
Звільнення працівника без доходу: чому це важливо
Помилкове внесення відомостей про звільненого працівника без доходу — це зайві дані у звіті, які можуть спровокувати зустрічні запити від ДПС або ускладнити звірку. Водночас не менш поширена протилежна помилка: бухгалтер або ФОП забуває вказати дату звільнення в графі 8, коли дохід у звітному періоді все ж таки нараховувався. Обидва варіанти — привід для уточнюючого Розрахунку.
Якщо є сумніви щодо правильності заповнення додатка 4ДФ у нестандартних ситуаціях — краще проконсультуватися заздалегідь, ніж виправляти помилки у поданих звітах.
