Що робити ФОП у січні 2026: податки, звітність, пільги, перевірки

Що робити ФОП у січні 2026? Даю перелік дій, які варто зробити кожному підприємцю на початку року. Це стосується всіх фізосіб-підприємців на 1, 2, 3 групі та загальній системі оподаткування. Хто проінформований – той озброєний!

Крок 1: Обрахуйте дохід за 2025 рік та перевірте ліміти

Перше, з чого варто почати новий рік – це обрахунок обороту коштів за попередній 2025 рік. Це потрібно для правильного подання річної звітності та планування діяльності на 2026 рік.

Ліміти доходу ФОП на 2026

Обов’язково враховуйте максимально дозволені ліміти оборотів для кожної групи:

• ФОП 1 група: дозволений ліміт 1 444 049 грн на рік
• ФОП 2 група: дозволений ліміт 7 211 598 грн на рік
• ФОП 3 група: дозволений ліміт 10 091 049 грн на рік

Важливо для 2026 року: Фінансові моніторинги банків ділять ваш річний ліміт на 12 місяців. Якщо ви будете суттєво перевищувати місячний ліміт ФОП – дуже великий шанс потрапити на фінмоніторинг банку.

Приклад для 2 групи: 7 211 598 грн / 12 місяців = приблизно 600 966 грн на місяць. Якщо ваші щомісячні обороти регулярно перевищують цю суму, банк може заблокувати рахунок для з’ясування обставин.

Ці ліміти варто враховувати у щоденній підприємницькій діяльності, щоб зменшити шанси зайвих перевірок та блокувань.

Що робити при наближенні до ліміту

Якщо помітили, що наближаєтесь до переліміту або вже перевищили ліміт у 2025 році, пам’ятайте: ще до 20 січня 2026 року можна подати заявку про перехід на вищу групу оподаткування.

Це дозволить легалізувати перевищення та уникнути штрафів за роботу не на своїй групі.

Правила обрахунку доходу ФОП

Щоб вірно обрахувати дохід підприємця, дотримуйтесь наступних правил:

1. Оплати через термінал або еквайринг

Якщо ви приймаєте оплати через:

• POS-термінал картою
• Еквайринг на сайті в інтернеті
• Маркетплейси (Rozetka, Prom, OLX тощо)

На ваш рахунок приходять кошти вже за мінусом комісії (зазвичай 1,5-2%). Але в дохід включаємо повну суму вартості товару разом із комісією, яку утримав еквайер.

Приклад: Клієнт заплатив 1 000 грн карткою, на рахунок прийшло 980 грн (утримали 20 грн комісії). В дохід ФОП включаємо 1 000 грн, а не 980 грн.

2. Доходи у валюті

Якщо ви приймаєте дохід у іноземній валюті – рахуємо за курсом Нацбанку на момент зарахування коштів на рахунок.

Не беремо до уваги:

• Курс, коли продали валюту
• Курс, коли підписали договір
• Курс, коли виставили інвойс

Важливий саме курс НБУ на дату надходження грошей.

3. Що НЕ включається в дохід

❌ Переказ коштів між власними рахунками – не враховуємо в дохід

❌ Отримання кредитних коштів – теж не входить до ліміту доходу ФОП

❌ Отримані гранти – не рахуємо в ліміт доходу ФОПа. Але по грантах окремо маємо подавати майнову декларацію і платити 23% податку з такого платежу, якщо цей податок не сплатив грантодавець.

4. Повернуті платежі клієнтам

Повернуті платежі для клієнтів можемо не враховувати в дохід тільки за умови, що маємо заяву від клієнта з проханням повернути кошти.

Без заяви повернення вважається новою операцією і може викликати питання при перевірці.

5. Комісіонери, агенти та транспортні експедитори

В дохід враховують лише кошти, які залишають як свій дохід (комісійну винагороду), а транзитну частину не рахують в дохід і перекидають далі до свого довірителя (принципала).

6. Поворотна фінансова допомога

В дохід не включаємо отриману поворотну фінансову допомогу (позику від засновника або третіх осіб).

Дискусійне питання: коли включати дохід – за чеком чи за надходженням

Найбільш дискусійне питання виникає щодо доходів, які отримані по банківському рахунку на зламі року, а за ці кошти видано фіскальний чек в іншому періоді.

Є дві офіційні позиції:

Позиція Міністерства фінансів: Кошти включаємо в дохід тільки тоді, коли вони зайшли на рахунок.

Позиція Державної податкової служби: Включаємо в дохід кошти коли видали чек.

Приклад проблеми: Чек пробито 31 грудня 2025 року, а кошти прийшли на рахунок 2 січня 2026 року. За логікою ДПС – це дохід за грудень 2025 року. За логікою Мінфіну – це дохід січня 2026 року.

Що говорить закон: За законом треба включати кошти в момент отримання грошей на рахунок. Тому формально правильна позиція Мінфіну.

Але є практичний ризик: Якщо задекларувати гроші тільки по рахунку (за законом), може виникнути ситуація, коли по касовому апарату дохід більший, ніж грошей на рахунку. Це може спричинити:

• Лист від ДПС з проханням пояснити розбіжності
• Позапланову документальну перевірку

Наша рекомендація: Намагайтеся не показувати кошти в звіті менші, ніж у касовому апараті, особливо якщо стоїть ціль зменшення шансів податкової перевірки.

Важливо: При поданні декларації кожен самостійно несе відповідальність за її подання та за наслідки. Консультуйтеся з фахівцями для вашої конкретної ситуації.

Особливий нюанс для ФОП на 3 групі з іноземними платформами

Якщо ви ФОП на 3 групі і отримуєте дохід через Payoneer, Etsy, Amazon та інші іноземні маркетплейси, є хитрий нюанс:

В реальності виникає така ситуація:

• На іноземну платформу отримали умовно 1 000 доларів
• Мінус банківські комісії за вивід
• Мінус комісії за трансфер коштів
• Мінус приховані комісії платформи
• На рахунок отримуєте умовно 950 доларів

Згідно рекомендацій ДПС: В дохід треба включати всі 1 000 доларів (валову суму до утримання комісій).

Але є ризики при підтвердженні повної суми:

Для перевірки повної суми доходу вам доведеться розкривати виписку з Payoneer, Etsy або іншої платформи, що досить ризиковано:

❌ Можуть перерахувати дохід як оподаткування фізичної особи, а не ФОП (23% замість 6%)

❌ Можуть не приймати ці виписки з іноземних платформ і вимагати на них печатки та легалізацію

❌ Може виникнути сніжний ком непрогнозованих ризиків від інспектора з районної податкової, який мало що розуміє в таких платежах

Збалансований підхід: Варто розглянути декларування доходу просто за випискою українського банку, яка:

• Чітко зареєстрована в податковій
• На яку можна накласти печатку банку
• Цей рахунок чітко відкритий на ім’я ФОП

Це зменшує ризики при перевірках, хоча формально може бути нижча сума, ніж валовий дохід на платформі.

Крок 2: Налаштуйте своєчасну сплату податків

Важливо платити податки на вірні реквізити і у вірні строки. В 2026 році реквізити для сплати податків оновлені.

Податковий календар на січень 2026 року

ФОП 2 група:

До 20 січня 2026:

• Єдиний податок: 1 729,40 грн (за грудень 2025)
• Військовий збір: 864,70 грн (за грудень 2025)

До 19 січня 2026:

• ЄСВ: 5 280 грн (за жовтень, листопад та грудень 2025 разом)

Важливо про ЄСВ: Якщо ви мали пільгу (військовослужбовець, пенсіонер, інвалідність) або зареєструвалися, наприклад, в листопаді – сплачуємо по 1 760 грн за кожен місяць, коли були зобов’язані платити ЄСВ.

ФОП 3 група:

До 19 січня 2026:

• ЄСВ: 5 280 грн (за 4 квартал 2025 року)

До 19 лютого 2026:

• Єдиний податок (розраховується від доходу за 4 квартал)
• Військовий збір (розраховується від доходу за 4 квартал)

Наступні терміни сплати ЄСВ у 2026 році

За 1 квартал 2026 (до 19 квітня):

• ЄСВ за три місяці: 5 707,02 грн
• Або по 1 902,34 грн за кожен місяць, коли ФОП був зареєстрований

Увага: податкова може нараховувати помилкові суми!

Реальний приклад з практики: В особистому кабінеті ФОП 2 група податкова нарахувала 800 грн військового збору за місяць, хоча насправді військовий збір треба платити 864,70 грн.

Що робити: Завжди платіть той податок, що треба за законом, а не те, що показує податкова в електронному кабінеті. Податкова просто допустила технічну помилку в електронному сервісі і пізніше донарахує різницю.

Чи спеціально допущена ця помилка, чи випадково – не дізнаємося. Тому просто платимо так, як цього вимагає закон у повній мірі.

Де зручно платити податки

Найзручніше використовувати податковий календар у системі Вчасно.Звіт:

• Автоматичний розрахунок сум
• Актуальні реквізити
• Нагадування про терміни
• Можливість сплати без комісій прямо з системи

Крок 3: Перевірте зарахування сплачених податків

Після сплати податків обов’язково перевірте їх зарахування в особистому податковому кабінеті.

Як відстежити зарахування

Кожен податковий платіж, коли ви заплатили, зараховується в податковому кабінеті під кодом 101 як сплачений податок.

Процес зарахування:

1. Ви платите платіж
2. Проходить 2-3 банківські дні
3. Тоді він з’являється в податковій як зараховано тим днем, коли ви його сплатили, а не тим днем, коли він зарахувався

Важливий нюанс: Податкова самостійно нараховує тільки:

• Військовий збір для ФОП 1 та 2 групи
• Єдиний податок для ФОП 1 та 2 групи

Що стосується:

• ЄСВ – податкова його НЕ нараховує автоматично. Треба платити самостійно згідно податкового календаря і в кінці року подати звіт (додаток по ЄСВ).
• Військовий збір і єдиний податок на 3 групі – теж нараховується тільки після подання декларації.

Тому важливо самостійно контролювати сплату цих податків та не чекати нарахувань в особистому кабінеті.

Крок 4: Подайте річну звітність за 2025

На початку року кожен ФОП подає звіт за дохід, отриманий з 1 січня по 31 грудня в попередньому році.

Терміни подання звітності за 2025 рік

• ФОП 1 група: до 2 березня 2026 (перший робочий день після 1 березня)
• ФОП 2 група: до 2 березня 2026
• ФОП 3 група: до 9 лютого 2026 (перший робочий день після 20 лютого)
• ФОП 4 група (платники ПДВ): до 20 лютого 2026
• Загальна система оподаткування: до 1 травня 2026

Де знайти інструкції з подання звітності

В нашій базі знань вже є детальні інструкції з подання звітності на всіх групах ФОП:

• Як подати декларацію ФОП 1 група за 2025 рік: покрокова інструкція
• Як подати звіт ФОП 2 група за 2025: покрокова інструкція для підприємців
• Як подати річну декларацію ФОП 3 групи за 2025 рік: детальний гайд із заповнення

Використовуйте ці інструкції для правильного подання звітності.

Крок 5: Перевірте себе в плані-графіку перевірок

Традиційно податкова щороку оновлює план-графік документальних планових перевірок. На 2026 рік цей план вже затверджений.

Що робити

Кожному підприємцю бажано:

1. Зайти на офіційний сайт ДПС
2. Знайти розділ з планом-графіком перевірок на 2026 рік
3. Завантажити табличку з графіком перевірок
4. Подивитися, чи немає вашого імені в переліку

Якщо є в переліку – готуватися до перевірки завчасно:

• Впорядкувати первинні документи
• Перевірити правильність звітності
• Підготувати пояснення щодо специфіки діяльності
• За потреби – звернутися до юриста чи бухгалтера

Які перевірки не потрапляють до графіка

План-графік стосується виключно документальних планових перевірок.

Не потрапляють до опублікованого плану:

• Фактичні перевірки (виїзні перевірки на місці)
• Документальні позапланові перевірки
• Камеральні перевірки (перевірка звітності без виїзду)

Тому хоча б про частину перевірок ви дізнаєтесь завчасно і зможете підготуватися.

Детальніше про план перевірок ФОП на 2026 рік читайте в нашій статті “План перевірок ФОП на 2026 рік: хто потрапив до списку податкової”.

Крок 6: Перевірте, які пільги поширюються на вас у 2026

Дуже важливо з’ясувати, чи маєте ви право на податкові пільги у 2026 році, щоб не переплачувати податки.

Пільга із застосування касових апаратів

Ще досі навіть у 2026 році ФОП, що зареєстровані на території можливих чи активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, мають право не використовувати касові апарати, незалежно від того, які платежі вони приймають (готівка чи безготівка).

Важливо: Вам завжди треба активно перевіряти постанову Кабінету Міністрів, яка визначає перелік території можливих чи активних бойових дій, щоб розуміти, чи конкретно ваш населений пункт до цього відноситься.

Хитрий момент: У переліку є поле “включення” і “виключення” території. Завжди перевіряйте, чи не відбулося часом у вашої території виключення з переліку – бо вона все одно буде в списку, просто біля неї буде написано дату виключення.

Пільги по сплаті єдиного податку та військового збору

Аналогічно ФОП на 1-2 групі, якщо включені в перелік територій бойових дій, можуть не платити:

• Військовий збір
• Єдиний податок

Але ця пільга діє тільки поки населений пункт залишається в переліку.

Пільги по сплаті ЄСВ у 2026

Хто може не платити ЄСВ за себе:

• Військовослужбовці – особи, які перебувають на військовій службі
• ФОП, за яких роботодавець платить ЄСВ – якщо ви працюєте за наймом і роботодавець сплачує за вас мінімальний або більший ЄСВ
• Пенсіонери – особи, які досягли пенсійного віку та отримують пенсію
• Особи з інвалідністю – незалежно від групи інвалідності
• ФОП на загальній системі без доходу – якщо ви на загальній системі і не отримуєте жодного доходу, ЄСВ не нараховується
• Мами-ФОП в декретній відпустці – але тільки за умови, якщо за них платить ЄСВ соціальне страхування, і це видно в довідці ОК-5

Військовослужбовці повністю звільнені від оподаткування!

Якщо ви військовослужбовець і є ФОП, на рівні закону ви повністю звільнені:

• Від єдиного податку
• Від військового збору
• Від ЄСВ

Навіть якщо маєте дохід!

Але є нюанс: Щоб не платити ці податки, треба подавати заяву в податкову про списання такого податку, і досить часто цього добитися важко через бюрократичні перепони.

Рекомендуємо звертатися до юристів для допомоги у отриманні цієї пільги.

Крок 7: Розберіться з обліковою політикою та кодами платежів

Хоча це трішки складно, підприємцям треба мати певну облікову політику та розуміти, як читати банківські виписки.

Коди в IBAN рахунках

В кожному IBAN рахунку в середині номеру є певні коди, які позначають тип рахунку та операції.

Структура IBAN: UA [2 цифри контрольні] [6 цифр МФО банку] [4 цифри коду призначення] [15 цифр номеру рахунку]

Що означають коди призначення рахунків

Код 2600 – оплати від звичайного чи на звичайний підприємницький рахунок. Тобто ФОП платить ФОПу чи юридичній особі.

Код 2620 – оплати на приватну картку фізичної особи чи з приватної карти фізособи (не ФОП).

Код 2902 – також позначає оплати фізичних осіб, і паралельно цей код позначає оплату з банківських терміналів (POS-терміналів).

Код 2654 – оплати через небанківські фінансові організації типу WayForPay, LiqPay, Нова Пошта GlobalMoney та інші аналоги.

Код 2924 – завжди показує оплату з еквайрингів (прийом карткових платежів онлайн).

Навіщо знати ці коди

Знаючи ці коди, ви зможете “читати”, як вам заплатили клієнти та як ви платите комусь.

Приклад ризику: Ви маєте виписку з банківського рахунку, де комусь оплатили, і бачите, що оплачено на IBAN рахунок, де в середині код 2620. Це означає, що ви оплатили звичайній фізичній особі, а не ФОПу.

Наслідки: З такого платежу треба утримати 23% податку (18% ПДФО + 5% військовий збір), а це вже для вас ризиковий платіж і потенційна проблема при перевірці.

Податківці та аудитори знають ці коди! Саме таким чином вони шукають помилки у ваших банківських виписках.

Як зручно відстежувати коди

Коли ви синхронізуєте банківську виписку у системі Вчасно.Звіт:

• Коди платежів одразу показуються у банківських виписках
• Ви легко зможете їх читати та знаходити
• У розділі “Облік доходів” платежі розбиваються за кодами
• Ви бачите загальний підсумок оплат кожного типу

Це допомагає швидко виявити проблемні платежі та виправити помилки до перевірки.

Відео на тему: Увага ⚠️ Дії кожного ФОП з початку 2026 року у січні!

Крок 9: Ведіть книгу обліку доходів

У 2026 році ФОП також мають вести книгу обліку доходів, хоч вона скасована в паперовому вигляді.

Навіщо потрібна книга обліку

В електронному вигляді книгу обліку доходів бажано мати для:

• Фінмоніторингів банку (при блокуванні рахунку можуть запросити)
• Податкової перевірки (як підтвердження доходів)
• Контролю за лімітом доходів протягом року

Як виглядає книга обліку

Насправді книга обліку доходів може виглядати максимально просто – це таблиця з помісячним підсумком доходів та витрат (для загальної системи).

Що має містити:

• Дата операції
• Опис операції
• Сума доходу
• Підсумки за місяць

Така книга обліку автоматично формується у системі Вчасно.Звіт на основі доданих вами банків та касових апаратів.

Крок 10: Первинні документи та облік товарних запасів

Майбутнє: облік товарів для всіх ФОП

Тенденція: Треба буде вести облік товарів всім ФОП, що торгують якимись товарами. Очевидно:

• Або введуть ПДВ для спрощенців рано чи пізно
• Або ще якісь норми законів змінять

Поки цього немає, рекомендую використати цей час на пошук постачальників, які готові давати первинні документи (накладні, рахунки, акти).

Це важливо, щоб у майбутньому зберегти свій бізнес та не мати проблем з підтвердженням походження товару.

В ідеалі: Мати постачальників, які будуть готові постачати товари в тому числі з ПДВ (якщо ви самі станете платником ПДВ).

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів зараз

На сьогоднішній момент облік товарних запасів обов’язковий для:

• ФОП на загальній системі (всі загальники ведуть облік)
• ФОП на 3 групі з ПДВ (платники ПДВ на спрощеній системі)
• Всі ФОП на 1, 2 чи 3 групі, якщо вони продають:

• Техніку (побутову, електронну)
• Ювелірні вироби
• Ліки та медичні препарати

Всі інші ФОП облік товарних запасів не ведуть (поки що).

Що входить в облік товарних запасів

Облік товарних запасів складається з:

1. Типової форми “Облік товарних запасів” – реєстр наявних товарів
2. Накладних від постачальників – згідно з якими ви купили товар
3. Видаткових накладних – коли продали товар (якщо є юрособи-покупці)

Ще раз наголошу: Це ведуть не всі, а тільки:

• Загальна система
• 3 група з ПДВ
• Будь-яка група, якщо продає техніку, ювелірку чи ліки

Первинка для всіх інших

Всі інші ФОП не ведуть строгий облік, але хоча б на якусь частину первинку треба зберігати для:

• Фінмоніторингів банку
• Різного роду запитів від контролюючих органів
• Можливих податкових перевірок

Мінімум: Зберігайте накладні на найбільші закупки, щоб могли пояснити походження товару.

Підсумки: що робити ФОП у січні 2026

Початок 2026 року – важливий період для кожного ФОП. Систематичне виконання всіх дій допоможе уникнути проблем з податковою, банками та контролюючими органами.

Чек-лист дій ФОП у січні 2026:

• Обрахуйте дохід за 2025 рік та перевірте дотримання лімітів
• При наближенні до ліміту – подайте заявку на перехід до 20 січня
• Сплатіть податки за грудень та 4 квартал 2025 до встановлених термінів
• Перевірте зарахування сплачених податків в особистому кабінеті
• Підготуйте та подайте річну звітність за 2025 рік у встановлені терміни
• Перевірте себе в плані-графіку податкових перевірок на 2026 рік
• З’ясуйте, чи маєте право на податкові пільги у 2026 році
• Вивчіть коди платежів та налаштуйте облікову політику
• ФОП на загальній системі – перевірте обов’язки щодо ПДВ та ліцензій
• Ведіть книгу обліку доходів та зберігайте первинні документи

Пам’ятайте про ліміти доходу на 2026 рік:

1 група – 1 444 049 грн, 2 група – 7 211 598 грн, 3 група – 10 091 049 грн.

Планування та контроль за оборотами допоможе уникнути переліміту та проблем з фінмоніторингом.

Хто проінформований – той озброєний! Діліться цією інформацією з друзями-підприємцями.