Платіжна інструкція на податки та ЄСВ: як заповнити правильно у 2026

Платять податки всі, а помилки в платіжках коштують дорого – гроші йдуть у нез’ясовані, штрафи за несплату наростають. З 2023 року діють нові правила заповнення реквізиту “Призначення платежу” за стандартом ISO 20022.

Платіжна інструкція на податки та ЄСВ – розбираю практичні моменти: який код виду сплати ставити, як заповнити додаткову інформацію, чим відрізняється оплата на окремі рахунки від єдиного рахунку, особливості електронного ПДВ-рахунку, та критичні помилки які призводять до нез’ясованих коштів.

Що таке платіжна інструкція та які правила діють

Платіжна інструкція – це розпорядження підприємства або підприємця банку про перерахування грошей. Здавалося б, проста річ, але податкові платежі мають особливості.

З 2023 року діє Наказ Мінфіну №148, який встановив структурований формат заповнення реквізиту “Призначення платежу” за міжнародним стандартом ISO 20022. Це означає, що не можна писати абияк – треба дотримуватися чітких правил.

Де застосовується структурований формат:

Коли платите податки, збори, ЄСВ на бюджетні рахунки в Казначействі. Коли перераховуєте ЄСВ на небюджетні рахунки, відкриті в Казначействі на ім’я ДПС. Коли вносите авансові платежі або заставу до митного оформлення. Коли платите на єдиний рахунок у ДПС.

Виняток: електронний ПДВ-рахунок – там свої правила, про які нижче.

Код виду сплати: що ставити у платіжці

Це перший обов’язковий реквізит у полі “Призначення платежу”. Код обираєте з Довідника (додаток 1 до Порядку №148).

Найважливіші коди:

Код 101 – це універсальний код для сплати грошових зобов’язань та єдиного внеску. Використовується найчастіше. Якщо ви не вказали код взагалі або вказали неправильний – податкова автоматично зарахує за кодом 101.

Код 140 – для погашення податкового боргу. Якщо маєте заборгованість перед бюджетом, використовуйте цей код.

Критична різниця: Податковий борг з ПДВ та ЄСВ погашається на різні рахунки, тому потрібні дві окремі платіжки, навіть якщо код однаковий (140).

Для митниці: Якщо платите митні платежі і не вказали код або вказали неправильний – гроші потраплять у “Нез’ясовані кошти” і висять там, поки не з’ясується. Для податків простіше – зараховують на код 101.

Додаткова інформація: що писати обов’язково

Це друге поле в реквізиті “Призначення платежу”. Заповнюється в довільній формі, але є обов’язкові елементи.

Мінімум, що треба вказати: період, за який платите податок або ЄСВ. Наприклад: “єдиний внесок за другу половину квітня 2025 року” або “єдиний податок за 1 квартал 2025 року”.

Для ПДФО з зарплати це обов’язково: Інструкція НБУ №163 прямо вимагає – податковий агент у платіжці на ПДФО з зарплати має зазначити період, за який зарплата нарахована. Не просто “ПДФО за квітень”, а “ПДФО з зарплати за квітень 2025 року” або ще точніше – “за другу половину квітня 2025 року”.

Якщо працюєте за ліцензією: Додатково вказуєте інформацію про дозвільний документ (вид, номер, дата).

Практичні приклади:

Платите ЄСВ за працівників: “єдиний внесок, нарахований на суму заробітної плати за другу половину квітня 2025 року”.

ФОП на 3 групі платить єдиний податок: “єдиний податок за 4 квартал 2025 року”.

Погашаєте податковий борг: “податковий борг з податку на прибуток” або “заборгованість з єдиного внеску”.

Окремі рахунки vs єдиний рахунок: в чому різниця

Більшість підприємств платять на окремі бюджетні рахунки – для кожного податку свій. Але є альтернатива – єдиний рахунок у Казначействі.

Окремі рахунки (звичайний спосіб):

Кожен податок – окрема платіжка на окремий рахунок. ПДФО – один рахунок, ЄСВ – інший, військовий збір – третій. У кожній платіжці вказуєте код виду сплати (зазвичай 101) та додаткову інформацію з періодом.

Єдиний рахунок (зручніше для багатьох платежів):

Відкриваєте один спеціальний рахунок у Казначействі і можете однією платіжкою розподілити гроші на кілька напрямів.

Два варіанти використання єдиного рахунку:

Перший – просто заводити гроші на єдиний рахунок, а податкова сама розподілить згідно з вашими зобов’язаннями. У полі “Призначення платежу” пишете в довільній формі, наприклад: “переказ коштів на єдиний рахунок”.

Другий (точніше) – самі вказуєте, куди які гроші розподілити. Тоді в “Призначенні платежу” для кожного напряму вказуєте: IBAN рахунку призначення, суму для цього рахунку, номер податкового повідомлення-рішення (якщо є), додаткову інформацію.

Електронний ПДВ-рахунок: інші правила

Коли платите ПДВ у систему електронного адміністрування (поповнюєте свій електронний ПДВ-рахунок), правила Наказу №148 НЕ діють. Чому? Бо електронний рахунок відкритий на ім’я платника, а не на ім’я ДПС. Це технічно інша конструкція.

Що писати в реквізитах:

Отримувач – ваша власна назва (підприємства або ПІБ підприємця). Код отримувача – ваш ЄДРПОУ або РНОКПП. Банк отримувача – “Казначейство України (ел. адм. подат.)”. Рахунок отримувача – номер вашого електронного ПДВ-рахунку (IBAN).

Призначення платежу:

Пишете в довільній формі (не в структурованій!). Наприклад: “перераховано з рахунка у банку на електронний рахунок” або “поповнення електронного ПДВ-рахунку”.

Головне – щоб було зрозуміло, що це поповнення саме електронного рахунку. Детальні структуровані дані тут не потрібні.

Реквізит “Платник”: коли виникають нюанси

Здавалося б, просто – пишете назву свого підприємства або ПІБ. Але є два випадки, коли треба писати не себе.

Перший випадок: платите через касу банку або термінал готівкою (наприклад, ФОП прийшов у відділення). У блоці реквізитів має бути зазначена інформація саме про фактичного платника – тобто про ФОП, а не про банк.

Другий випадок: юридична особа платить податки за свої відокремлені підрозділи (філії). У блоці “Фактичний платник” має бути зазначена інформація про підрозділ як платника податків, а не головний офіс.

Як правильно заповнити поле “Платник”:

Для юросіб – повна або скорочена назва згідно з Єдиним держреєстром. Для ФОП – прізвище, ім’я, по батькові згідно з паспортом (саме в такій послідовності, як у паспорті).

Ці деталі критичні для коректної ідентифікації платника податковою.

Типові помилки та їхні наслідки

Помилка 1: Не вказали код виду сплати

Наслідок для податків ДПС – зараховують на код 101 (грошове зобов’язання/ЄСВ). Для митних платежів – гроші в “Нез’ясованих” до з’ясування. Виправлення – надіслати лист до податкової з поясненням, куди зарахувати.

Помилка 2: Не вказали період у додатковій інформації

Наслідок – податкова не розуміє, за який період платіж. Може зарахувати не на той період або взагалі не зарахувати як сплату зобов’язання. Особливо критично для ПДФО з зарплати.

Помилка 3: Намагалися погасити борг з ПДВ та ЄСВ однією платіжкою

Наслідок – гроші йдуть тільки на один рахунок (який вказали першим), другий борг залишається непогашеним. Нараховуються пеня та штрафи.

Помилка 4: Для електронного ПДВ-рахунку використали структурований формат з кодом виду сплати

Наслідок – платіж може не зарахуватися коректно або взагалі піти не туди. Для електронного рахунку потрібен довільний формат без кодів.

Помилка 5: У полі “Платник” для відокремленого підрозділу вказали головний офіс

Наслідок – платіж йде на реквізити головного офісу, а не підрозділу. Податкові зобов’язання підрозділу залишаються несплаченими.

Підсумок: платіжна інструкція на податки та ЄСВ

Структурований формат обов’язковий для всіх податкових платежів (крім електронного ПДВ-рахунку) – це код виду сплати плюс додаткова інформація.

Код 101 використовується найчастіше і зараховується автоматично, якщо ви нічого не вказали.

Код 140 – для податкового боргу. Період сплати у додатковій інформації обов’язковий, особливо для ПДФО з зарплати.

Податковий борг з різних податків – це окремі платіжки на різні рахунки.

Єдиний рахунок дозволяє однією платіжкою розподілити гроші на кілька напрямів, вказавши IBAN та суми.

Електронний ПДВ-рахунок заповнюється інакше – довільний формат, отримувач – ви самі, банк – Казначейство (ел. адм. подат.). Реквізит “Фактичний платник” критичний, коли платите за підрозділ або через касу.

Помилки в платіжках – це не просто незручність. Це несплачені вчасно податки, пеня, штрафи, блокування податкових накладних. Використовуйте шаблони, перевіряйте перед відправкою, а якщо сумніваєтеся – краще уточніть у своєї податкової або консультанта.

Потрібна допомога? Команда YANKIV допоможе налаштувати правильні шаблони платіжок, перевірити та виправити поточні, розібратися з нез’ясованими коштами.