Форма 1-ПА 2025: уникаємо штрафу 16 000 грн за 5 кроків

Ваш бізнес займається посередництвом у працевлаштуванні або наданням персоналу іншим компаніям? Тоді звіт 1-ПА — це обов’язкова квартальна звітність, яку не можна ігнорувати. 

Неподання цієї форми у 2025 році може коштувати вашому бізнесу значного штрафу. 

У цій статті ми покроково розберемо, як правильно подати звітність у 2025 році з урахуванням усіх останніх змін і уникнути фінансових санкцій.

Крок 1: Визначте, чи потрібно вам подавати звіт 1-ПА

Форму 1-ПА зобов’язані подавати суб’єкти господарювання (ФОП та юридичні особи незалежно від системи оподаткування), які здійснюють:

• Посередництво в працевлаштуванні в Україні — діяльність за кодами КВЕД 78.10 «Діяльність агентств працевлаштування» та 78.20 «Діяльність агентств тимчасового працевлаштування». Це стосується компаній, які допомагають кандидатам знайти роботу, а роботодавцям — персонал.
• Наймання працівників для інших роботодавців — аутстафінг або лізинг персоналу за кодами КВЕД 78.20, 78.30 «Інша діяльність із забезпечення трудовими ресурсами». Ваша компанія офіційно працевлаштовує людей, але фактично вони працюють в іншій компанії-замовника.

Важливо: обов’язок подавати звіт виникає з моменту реєстрації одного із зазначених КВЕДів, а не з факту працевлаштування першого клієнта. Саме тому звіт необхідно подавати, навіть якщо за квартал не було жодної активності (з нульовими показниками). 

Якщо у вас є філії або відокремлені підрозділи, звіт подається централізовано головним підприємством з узагальненою інформацією по всій структурі.

Крок 2: Запам’ятайте терміни подання на 2025 рік

Звіт 1-ПА подається щокварталу до 15 числа місяця після звітного кварталу. Конкретні дедлайни 2025 року:

• За I квартал: до 15 квітня 2025 року
• За II квартал: до 15 липня 2025 року
• За III квартал: до 15 жовтня 2025 року
• За IV квартал: до 15 січня 2026 року

Якщо термін припадає на вихідний, звіт подається в перший робочий день. Рекомендуємо внести ці дати в календар бухгалтера для контролю.

Професійна порада: Не плутайте зі звітом 1-ПВ!

Часто звіт 1-ПА плутають зі звітом із праці за формою № 1-ПВ (місячна/квартальна). Це різні звіти: Звіт 1-ПА подається до Центру зайнятості не пізніше 15-го числа, а Звіт 1-ПВ подається до Держстату не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом.

Крок 3: Оберіть спосіб подання звітності

Звіт подається до районного, міського або міськрайонного центру зайнятості за місцем вашої реєстрації.

Електронний спосіб: Це найзручніший варіант. Подання здійснюється через персональний кабінет роботодавця на порталі Державної служби зайнятості з накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) керівника або уповноваженої особи.

Паперовий спосіб: Особисто або поштою з підписом керівника. Цей варіант підходить для невеликих компаній, але електронний спосіб є пріоритетним.

Відео на тему: Дії для кожного ФОП в середині року!

Крок 4: Правильно заповніть оновлену форму за інструкцією

Увага, важливі зміни! Хоча базовим документом залишається Наказ Мінсоцполітики від 03.06.2019 № 851, Наказом Мінекономіки № 14186, що набув чинності 1 серпня 2024 року, було суттєво оновлено форму звіту.

Ключова зміна: зі звіту повністю виключено Розділ III, який раніше заповнювали компанії, що займалися посередництвом у працевлаштуванні за кордоном. Станом на 2025 рік звіт 1-ПА стосується виключно діяльності в межах України.

Актуальна форма складається з двох розділів:

Розділ I: Для посередників у працевлаштуванні (КВЕД 78.10, 78.20)

Заповнюють компанії, які надають послуги з пошуку роботи та підбору персоналу.

Підрозділ 1 містить розподіл працевлаштованих громадян за професіями згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010 (використовуйте актуальну редакцію, що враховує Зміну № 14 від 13.12.2024) та розміром заробітної плати. Ключова вимога: сума в графах 3–6 (розподіл за зарплатою) має дорівнювати загальній кількості в графі 2.

Підрозділ 2 деталізує працевлаштованих за статтю, віковими групами та рівнем освіти. Загальна кількість має збігатися з даними підрозділу 1.

Розділ II: Для компаній аутстафінгу (КВЕД 78.20, 78.30)

Призначений для підприємств, що наймають персонал для роботи в інших роботодавців.

Підрозділ 1 відображає кількість направлених працівників за тривалістю працевлаштування, рівнем зарплати та місцем проживання (місто/село).

Підрозділ 2 вказує кількість роботодавців, у яких фактично працювали ваші співробітники протягом звітного кварталу.

Крок 5: Уникніть штрафів та забезпечте контроль

За неподання або порушення порядку подання звіту 1-ПА передбачено штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати. У 2025 році мінзарплата становить 8000 гривень, тому орієнтовний штраф складає 16 000 гривень згідно із частиною 4 статті 53 Закону України «Про зайнятість населення».

Для уникнення помилок рекомендуємо призначити відповідальну особу за ведення звітності та встановити календарні нагадування про наближення дедлайнів.

Підсумок

Своєчасне та коректне подання звіту 1-ПА, особливо з урахуванням важливих змін 2024–2025 років, — це не формальність, а захист вашого бізнесу від значних штрафів. 

П’ять простих кроків допоможуть впоратися із цією звітністю: визначити необхідність подання, запам’ятати терміни, обрати спосіб подання, правильно заповнити оновлену форму та забезпечити постійний контроль.

Якщо у вас виникають складнощі з веденням звітності або потрібна професійна допомога з оформлення кадрової документації, звертайтесь за консультацією — це гарантія спокою та законності ведення бізнесу у сфері працевлаштування.

Часті запитання про форму 1-ПА