Звітність за формою №1-ПА у 2026 році: хто подає, куди і в які строки

Що таке посередництво у працевлаштуванні та аутстафінг

Ці поняття часто плутають, хоча йдеться про різні моделі роботи.

Посередництво у працевлаштуванні — це коли агентство або підприємець допомагає людині знайти роботу у стороннього роботодавця. Тобто ви зводите кандидата з компанією, отримуєте винагороду за підбір, але трудовий договір укладається між кандидатом і роботодавцем безпосередньо. Сюди відносяться рекрутингові агентства, агентства з працевлаштування за кордоном і HR-компанії.

Аутстафінг — інша схема: ви самі наймаєте працівника до себе в штат і потім «направляєте» його на роботу до іншого роботодавця. Трудовий договір укладається з вами, але фактично людина виконує завдання сторонньої компанії. Це поширена практика в IT, будівництві, логістиці та сервісних компаніях.

Якщо ваша діяльність хоча б частково відповідає одній із цих моделей — форма №1-ПА, найімовірніше, стосується вас.

Хто зобов’язаний подавати звітність за формою №1-ПА

Звіт подають юридичні особи та ФОП, які провадять один або кілька з таких видів діяльності:

• КВЕД 78.10 — діяльність агентств працевлаштування (посередництво у працевлаштуванні в Україні);
• КВЕД 78.20 — діяльність агентств тимчасового працевлаштування (посередництво та наймання для інших роботодавців);
• КВЕД 78.30 — інша діяльність із забезпечення трудовими ресурсами (аутстафінг).

Важливий нюанс: обов’язок виникає з моменту реєстрації відповідного КВЕДу — не з моменту, коли ви фактично працевлаштували першого клієнта. Якщо КВЕД є, але діяльності не було — звіт все одно подається з нульовими показниками.

Якщо суб’єкт господарювання має філії, представництва або відокремлені підрозділи — звіт подається централізовано головним підприємством із узагальненими даними по всіх підрозділах.

Куди подавати

Звіт подається до районного, міського або міськрайонного центру зайнятості за місцезнаходженням підприємства.

Спосіб подання — на вибір:

• в електронному вигляді з накладанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) через персональний кабінет на порталі служби зайнятості;
• у паперовому вигляді з підписом керівника, ФОП або уповноваженої особи.

Чому виникає помилка при зчитуванні КЕП та як її швидко виправити написали в статті «Помилки при зчитуванні КЕП: діагностика та способи вирішення».

Строки подання у 2026 році

Форма №1-ПА подається щоквартально — не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним кварталом (відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мінсоцполітики від 03.06.2019 № 851). Якщо 15 число припадає на вихідний або святковий день — строк переноситься на перший наступний робочий день.

Дедлайни на 2026 рік:

• І квартал (січень–березень) — до 15 квітня 2026 року
• ІІ квартал (квітень–червень) — до 15 липня 2026 року
• ІІІ квартал (липень–вересень) — до 15 жовтня 2026 року
• IV квартал (жовтень–грудень) — до 15 січня 2027 року

Штраф за непо­дання або порушення строків

За неподання або порушення порядку подання звіту стягується штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої на момент виявлення порушення (ч. 4 ст. 53 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI).

У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн, тому розмір штрафу — 17 294 грн.

Як перевірити, чи є у вас відповідний КВЕД

Якщо не впевнені, які КВЕДи зареєстровані на вашому ФОП або підприємстві — перевірити це можна кількома способами. Найпростіший — через сервіс Вчасно.Звіт: зайдіть у свій кабінет, оберіть «Переглянути інформацію про ФОП» і там будуть відображені всі зареєстровані види діяльності. Також інформацію про КВЕДи можна знайти у витягу з ЄДР на порталі Мін’юсту або через сервіс «Дія».

Якщо серед ваших КВЕДів є 78.10, 78.20 або 78.30 — обов’язок подавати форму №1-ПА є незалежно від того, чи здійснювалась фактична діяльність за цими кодами у звітному кварталі.

Як заповнити форму

Звіт складається з двох розділів.

Розділ I заповнюють ті, хто надає послуги з посередництва у працевлаштуванні в Україні (КВЕД 78.10, 78.20). У підрозділі 1 вказується кількість працевлаштованих громадян з розбивкою за професіями (посадами) відповідно до Класифікатора ДК 003:2010 та за розміром зарплати. У підрозділі 2 — розподіл за статтю, віком і рівнем освіти. Загальна кількість у рядку 01 підрозділу 2 має збігатися з підсумком підрозділу 1.

Розділ II заповнюють ті, хто наймає працівників для виконання роботи в інших роботодавців (КВЕД 78.20, 78.30). У підрозділі 1 зазначається кількість направлених працівників з розбивкою за тривалістю працевлаштування, рівнем зарплати та місцем проживання. У підрозділі 2 — кількість роботодавців, у яких працювали такі працівники.

Висновок

Якщо ваш бізнес пов’язаний з агентством праці, аутстафінгом або посередництвом у працевлаштуванні — звітність за формою №1-ПА є обов’язковою та щоквартальною. Найближчий дедлайн за І квартал 2026 року — 15 квітня. Нульовий звіт теж потрібен, якщо за квартал не було активності.

До речі, якщо у вас є наймані працівники — варто стежити і за іншими змінами у звітності для роботодавців. З 1 січня 2026 року ФОП з найманими працівниками перейшли на нову квартальну форму єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та військового збору замість щомісячної.

Але є проблема: Мінфін досі не затвердив нову форму, а дедлайн — 10 травня — вже близько. Позиція YANKIV однозначна: не поспішайте подавати місячні звіти за старою формою, це суперечить закону і створить проблеми при виправленні даних.

Детально про те, що саме змінилося, чому місячна форма не підходить і що робити прямо зараз — читайте в нашій статті «Нова квартальна звітність ФОП за працівників: що робити, поки Мінфін не затвердив форму».